Lohnabrechnung: Arbeitgeber haften für IT-Migrationsfehler
Veröffentlicht: 08.07.2026 um 07:04 Uhr, Redaktion boerse-global.de
Arbeitgeber haften für die Richtigkeit der Entgeltabrechnungen – auch bei technischen Problemen.
Haftungsgrundlagen und Dokumentationspflichten
Nach einer Systemumstellung müssen Unternehmen eine korrekte Lohnabrechnung sicherstellen. Fehler wie fehlende Zuschläge, nicht berücksichtigte Überstunden oder Differenzen im Zeitguthaben müssen Arbeitnehmer dokumentieren und schriftlich geltend machen. Dabei sind geltende Ausschlussfristen zu beachten.
Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) unterstreicht die Anforderungen an Transparenz und Genauigkeit. Eine Entscheidung vom 28. Januar 2025 (9 AZR 48/24) befasste sich mit den Rahmenbedingungen digitaler Abrechnungen. Grundlegende Urteile zur Arbeitszeiterfassung (13. September 2022, 1 ABR 22/21) und zu Überstunden (4. Mai 2022, 5 AZR 359/21) bilden den rechtlichen Rahmen für Arbeitszeitkonten und die daraus resultierende Vergütung.
Variable Vergütung: Fristen entscheiden über Ansprüche
Besondere Sorgfalt ist bei der Umstellung von Systemen geboten, die variable Vergütungsbestandteile berechnen. Laut einem Urteil des BAG vom 19. Februar 2025 (10 AZR 57/24) müssen Arbeitgeber die Zielvorgaben so rechtzeitig mitteilen, dass Arbeitnehmer ihr Verhalten darauf ausrichten können.
Erfolgt die Mitteilung zu spät, drohen Schadensersatzansprüche in Höhe von bis zu 100 Prozent der Zielerreichung. Im verhandelten Fall galt eine Mitteilung Mitte Oktober für das laufende Jahr als verspätet. Der Arbeitgeber trägt die Beweislast dafür, dass die Ziele auch bei rechtzeitiger Bekanntgabe nicht erreicht worden wären.
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Strafrechtliche Risiken und Geschäftsführerhaftung
Fehler in der Lohnabrechnung können über zivilrechtliche Ansprüche hinaus strafrechtliche Konsequenzen haben. Das Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen gemäß § 266a StGB stellt ein erhebliches Risiko für die Unternehmensleitung dar. Geschäftsführer haften persönlich.
Der Strafrahmen sieht Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren vor, in besonders schweren Fällen bis zu zehn Jahren. Die Verjährungsfrist beträgt fünf Jahre. Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Selbstanzeige nach § 266a Abs. 6 StGB die Strafbarkeit entfallen lassen. Experten raten bei behördlichen Ermittlungen oder dem Erhalt eines Anhörungsbogens zur juristischen Prüfung.
Reformpaket 2026: Das ändert sich für die Lohnabrechnung
Ein am 2. Juli vorgestelltes Reformpaket der Bundesregierung mit dem Titel „Programm für Aufschwung und Beschäftigung“ sieht zahlreiche Änderungen vor. Viele Regelungen sollen zum 1. Januar 2027 in Kraft treten:
- Entgeltfortzahlung: Die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bereits ab dem ersten Tag soll gesetzlich verankert werden. Die telefonische Krankschreibung soll entfallen.
- Zuschläge: Steuerfreie Sonn- und Feiertagszuschläge sollen auf einen Stundenlohn von bis zu 75 Euro begrenzt werden.
- Minijobs: Die Pauschalsteuer soll von 2 auf 5 Prozent steigen.
- Kündigungsschutz: Für Hochverdiener mit einem Jahresbruttogehalt von über 177.500 Euro ist eine Lockerung gegen Abfindungsoptionen geplant.
Bereits seit dem 1. Januar gilt die Regelung zur Aktivrente: Bis zu 2.000 Euro monatlich bleiben für sozialversicherungspflichtig beschäftigte Rentner steuerfrei.
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Technologie als Kontrollinstanz
Der Einsatz von Software zur Zeiterfassung gewinnt bei der Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten an Bedeutung. Ein Fall aus Barcelona verdeutlichte im Juli, wie Unternehmen durch spezialisierte Software wie DeskTime Doppelbeschäftigungen identifizieren können.
Branchenexperten betonen: Künstliche Intelligenz (KI) wird bestehende ERP- und HR-Systeme nicht ersetzen, sondern ergänzen. KI-Systeme müssen für den Einsatz im Finanz- und Personalwesen hochgradig domänenspezifisch und prüfbar sein. Derzeit scheitern sie oft noch an komplexen regulatorischen Anforderungen wie Währungsumrechnungen oder spezifischen Steuerregeln.
