Arbeitsbescheinigung 2026: Neue Regeln für deutsche HR-Abteilungen

Seit April 2026 gelten verschärfte Dokumentationspflichten für Arbeitgeber bei Arbeitsbescheinigungen. Fehler können Bußgelder bis 2.000 Euro auslösen.

SGB-II-Änderungsgesetz, das die Dokumentationspflichten für Arbeitgeber grundlegend verändert. Besonders die Arbeitsbescheinigung rückt dabei in den Fokus – sie bleibt das zentrale Bindeglied zwischen Unternehmen und Bundesagentur für Arbeit.

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Das 13. SGB-II-Änderungsgesetz und seine Folgen

Am 16. April 2026 wurde das 13. Gesetz zur Änderung des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch offiziell verkündet. Die Umsetzung erfolgt gestaffelt: Während die grundlegenden Neuerungen bei der Jobcenter-Vermittlung erst im Juli 2026 vollständig greifen, sind bestimmte Verwaltungsvorschriften bereits seit dem 22. April aktiv.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales betont, dass die Reform die Grundsicherung zukunftsfester machen soll. Für Personalabteilungen bedeutet das: Die Daten in den Arbeitsbescheinigungen müssen noch präziser sein als bisher. Besonders die Angaben zur Art der Kündigung und zu absolvierten Qualifizierungsmaßnahmen in den letzten Beschäftigungsmonaten müssen nun detaillierter ausfallen.

BEA-Verfahren bleibt Pflicht – mit einer Ausnahme

Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Arbeitsbescheinigungen elektronisch zu übermitteln. Das BEA-Verfahren (Bescheinigungen elektronisch annehmen) ist der einzig zulässige Weg. Papierbescheinigungen sind nur noch für Beschäftigungsverhältnisse erlaubt, die vor Ende 2022 endeten.

Die technischen Standards dafür legt die BA-BEA-Version 4.6 fest, die seit dem 1. Januar 2025 gilt. Sie definiert die genauen Datenstrukturen für verschiedene Bescheinigungen – von der Standard-Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III bis zur EU-Bescheinigung nach § 312a SGB III.

Doch es gibt eine entscheidende Ausnahme: Während SGB-III-Bescheinigungen für das Arbeitslosengeld I zwingend digital übermittelt werden müssen, gilt für das Bürgergeld (SGB II) ein anderer Weg. Die elektronische Übermittlung an Jobcenter wird derzeit nicht unterstützt. Arbeitgeber müssen daher weiterhin eine Papierbescheinigung nach § 57 SGB II ausstellen, die der Arbeitnehmer selbst beim Jobcenter einreicht.

Haftungsrisiken und neue Gehaltsgrenzen

Die Konsequenzen für Fehler sind erheblich. Nach § 404 SGB III können Bußgelder von bis zu 2.000 Euro verhängt werden. Kommt es wegen einer fehlerhaften Bescheinigung zu Verzögerungen bei den Sozialleistungen, haftet der Arbeitgeber sogar für den entstandenen Schaden.

Besonders tückisch: Die Genauigkeit der Bescheinigungen hängt direkt mit den aktuellen Gehaltsgrenzen zusammen. Seit dem 1. Januar 2026 gilt ein Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde, die Minijob-Grenze liegt bei 603 Euro. Auch die EU-Blue-Card-Schwellen wurden angepasst: Für Regelberufe sind mindestens 50.700 Euro Jahresgehalt nötig, für Engpassberufe wie IT oder Medizin 45.934,20 Euro.

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Digitalisierung schreitet voran

Der Frühling 2026 markiert einen Wendepunkt in der Digitalisierung der Personalverwaltung. Die meisten Unternehmen haben inzwischen das alte sv.net-Portal verlassen und nutzen das moderne SV-Meldeportal als zentrale Schnittstelle für alle Sozialversicherungsmeldungen.

Die Bundesagentur für Arbeit verspricht sich vom BEA-Verfahren eine deutliche Entlastung: Die Daten werden direkt aus den Lohnabrechnungssystemen übernommen, manuelle Eingabefehler gehören damit der Vergangenheit an.

Ausblick: Fristen und neue Herausforderungen

Der Juli 2026 bringt die nächste große Welle: Dann treten die Kernmaßnahmen des 13. SGB-II-Änderungsgesetzes in Kraft, insbesondere die Neuregelungen zu arbeitnehmerseitigen Kündigungen und den damit verbundenen Sperrzeit-Prüfungen.

Und es kommt noch dicker: Bis zum 7. Juni 2026 muss Deutschland die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in nationales Recht umsetzen. Das wird neue Berichtspflichten zu geschlechtsneutralen Gehaltskriterien schaffen, die direkt mit den Daten aus den Arbeitsbescheinigungen verzahnt werden.

Das Arbeitsministerium will noch im Mai 2026 weitere Umsetzungshinweise veröffentlichen. Personalabteilungen sollten die offiziellen Portale im Auge behalten und sicherstellen, dass ihre Lohnbuchhaltung sowohl die neuen Gehaltsgrenzen als auch die digitalen Übermittlungsprotokolle beherrscht. Wer jetzt die Weichen richtig stellt, vermeidet böse Überraschungen in der zweiten Jahreshälfte.