Tipps für erfolgreiches Projektmanagement in Unternehmen

Projektmanagement geht heute mit vielen Fachbegriffen, möglichen Konzepten und Frameworks einher. Um diese gut umsetzen zu können, muss man sie zunächst einmal verstehen lernen. Projektmanagement bezeichnet ein System, welches seine Struktur durch Teamarbeit erhält. Richtig umgesetzt, können damit alle Projektziele im Unternehmen gemäß bestimmter Parameter erreicht werden. Wie genau das funktioniert und welche Methoden dazu heute wichtig sind, erklären wir im folgenden Artikel.

 
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Was versteht man unter Projektmanagement?

Bei Projektmanagement handelt es sich um das Framework, welches es ermöglicht, Teams sowohl im täglichen Arbeitsablauf als auch auf lange Sicht zum Erfolg zu führen. Dazu gehören unter anderem das Verfolgen von Zielen, der Einsatz einer geeigneten Software-Lösung, wie beispielsweise InLoox Software für Projektmanagement und das Etablieren sinnvoller Arbeitsabläufe.

Warum ist Projektmanagement so wichtig?

Bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten kommt es vor allem auf ein strukturiertes Vorgehen an. Die Führung und Motivation von Mitarbeitern und das frühzeitige Beseitigen von Hindernissen sind wichtige Bestandteile eines guten Projektmanagements. Durch dieses können Teams bei der Herstellung und Umsetzung neuer Produkte und Dienstleistungen sowie bei der Umsatzsteigerung und anderen Unternehmenszielen bestmöglich unterstützt werden.

Entscheidend ist, dass dem Einsatz effektiver Projektmanagement-Methoden und -Frameworks genügend Priorität eingeräumt wird. Nur dann können Arbeitsabläufe aktiv und konstant verbessert sowie Überschreitungen des Budgets und Fehler vermieden werden. Der Erfolg der meisten Unternehmen fußt auf einem professionellen Projektmanagement, weil man andererseits in unseren schnelllebigen Zeiten nicht mehr effizient und produktiv genug bleiben kann.

Drei Schritte zum Erfolg eines Projekts

Möchte man sich oder das eigene Unternehmen vorteilhaft positionieren, muss man dazu in der Lage sein, Projekte professionell zu managen. Dabei hängt der Erfolg maßgeblich davon ab, wie gut oder schlecht man die folgenden Schritte durchführen kann.

1. Projektspezifikation

Noch bevor man mit der Umsetzung des Projekts beginnen kann, müssen die Rahmenbedingungen festgelegt werden. Dazu gehören die Definition des Projektziels, die Vereinbarung notwendiger Ressourcen und die Klärung der Verantwortlichkeiten.

2. Strukturplan, um "Deliverables" zu klären

Hierbei wird festgelegt, zu welchem Zeitpunkt welche Produkte von wem produziert und geliefert werden müssen. Ersichtlich wird das beim Thema Hausbau: Möchte man ein Haus bauen, braucht man zum Beispiel eine Baugenehmigung, Fenster und Energieversorgung, als "Deliverables".

3. Strukturplan zur Klärung von Aufgaben

In diesem Schritt geht es darum zu definieren, was dafür nötig ist, damit alle "Deliverables" zu den jeweils angestrebten Zeitpunkten zur Verfügung stehen. So muss man beispielsweise Unterlagen aufbereiten, Anträge stellen und Termine rechtzeitig vereinbaren.

Dabei gilt die folgende Faustregel: Strukturpläne für "Deliverables" bestehen aus Substantiven, solche für die Klärung der Aufgaben und Arbeitsschritte hingegen aus Verben.

Wichtige Projektmanagement-Methoden

Je nachdem, welcher Art das Projekt angehört und wie die Struktur des Unternehmens aufgestellt ist, bieten sich verschiedene Methoden für das Projektmanagement an. Diese können mitunter auch flexibel kombiniert werden. Grob kann man die Methoden des Projektmanagements folgendermaßen einteilen:

• Klassisches Projektmanagement: Das Projekt wird in zwei abgeschlossene Phasen unterteilt, die vom Projektteam der Reihe nach abzuarbeiten sind. Bereits im Vorfeld werden eine klare Hierarchie der am Projekt beteiligten Mitarbeiter sowie definierte Ziele und Anforderungen aufgestellt. Zu den wichtigsten Elementen der traditionellen Methoden gehören Kontrolle und Planung. Ein gutes Beispiel stellt die Wasserfallmethode dar. So bezeichnet wird sie, weil das Ergebnis jeder einzelnen Projektphase in die nächste “fließt”, welche auf den vorherigen Stufen aufbaut.
• Agiles Projektmanagement: In vielen Unternehmen hat sich heute das agile Projektmanagement gegenüber dem klassischen durchgesetzt. Das liegt vor allem daran, dass man damit flexibler auf Veränderungen und Unvorhergesehenes reagieren kann. Häufig werden Zwischenergebnisse geliefert, die dann immer weiter optimiert werden. Im Vordergrund stehen dabei die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team.

Das Fazit: Projektmanagement gekonnt im Unternehmen einsetzen

Um Ziele im Unternehmen umsetzen zu können, braucht es in der Regel ein ausgereiftes Projektmanagement. Dieses gewährleistet, dass Leistungen zum richtigen Zeitpunkt erbracht und zeitliche Fristen eingehalten werden. Ein Projektmanager übernimmt dabei nicht nur bestimmte Rollen, sondern bedient sich darüber hinaus erprobter Methoden zur Erledigung seines verantwortungsvollen Jobs.

Da Projekte in unserer heutigen Zeit immer komplexer werden, benutzen die meisten Unternehmen spezielle Software-Lösungen, mit denen sich die Umsetzung der Zwischenschritte professionell und erfolgreich gestalten lässt.