Personalakte digital: Neue Regeln für Unternehmen ab Januar 2027
Veröffentlicht am: 08.08.2026 um 01:48 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV zwingt Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 dazu, Personalunterlagen digital vorzuhalten. Betroffen sind Arbeitszeitkonten, Urlaubsansprüche und Vertragsunterlagen.
Was die neuen Regeln konkret bedeuten
Eine generelle Software-Pflicht gibt es nicht. Arbeitgeber müssen die relevanten Unterlagen aber elektronisch verfügbar halten – und zwar GoBD-konform. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen gelten damit auch für die Personalakte.
Die digitale Akte bündelt Dokumente zentral und ermöglicht strukturierten, revisionssicheren Zugriff. Das reduziert nicht nur Verwaltungsaufwand, sondern stärkt auch die Rechtskonformität bei Aufbewahrungsfristen und DSGVO-Anforderungen.
Software-Umstellung läuft bereits
Der Markt reagiert: Ein verbreitetes Personal-AddOn eines großen IT-Dienstleisters wird zum 31. Dezember 2026 eingestellt. Betroffene Unternehmen müssen also jetzt auf Nachfolgelösungen umsteigen.
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Die Stadt Nürnberg treibt die Umstellung ebenfalls voran. Rund 20.000 Beschäftigte der Stadtverwaltung und des Klinikums bekommen eine digitale Personalakte. Nach dem Projektstart im August 2025 soll die Migration auf moderne SAP-Systeme bis November 2026 abgeschlossen sein – inklusive Onboarding, Lohnabrechnung und Abwesenheitsmanagement.
Digitalisierungswelle zum Jahreswechsel
Die Personalakte ist nur ein Baustein. Ab Januar 2027 startet parallel die europäische digitale Identität (EUDI-Wallet) auf Basis des Digitale-Identitäten-Gesetzes. Für Bürger bleibt die Nutzung freiwillig, der Verwaltung soll sie jährlich über 121 Millionen Euro sparen.
Auch anderswo geht es Schlag auf Schlag:
- Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz müssen ab Januar 2027 verpflichtend E-Rechnungen ausstellen
- Die gesetzlichen Krankenkassen dürfen ab dem 1. Januar 2027 ePA-Daten für Forschungszwecke nutzen – sofern Versicherte nicht widersprechen
- Das Bundeszentralamt für Steuern versendet die Steuer-ID für Neugeborene bereits seit August 2026 digital, um ab 2027 ein antragsloses Kindergeld zu ermöglichen
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Unternehmen sollten ihre HR-Prozesse und IT-Infrastruktur also vor dem Jahreswechsel prüfen. Wer jetzt umstellt, vermeidet den Stress zum Jahresanfang – und ist für die digitale Zukunft gerüstet.
