E-Rechnungspflicht 2027: Wer ab 800.000 Euro Umsatz betroffen ist

Steuerberater und Gerichte verschärfen Anforderungen an die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Verstöße drohen steuerliche Nachteile.

Steuerberater und Gerichte haben jüngst klargestellt, welche Regeln für E-Mails, Rechnungen und Co. gelten. Wer die Vorschriften missachtet, riskiert steuerliche Nachteile.

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E-Mail oder Anhang – was muss archiviert werden?

Eine zentrale Frage der modernen Buchhaltung ist, ob die E-Mail selbst gespeichert werden muss oder nur der Anhang. Steuerberater Stefan Heins stellte am 28. Mai 2026 klar: Das Hauptdokument muss stets GoBD-konform archiviert werden – also unveränderbar und mit Zeitstempel.

Anders sieht es bei der E-Mail aus: Sie ist nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie geschäftsrelevante Zusatzinformationen enthält. Konkrete Rabattvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen oder Zahlungsziele im Nachrichtentext machen die Archivierung erforderlich. Dient die Mail dagegen nur als Transportmittel – etwa mit dem Satz „Rechnung im Anhang“ – reicht die Speicherung des angehängten Dokuments.

Die Empfehlung der Experten: Private und geschäftliche Korrespondenz strikt trennen. Das minimiert rechtliche Risiken und erleichtert die Einhaltung der Vorschriften.

GoBD-konforme Speicherung: Was erlaubt ist und was nicht

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 30. April 2025 (Az. XI R 15/23) die strengen Aufbewahrungspflichten bestätigt. Jede geschäftliche E-Mail muss in einem unveränderbaren Format mit nachweisbarem Zeitstempel gespeichert werden.

Standardlösungen wie Outlook-PST-Dateien oder das Microsoft-365-In-Place-Archiv sind ohne spezielle Sicherungssperre nicht GoBD-konform. Unternehmen benötigen spezialisierte Software – kommerzielle Angebote oder Open-Source-Lösungen sind am Markt verfügbar.

Die aktuellen Aufbewahrungsfristen im Überblick:

• Buchungsbelege: seit Anfang 2026 nur noch acht Jahre (zuvor zehn Jahre)
• Bilanzen: weiterhin zehn Jahre
• Handels- und Geschäftsbriefe: sechs Jahre

E-Rechnungspflicht: Der Zeitplan für Unternehmen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen B2B-Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD (Version 2.0 oder höher) zu empfangen. Diese Formate entsprechen dem europäischen Standard EN 16931. Jede E-Rechnung muss auf Syntax-, Semantik- und Datenmodellfehler geprüft werden.

Die nächsten Stufen kommen bereits:

• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz
• Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle Unternehmen

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Der Umstieg auf die E-Rechnungspflicht birgt für viele Unternehmer steuerliche Fallstricke, die bei der nächsten Betriebsprüfung teuer werden können. Ein kostenloser Experten-Ratgeber erklärt Ihnen Schritt für Schritt, welche Formate und Archivierungsregeln für Ihr Unternehmen wirklich zählen. E-Rechnung richtig einführen und rechtssicher archivieren

Die Praxis hinkt den Vorgaben noch hinterher. Im Handwerk werden derzeit nur etwa die Hälfte der eingehenden Rechnungen als E-Rechnungen empfangen. Die Einführungskosten liegen im Schnitt bei knapp 3.000 Euro pro Betrieb.

Software-Lösungen: Automatisierung als Antwort auf den Fachkräftemangel

Neue Entwicklungen zielen darauf ab, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Eine Multi-Sender-Funktion, die am 22. April 2026 eingeführt wurde, erlaubt Cloud-Buchhaltungssystemen, bis zu 20 E-Mail-Adressen für den automatischen Dokumentenempfang zu autorisieren.

Das Potenzial ist enorm: Rund 28 Prozent der Arbeitszeit entfallen derzeit auf die manuelle E-Mail-Verwaltung. Moderne Software erreicht bei Standardbelegen eine Erkennungsrate von 80 bis 90 Prozent, bei strukturierten Formaten wie XRechnung sogar 100 Prozent.

Österreich geht voran: Digitalisierung der Jahresabschlüsse

Auch jenseits der Archivierung verändert sich die Berichtslandschaft. In Österreich hat das Nachhaltigkeitsberichterstattungsgesetz (NaBeG), veröffentlicht am 18. Februar 2026, Änderungen am Unternehmensgesetzbuch (UGB) gebracht. Seit dem 19. Februar 2026 können Jahresabschlüsse digital erstellt werden – eine physische Unterschrift ist nicht mehr nötig.

Neue Regeln für die Buchung von Damnum (Disagio) und Fremdkapitalkosten nach der Effektivzinsmethode werden für Geschäftsjahre ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend.

Die Digitalisierungswelle erfasst auch die Steuerberatung selbst: Bereits 25 Prozent der Kanzleien nutzen regelmäßig Künstliche Intelligenz. Gleichzeitig kämpfen 75 Prozent mit Personalmangel – ein weiterer Grund, auf automatisierte Lösungen zu setzen.