Urlaubsplanung 2026: Neue Regeln durch Arbeitsgericht

Zwei Grundsatzentscheidungen des Bundesarbeitsgerichts verändern die Urlaubspraxis: Verzicht auf gesetzlichen Urlaub ist unwirksam, Berechnung erfolgt künftig nach Arbeitstagen.

Die Urlaubsplanung für 2026 steht unter verschärften rechtlichen Vorzeichen. Zwei Grundsatzurteile des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus 2025 zwingen Personalabteilungen und Betriebsräte zu strengeren Vorgaben bei Urlaubsgrundsätzen und Resturlaubsregelungen.

Urlaubsverzicht unwirksam: Game Changer für Jahresabschlüsse

Ein Urteil vom Mitte 2025 (Az. 9 AZR 104/24) stellt bisherige Praxis auf den Kopf. Das BAG entschied: Arbeitnehmer können ihren gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch nicht wirksam verzichten – selbst nicht im Rahmen eines gerichtlichen Vergleichs, solang das Arbeitsverhältnis besteht.

Das hat massive Auswirkungen auf den Übertrag von Urlaubstagen aus 2025. Bisher übliche pauschale Verzichtsregelungen in Aufhebungsverträgen sind nun unwirksam. Für Betriebsräte stärkt das ihre Verhandlungsposition. Sie müssen in den Urlaubsgrundsätzen nun klarstellen, dass gesetzlicher Urlaub unverzichtbar ist. Unternehmen sind gezwungen, gesetzlichen und tariflichen Urlaub strikt getrennt zu erfassen.

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Mitbestimmung: „Arbeitstage“ statt „Kalendertage“

Ein weiteres Urteil vom August 2025 (Az. 9 AZR 216/24) beendet Unklarheiten bei der Urlaubsberechnung. Das BAG legte fest: Urlaubsabgeltung und -gewährung müssen sich strikt an Arbeitstagen orientieren – also Tagen, an denen der Arbeitnehmer laut Vertrag arbeiten müsste. Nicht an pauschalen Kalendertagen.

Diese Unterscheidung ist besonders für Branchen mit Schichtbetrieb wie Gesundheitswesen, Logistik oder Produktion entscheidend. Betriebsräte müssen jetzt bestehende Betriebsvereinbarungen prüfen. Ihr Initiativrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG erlaubt es ihnen, eine Anpassung der Berechnungsformeln zu fordern. Ziel: Teilzeitkräfte oder Schichtarbeiter dürfen im 2026er Dienstplan nicht benachteiligt werden.

Strategische Planung: Brückentage und soziale Kriterien

Der Kalender 2026 bietet einige attraktive Brückentage. Das führt erfahrungsgemäß zu hoher Nachfrage in bestimmten Wochen. Der Arbeitgeber kann Urlaubssperren oder Zwangsbeurlaubungen nicht einseitig anordnen. Die Definition sozialer Kriterien für die Priorisierung konkurrierender Urlaubsanträge unterliegt zwingend der Mitbestimmung.

Rechtsexperten raten Betriebsräten, transparente Kriterien – etwa Schulferien für Eltern oder Pflegeaufgaben – schon im Januar festzulegen. Kommt keine Einigung zustande, droht das teure und langwierige Einigungsstellenverfahren.

Zudem bleibt die Informationspflicht des Arbeitgebers streng. Urlaubstage verfallen nicht automatisch. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer ausdrücklich zur Urlaubsnahme auffordern und vor Verfall warnen. Immer mehr HR-Systeme werden für 2026 auf eine lückenlose Dokumentation dieses Hinweises aktualisiert.

Trend zur Formalisierung im Arbeitsrecht

Die verschärfte Rechtsprechung 2025 zeigt einen klaren Trend: Die „laissez-faire“-Mentalität in der Urlaubsplanung wird riskant für Unternehmen. Für Betriebsräte bietet das neue Machthebel. Ihr Initiativrecht erlaubt es, die Erstellung umfassender Urlaubsregelungen notfalls zu erzwingen. Das gilt auch für die Einführung neuer IT-Systeme zur Urlaubsverwaltung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Unternehmen investieren derzeit in Compliance-Software, die die komplexen Berechnungen automatisiert. Doch Technik ersetzt nicht die notwendige Verhandlung mit den Arbeitnehmervertretern.

Ausblick auf 2026

Mit Januar 2026 rückt die praktische Umsetzung der „Arbeitstage“-Regelung in den Fokus. Rechtsstreits um die korrekte Umrechnung von Urlaub für Teilzeitkräfte werden voraussichtlich zunehmen.

Mögliche Änderungen durch das geplante Bundestariftreuegesetz oder eine Flexibilisierung des Arbeitszeitrechts könnten die Urlaubsplanung später im Jahr zusätzlich verkomplizieren. Der Rat an Personalabteilungen und Betriebsräte lautet daher: Prüfen Sie jetzt Ihre Vereinbarungen auf Konformität mit den BAG-Urteilen 2025. Nur so startet das neue Geschäftsjahr reibungslos.

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