Steuerloch gestopft: Neue Regeln für Firmenevents 2026
06.02.2026 - 13:13:12
Das neue Jahr bringt verschärfte Steuerregeln für exklusive Manager-Events – während Versicherungsschutz und Fürsorgepflicht bei hybriden Veranstaltungen weiterhin kritische Compliance-Herausforderungen bleiben.
Für Personalabteilungen in Deutschland wird die Planung von Betriebsfeiern 2026 zur Gratwanderung. Seit dem 1. Januar gilt das verschärfte Steueränderungsgesetz 2025, das eine beliebte Steuerschlupflücke für exklusive Führungskräfte-Events schließt. Gleichzeitig bleiben die Haftungsrisiken bei Firmenfeiern außerhalb des Betriebsgeländes ein zentrales Compliance-Thema.
Ende der Steuerbegünstigung für exklusive Events
Die wichtigste Neuerung betrifft die Besteuerung von Veranstaltungen, die nicht für die gesamte Belegschaft zugänglich sind. Bisher konnten Unternehmen für exklusive Events wie Führungsgipfel oder Abteilungsleiter-Dinner die günstige 25-Prozent-Pauschalversteuerung nutzen – vorausgesetzt, es handelte sich um eine Betriebsveranstaltung.
Diese Praxis ist jetzt explizit eingeschränkt. Nach den neuen Regelungen in § 40 Abs. 2 EStG steht die Pauschalversteuerung nur noch Veranstaltungen zu, die für alle Mitarbeiter eines Unternehmens oder klar abgegrenzter Betriebsteile offen sind.
Organisiert ein Unternehmen also ein „High Potentials Retreat“ oder eine „Management-Gala“, die große Teile der Belegschaft ausschließen, können die Kosten nicht mehr pauschal versteuert werden, wenn sie den Freibetrag von 110 Euro übersteigen. Stattdessen wird der gesamte Betrag als voll steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt – mit entsprechend höheren Steuern und Sozialabgaben. Diese Gesetzesänderung setzt frühere, liberalere Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs außer Kraft.
Viele Arbeitgeber unterschätzen die arbeitsrechtlichen und versicherungstechnischen Folgen von externen Firmenveranstaltungen. Gerade bei Events außerhalb des Werksgeländes entscheidet oft die dokumentierte Gefährdungsbeurteilung darüber, ob ein Unfall als Arbeitsunfall anerkannt wird. Ein kostenloser Praxisleitfaden liefert fertige Vorlagen, Risikomatrix und Checklisten, damit Sie Veranstaltungsorte, Start-/Endzeiten und Verantwortlichkeiten rechtssicher dokumentieren – und so Leistungsausfälle und Abweisungen durch Versicherungsträger vermeiden. Jetzt kostenlose GBU-Vorlagen herunterladen
Die 110-Euro-Grenze: Immer noch eine Compliance-Falle
Trotz der strengeren Regeln für die Pauschalversteuerung bleibt der steuerfreie Freibetrag von 110 Euro (brutto) pro Teilnehmer für bis zu zwei Events jährlich unverändert. Doch die Berechnung dieses Betrags birgt weiterhin Risiken.
Steuerberater betonen: Es handelt sich um einen Freibetrag, nicht um eine Freigrenze. Liegen die Kosten bei 120 Euro, sind nur die überschreitenden 10 Euro steuerpflichtig – vorausgesetzt, das „offen für alle“-Kriterium ist für die Pauschalversteuerung erfüllt. In der Praxis überschreiten Unternehmen die Grenze jedoch oft ungewollt.
Aktuelle Leitfäden zeigen typische Berechnungsfehler:
* Kurzfristige Absagen: Kosten werden durch die tatsächliche Teilnehmerzahl geteilt, nicht durch die Anzahl der Eingeladenen. Sagt ein Fünftel der Belegschaft kurzfristig ab, steigen die Pro-Kopf-Kosten sprunghaft.
* Begleitpersonen: Ausgaben für Ehepartner oder Lebensgefährten werden dem Mitarbeiter zugerechnet und müssen innerhalb seines 110-Euro-Freibetrags bleiben.
* Versteckte Kosten: Locations-Miete, DJ-Honorare und sogar Event-Agenturkosten gehören in die Bruttoberechnung.
Durch die Neuregelungen 2026 wirken Berechnungsfehler bei exklusiven Events doppelt bestrafend: Der Freibetrag entfällt, und die günstige Pauschalversteuerung steht für geschlossene Gruppen nicht mehr zur Verfügung.
Unfallversicherung: Wo endet der „offizielle“ Teil?
Neben steuerlichen Fragen bleibt der Umfang des gesetzlichen Unfallversicherungsschutzes ein Streitthema – besonders bei neuen Event-Formaten.
Aktuelle Sozialgerichtsurteile bestätigen: Der Versicherungsschutz endet mit dem offiziellen Programm. Hat der Geschäftsführer die Feier um 22 Uhr für beendet erklärt, gelten Verletzungen an der Hotelbar danach als Privatrisiko.
Entscheidend ist auch die Unterscheidung zwischen Betriebsveranstaltung und Incentive-Event. Versicherungsträger argumentieren, dass Events zur Leistungsbelohnung (etwa eine Reise für das beste Verkaufsteam) nicht den notwendigen „gemeinschaftsstiftenden“ Charakter haben. Für Versicherungsschutz muss das Ziel die Förderung des Betriebszusammenhalts sein.
Personalabteilungen sollten für alle Events 2026 klare Start- und Endzeiten dokumentieren und diese den Mitarbeitern eindeutig kommunizieren. Unklarheiten über den offiziellen Teil sind Hauptgrund für abgelehnte Versicherungsleistungen.
Haftung und Fürsorgepflicht des Arbeitgebers
Die Tendenz zu informelleren oder externen Events verschärft die allgemeine Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Rechtsexperten weisen darauf hin, dass Veranstalter haftbar gemacht werden können, wenn sie vermeidbare Risiken nicht verhindern.
Dazu gehören die Sicherheit des Veranstaltungsorts und der Umgang mit Alkoholkonsum. Arbeitgeber müssen eingreifen, wenn Mitarbeiter erkennbar überfordert oder aggressiv werden. Auch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) spielt eine Rolle: Event-Umgebungen dürfen keine Belästigungen fördern oder dulden. Compliance-Verstöße können hier zu erheblichen Reputationsschäden und rechtlichen Ansprüchen führen – mit Folgen, die die Eventkosten bei weitem übersteigen.
Ausblick: Strategische Planung wird entscheidend
Für die Eventplanung 2026 reicht „Business as usual“ nicht mehr aus. Die seit Januar geltenden Gesetzesänderungen erfordern eine strategische Überprüfung aller geplanten Veranstaltungen.
Experten erwarten, dass Unternehmen exklusive, teure Management-Events zugunsten inklusiverer Veranstaltungen reduzieren könnten, um Steuervorteile zu sichern. Alternativ müssen Finanzabteilungen höhere Steueraufschläge für exklusive Gruppen einplanen.
Personalverantwortliche setzen 2026 auf klare Kommunikation: die Definition des „offiziellen“ Event-Rahmens für Versicherungszwecke und strikte Kontrolle der Gästelisten für Steuer-Compliance. Die erfolgreichste Firmenfeier ist dieses Jahr nicht die unterhaltsamste – sondern die, die keine Steuerprüfung nach sich zieht.
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