Zeiterfassung: Referentenentwurf schreibt taggleiche elektronische Erfassung vor
Veröffentlicht am: 25.08.2026 um 12:48 Uhr | Redaktion boerse-global.de
In den vergangenen Tagen haben Fachmedien verstärkt über die geltenden Verpflichtungen zur Arbeitszeiterfassung informiert, um Entscheider in Unternehmen bei der rechtssicheren Umsetzung im betrieblichen Alltag zu unterstützen. Hintergrund sind sowohl die bestehende Rechtsprechung als auch aktuelle gesetzgeberische Entwicklungen, die klare Anforderungen an die Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden stellen.
Rechtliche Grundlagen und aktuelle Gesetzesentwürfe
Die Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit stützt sich auf grundlegende Urteile der vergangenen Jahre. Bereits im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH, C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeiterfassungssystem einzurichten.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte diese Linie im September 2022 (1 ABR 22/21) und stellte fest, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz bereits jetzt verpflichtet sind, die Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen.
Im Juni 2026 konkretisierte ein Referentenentwurf zur Arbeitszeiterfassung diese Vorgaben. Demnach ist eine taggleiche elektronische Erfassung vorgesehen, wobei die entsprechenden Daten für einen Zeitraum von zwei Jahren aufzubewahren sind.
Für die technische Umsetzung sieht der Entwurf eine Differenzierung nach Betriebsgröße vor: Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern müssen die Arbeitszeit digital erfassen, während für kleinere Betriebe weiterhin analoge Verfahren zulässig bleiben.
Dokumentationspflichten und operative Risiken
Ein wesentlicher Aspekt der aktuellen Anforderungen betrifft die sogenannte Vertrauensarbeitszeit. Eine flexible Gestaltung der Arbeitszeit ohne begleitende Dokumentation wird als unzulässig eingestuft; stattdessen erfordern flexible Modelle eine lückenlose Erfassung der tatsächlich geleisteten Stunden. Dabei sind pauschale Einträge nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 nicht ausreichend.
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Verstöße gegen diese Dokumentationspflichten bergen erhebliche betriebliche Risiken. Ein Arbeitsexperte der Kanzlei Fieldfisher warnte in diesem Zusammenhang vor den Folgen einer unzureichenden Zeiterfassung.
Neben möglichen Bußgeldern und der Haftung des Arbeitgebers können Aufsichtsbehörden unangekündigte Kontrollen durchführen. Auf Arbeitnehmerseite kann eine vorsätzlich falsche Arbeitszeiterfassung unter Umständen eine fristlose Kündigung rechtfertigen.
Anforderungen an Pausenzeiten und Höchstarbeitsdauer
Die Arbeitszeiterfassung muss zudem die gesetzlichen Ruhepausen korrekt abbilden. Gemäß geltenden Regelungen sind Pausen von 15 Minuten nach viereinhalb Stunden, 30 Minuten ab sechs Stunden und 45 Minuten ab neun Stunden Arbeitszeit vorgeschrieben.
Ein automatischer Pausenabzug durch Zeiterfassungssysteme ist laut BAG nur dann zulässig, wenn die Pausen tatsächlich genommen wurden und für die Mitarbeiter eine Korrekturmöglichkeit besteht.
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Der bloße Abzug ohne Nachweis gilt nicht als Beleg für eine tatsächlich gewährte Ruhepause. Das Arbeitsgericht Hamm entschied zudem bereits in einem früheren Verfahren (3 Ca 1634/11), dass ein pauschaler Abzug ohne ausdrückliche Festlegung unzulässig ist.
Hinsichtlich der Arbeitsdauer setzt die EU-Richtlinie 2003/88/EG den Rahmen. Die maximale Wochenarbeitszeit ist auf 48 Stunden begrenzt. Zwar kann der reguläre Acht-Stunden-Tag auf bis zu zehn Stunden ausgeweitet werden, dies erfordert jedoch einen entsprechenden Ausgleich innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten.
Digitale Lösungen für den betrieblichen Alltag
Für die Umsetzung der digitalen Erfassungspflicht stehen verschiedene technische Lösungen zur Verfügung. So bietet die P&S GmbH mit ihrer Software TiMaS eine Anwendung an, die nach Unternehmensangaben bereits von 17.000 Organisationen genutzt wird. Neben rein softwarebasierten Modellen werden auch haptische Zeiterfassungssysteme wie TimeSpin als digitale Lösungen für Unternehmen am Markt positioniert.
