Zeiterfassung: Gastronomie muss 2,2 Millionen Arbeitnehmern dokumentieren

EuGH und BAG verlangen systematische Dokumentation der Arbeitszeit. Politische Reformen zu Zuschlägen und Minijobs verschärfen die Lage für Gastronomen.

Seit Grundsatzurteilen von EuGH und BAG müssen alle Betriebe die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch dokumentieren – und das betrifft rund 2,2 Millionen Beschäftigte in der Branche.

Was die Rechtsprechung fordert

Arbeitgeber sind seit Mai 2019 (EuGH) und September 2022 (BAG) verpflichtet, ein System zur Erfassung der gesamten täglichen Arbeitszeit einzuführen. Das gilt für alle Betriebe – egal wie klein. Auch Homeoffice und mobiles Arbeiten sind eingeschlossen.

Die Systeme müssen drei Kriterien erfüllen: objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit inklusive Pausen und Überstunden. Ein Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes sieht zudem eine minutengenaue elektronische Erfassung vor. Ausnahmen gibt es nur für leitende Angestellte. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Überstunden: Dokumentation ist nicht gleich Vergütung

Trotz der Pflicht zur Erfassung bleibt die Beweislast für Überstundenvergütung beim Arbeitnehmer. Das stellte das BAG im Mai 2022 klar. Juristen betonen: Die Zeiterfassung dient dem Arbeitsschutz, nicht automatisch der Lohnabrechnung. Beschäftigte müssen im Streitfall nachweisen, an welchen Tagen und in welchem Umfang sie Mehrarbeit geleistet haben – und dass der Arbeitgeber diese angeordnet, gebilligt oder geduldet hat.

Politische Reformen: Mehr Geld für Nachtarbeit, Druck auf Minijobs

Anfang Juli 2026 einigte sich der Koalitionsausschuss auf ein Reformpaket mit direkten Auswirkungen auf die Gastronomie. Die Steuerfreigrenze für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge soll von 50 auf 75 Euro des Grundlohns pro Stunde steigen. Tarifliche Zuschläge sollen zudem vollständig beitragsfrei in der Sozialversicherung bleiben.

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Gleichzeitig gerät der Sonderstatus von Minijobs unter Druck. Eine Rentenkommission der Bundesregierung empfahl die Abschaffung der steuerlichen Sonderbehandlung. Das würde bedeuten: Minijobber müssten künftig Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung zahlen. Die Regierung plant zudem eine Erhöhung des Pauschalsteuersatzes von 2 auf 5 Prozent. Branchenvertreter warnen vor steigenden Kosten – immerhin arbeiten rund 1,1 Millionen der 2,2 Millionen Beschäftigten im Gastgewerbe als Minijobber.

Tarifkonflikte und neue Kennzeichnungspflichten

Zusätzlichen Druck erzeugen die aktuellen Tarifverhandlungen. In Regionen wie Aachen und dem Ruhrgebiet fordert die Gewerkschaft NGG eine Lohnerhöhung von 6 Prozent. Ihre Begründung: Frühere Steuervorteile seien nicht ausreichend an die Beschäftigten weitergegeben worden. Die zweite Tarifrunde ist für den 16. Juli 2026 angesetzt.

Auch neue Informationspflichten kommen auf die Branche zu. Gefordert wird eine verpflichtende Herkunftskennzeichnung für Fleisch, Milchprodukte und Eier in der Gastronomie. Kritiker warnen jedoch vor zu hohem bürokratischem Aufwand durch geplante digitale Abgleichsysteme.

Digitale Lösungen als Ausweg

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Immer mehr Betriebe setzen auf digitale Workforce-Management-Systeme, um die Dokumentationspflichten zu erfüllen. Die Angebote reichen von App-basierten Systemen für die Schichtplanung bis zu speziellen Kiosk-Terminals. Das Unternehmen GastroZeit bietet ab dem 11. Juli 2026 eine rechtssichere digitale Stempeluhr mit Audit-Logs und Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung.

Experten raten: Bei der Einführung solcher Systeme den Betriebsrat frühzeitig einbinden und Mitarbeiter umfassend schulen. Das verhindert Datenschutzverstöße und Fehler bei der Erfassung.