Zeiterfassung: Elektronische Pflicht ab 2027 für alle Betriebe
Veröffentlicht: 15.07.2026 um 19:04 Uhr, Redaktion boerse-global.de
Arbeitgeber müssen nicht nur die Einhaltung der Pausenzeiten sicherstellen, sondern diese auch lückenlos erfassen. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gibt den Rahmen vor, doch aktuelle Gerichtsurteile und geplante Gesetzesänderungen verschärfen die Anforderungen.
Was das Gesetz vorschreibt
Die Grundregel ist simpel: Bei mehr als sechs Stunden Arbeit muss es eine Pause von mindestens 30 Minuten geben. Ab neun Stunden steigt der Anspruch auf 45 Minuten. Die Pausen lassen sich in Blöcke von jeweils mindestens 15 Minuten aufteilen.
Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 machte klar: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für alle Betriebe – unabhängig von ihrer Größe. Das schließt die Dokumentation von Pausen implizit ein. Wer hier schludert, riskiert rechtliche Konsequenzen.
Elektronische Aufzeichnung kommt
Ein Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes sieht vor: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit künftig elektronisch erfassen. Das gilt auch für Vertrauensarbeitszeit.
Ausnahmen sind für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten möglich, ebenso durch tarifvertragliche Regelungen. Die Übergangsfristen sind nach Unternehmensgröße gestaffelt: Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitern bekommen zwei Jahre Zeit, für Kleinbetriebe mit unter 50 Beschäftigten sind fünf Jahre im Gespräch.
Gleichzeitig soll der Ausgleichszeitraum für die Höchstarbeitszeit von sechs auf vier Monate sinken. Leitende Angestellte bleiben von den Neuregelungen ausgenommen.
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Flexiblere Arbeitszeiten in der Diskussion
Bundeskanzler Merz stellte für Herbst 2026 einen weiteren Gesetzentwurf von Arbeitsministerin Bas in Aussicht. Ziel: flexiblere Arbeitszeitmodelle für nicht tarifgebundene Unternehmen. Im Fokus steht die wöchentliche statt der täglichen Höchstarbeitszeit. Die Gewerkschaften zeigen sich skeptisch.
Rechte der Beschäftigten
Arbeitnehmer haben ein Recht auf Einsicht in ihre erfassten Daten – das garantiert die Datenschutz-Grundverordnung. Dazu gehören Anfangs- und Endzeiten, Pausen, Überstunden und die Salden der Arbeitszeitkonten. Arbeitgeber müssen diese Auskunft innerhalb eines Monats kostenlos erteilen. Die Unterlagen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Besonders deutlich wird der Handlungsbedarf im Schulbereich. Studien der GEW Niedersachsen belegen strukturelle Mehrarbeit bei Lehrkräften. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales stellte bereits im Mai 2025 fest: Rechtliche Argumente gegen eine Erfassung bei Lehrkräften gibt es nicht. In Niedersachsen erreichen nur 13,4 Prozent der Lehrkräfte das reguläre Pensionsalter. Die Zeiterfassung dient hier vor allem dem Gesundheitsschutz.
Harte Konsequenzen bei Verstößen
Wer bei der Zeiterfassung trickst, riskiert viel. Das Landesarbeitsgericht Hamm bestätigte: Wer sich einstempelt und dann ohne Korrektur vom Arbeitsplatz entfernt, begeht Arbeitszeitbetrug. In solchen Fällen ist eine fristlose Kündigung auch ohne vorherige Abmahnung möglich.
Bei Minusstunden gilt: Sie dürfen nur dann vom Lohn abgezogen werden, wenn der Arbeitnehmer sie selbst verschuldet hat. Liegt ein Annahmeverzug des Arbeitgebers vor – dieser also nicht ausreichend Arbeit zuweist –, bleibt der Entgeltanspruch bestehen. Nach einer Kündigung lassen sich Minusstunden nicht pauschal verrechnen.
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Digitalisierung als zusätzliche Hürde
Ab dem 1. Januar 2027 kommt eine weitere Pflicht auf Arbeitgeber zu: die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen müssen dann digital geführt und in prüffähiger Form bereitgestellt werden. Die digitale Personalakte wird zum operativen Standard.
Gleichzeitig steigen die Lohnkosten. Der Mindestlohn liegt 2026 bei 13,90 Euro, 2027 steigt er auf 14,60 Euro.
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