Österreichs Gehaltsabrechnung im Umbruch: Neue Regeln und Fristen

Die zweite Jahreshälfte bringt für Unternehmen in Österreich neue Regeln zur Mitarbeiterprämie, steuerfreien Zuschlägen und digitalen Meldungen. Die Gehaltsabrechnung steht vor umfangreichen Anpassungen.

Die zweite Jahreshälfte 2026 beginnt für Österreichs Unternehmen mit einem Berg an neuen Pflichten in der Personalverrechnung. Steuerliche Nachbesserungen, digitale Meldepflichten und eine entscheidende Weichenstellung bei der Mitarbeiterprämie forddern die HR-Abteilungen heraus.

Mitarbeiterprämie 2026: Entscheidung steht bevor

Eine der brisantesten Fragen wird in den kommenden Wochen geklärt: Wie geht es mit der steuerfreien Mitarbeiterprämie weiter? Das Finanzministerium (BMF) muss bis 30. April eine gesetzlich vorgeschriebene Evaluierung vorlegen. Sie ist die Grundlage für den Gesetzesentwurf zur Prämie 2026, der bis Ende Mai erwartet wird.

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Experten rechnen damit, dass die bewährte Struktur erhalten bleibt. Doch die Regeln für „zusätzliche Leistungen“ könnten verschärft werden. Klar ist: Die Prämie darf kein umetikettiertes, eigentlich geschuldetes Gehalt sein. Für Gehaltsabrechner gilt es nun, alle Auszahlungen aus dem Prämienzyklus 2025 – diese waren noch bis 15. Februar 2026 möglich – korrekt zu dokumentieren, bevor der neue Rahmen gilt.

Nachträgliche Korrekturen für Überstunden und Feiertagsarbeit

Das erste Quartal brachte Unsicherheit bei der Besteuerung von Feiertagszuschlägen. Nach einem Finanzgerichtsurteil Ende 2024 griff der Gesetzgeber ein und stellte klar: Sowohl das Grundentgelt als auch der Zuschlag für Feiertagsarbeit sind steuerfrei – bis zu einer monatlichen Grenze von 400 Euro.

Auch bei Überstunden gibt es Planungssicherheit. Für 2026 sind die ersten 15 Überstundenzuschläge (mit 50 Prozent Aufschlag) steuerfrei, maximal 170 Euro monatlich. Diese Regelung muss rückwirkend zum 1. Januar 2026 bei allen Gehaltsabrechnungen nachvollzogen werden, die nicht bereits im Januar oder Februar aktualisiert wurden. Diese „Aufrollung“ sollte bis Ende Mai abgeschlossen sein, um Risiken bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.

Digitaler Druck: Neue Lohnzettel und Meldepflichten

Die Digitalisierung treibt die Bürokratie voran. Der jährliche Lohnzettel L16 für 2026 liegt in einer erweiterten Fassung vor. Er fordert detailliertere Angaben zu Arbeitszeiten und Vergütungsarten. Eine wichtige Neuerung: Bei der Sozialversicherungs-Anmeldung neuer Mitarbeiter sind die vereinbarten Wochenstunden nun verpflichtend anzugeben.

Zudem hat das FinanzOnline-Portal im März neue Funktionen für die globale Mindestbesteuerung (Pillar II) freigeschaltet. Sie betreffen vor allem die Lohnbuchhaltung großer internationaler Konzerne mit Sitz in Österreich.

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Höhere Freibeträge und neue Rechte für Freie Dienstnehmer

Die kalte Progression wird auch 2026 bekämpft: Der Grundfreibetrag bei der Einkommensteuer steigt auf 13.539 Euro. Der Spitzensteuersatz von 55 Prozent greift ab einer Million Euro. In der Sozialversicherung klettert die Höchstbeitragsgrundlage auf 6.930 Euro monatlich. Die Geringfügigkeitsgrenze bleibt bei 551,10 Euro.

Ein regionaler Unterschied: Der Wohnbauförderungsbeitrag in Wien liegt nun bei 0,75 Prozent für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. In den anderen Bundesländern gilt weiterhin 0,5 Prozent.

Erstmals erhalten Freie Dienstnehmer gesetzliche Kündigungsfristen: vier Wochen in den ersten zwei Dienstjahren, danach sechs Wochen. Zudem können sie nun in Kollektivverträge einbezogen werden, was zu einheitlicheren Lohnentwicklungen führen dürfte.

Teilpension ersetzt Altersteilzeit

Der Wechsel von der alten Altersteilzeit zum neuen Modell Teilpension ist in vollem Gange. Das neue System bietet Reduktionen um 25, 50 oder 75 Prozent der Arbeitszeit. Ein großer Vorteil für Arbeitgeber: Der bisher verpflichtende Lohnausgleich entfällt. Die Details müssen jedoch individuell zwischen Unternehmen und Mitarbeiter vereinbart werden.

Die Branche blickt gespannt auf die kommenden Wochen. Wird die 1.000-Euro-Grenze bei der Mitarbeiterprämie bestehen bleiben? Und wie meistern die Gehaltsabteilungen die doppelte Herausforderung aus digitaler Transformation und komplexen Rückrechnungen? Die korrekte „Aufrollung“ ist entscheidend, damit die Steuervorteile des Jahres 2026 auch tatsächlich bei den Beschäftigten ankommen.