Arbeitszeiterfassung: Neue digitale Pflicht ab Juli mit gestaffelten Fristen
Veröffentlicht: 08.07.2026 um 05:20 Uhr, Redaktion boerse-global.de
Arbeitgeber müssen künftig die Stunden ihrer Mitarbeiter digital dokumentieren – mit gestaffelten Übergangsfristen je nach Betriebsgröße.
Elektronische Erfassung wird Pflicht
Bereits 2022 stellte das Bundesarbeitsgericht klar: Arbeitgeber müssen ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einführen. Anfang Juli 2026 legte die Bundesregierung mit dem „Programm für Aufschwung und Beschäftigung“ konkrete Gesetzespläne vor.
Der Referentenentwurf sieht vor: Die Arbeitszeit muss elektronisch und am Tag der Leistungserbringung aufgezeichnet werden. Große Betriebe haben ein Jahr Zeit für die Umstellung. Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten bekommen zwei Jahre, Kleinstbetriebe mit unter 50 Mitarbeitern sogar fünf Jahre. Ausnahmen gelten für Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern und für leitende Angestellte.
Auskunftsrecht per DSGVO
Was viele Arbeitnehmer nicht wissen: Sie haben ein weitreichendes Auskunftsrecht über ihre erfassten Arbeitszeiten. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Arbeitgeber, auf Verlangen eine Kopie der gespeicherten Zeiterfassungsdaten herauszugeben.
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Besonders streng sind die Regeln bei Minijobs: Hier schreibt das Mindestlohngesetz (MiLoG) eine lückenlose Aufzeichnung vor. Auch Vertrauensarbeitszeit befreit nicht von der Dokumentationspflicht. Die Flexibilität bei der Lage der Arbeitszeit bleibt zwar erhalten, die Dauer muss aber erfasst werden.
Wenn es vor Gericht geht
Die Bedeutung korrekter Stundennachweise zeigt sich vor allem bei Überstundenklagen. Das Bundesarbeitsgericht entschied bereits im Mai 2022: Der Arbeitnehmer trägt die Beweislast. Er muss genau darlegen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten er über die vertragliche Arbeitszeit hinaus gearbeitet hat.
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Eigene Aufzeichnungen der Beschäftigten können hier Gold wert sein. Ein Fall aus der Steiermark zeigt das eindrucksvoll: Ein Bauarbeiter konnte durch seine privaten Dokumentationen erfolgreich Nachzahlungen für Zeitguthaben und Diäten einklagen. Das BAG stellte zudem im Januar 2025 klar: Digitale Entgeltabrechnungen in Textform sind zulässig.
Fragmentierte Arbeitszeiten als neues Problem
Eine aktuelle Studie des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts (WSI) vom Juli 2026 beleuchtet eine wachsende Herausforderung: Immer mehr Beschäftigte unterbrechen ihre Arbeit für private Erledigungen und setzen abends fort. Die Folge: häufiger Überstunden.
Die Studienautoren fordern eine digitale Erfassung auch in solchen flexiblen Modellen. Nur so lasse sich die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten kontrollieren und eine echte Entlastung der Arbeitnehmer sicherstellen.
Im Zuge der geplanten Reform soll zudem der Ausgleichszeitraum für die zulässige Höchstarbeitszeit von sechs auf vier Monate verkürzt werden. Arbeitgeberverbände kritisieren die Verschärfungen als zusätzliche bürokratische Belastung.
