Neue Regeln: Digitale Nachweispflicht für Arbeitsschutz-Equipment
07.01.2026 - 10:44:12
Ab sofort gelten in Deutschland verschärfte Dokumentationspflichten für persönliche Schutzausrüstung (PSA). Die neuen Vorschriften treffen besonders Bau- und Industriebetriebe und führen zu deutlich höheren Bußgeldern bei Verstößen.
Berlin – Wer seine Mitarbeiter mit Schutzhelmen oder Atemmasken ausstattet, muss ab 2026 nicht nur auf das CE-Zeichen achten. Seit dieser Woche schreibt der Gesetzgeber einen lückenlosen digitalen Lebenslauf für jede einzelne Schutzausrüstung vor. Kern der Reform ist die Pflicht zum elektronischen Abfallnachweis und zu Material- und Produktpässen. Diese sollen Herkunft, Zusammensetzung und Dekontaminationsgeschichte jeder PSA lückenlos dokumentieren.
Höhere Bußgelder und verschärfte Haftung
Die neuen Regeln haben „Zähne“: Neben den technischen Anforderungen wurde auch das Vollzugsregime massiv verschärft. Verstöße gegen die Anzeige-, Schutz- oder Dokumentationspflichten werden nun deutlich teurer. Juristen warnen, dass die Haftung ausgeweitet wurde.
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Ein Unternehmen kann demnach den richtigen Schutzhelm bereitstellen und trotzdem ein hohes Bußgeld riskieren – wenn der digitale Papierkram zu Wartung oder Reinigung nicht stimmt. Für die Bauwirtschaft haben solche Dokumentationslücken jetzt das gleiche Gewicht wie physische Sicherheitsverstöße. Die Botschaft ist klar: Compliance muss von Anfang an mitgedacht werden.
Fokus auf Gefahrstoffe und Asbest
Ein Haupttreiber der Verschärfung ist der Umgang mit krebserregenden Stoffen wie Asbest. Die neuen Vorschriften verknüpfen die PSA-Dokumentation direkt mit den Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS).
Bei einem möglichen Asbesteinsatz muss der digitale Datensatz der Schutzausrüstung nun nachweisen, dass sie nicht nur CE-konform ist, sondern auch die spezifischen Anforderungen an Abschottung, Lüftung und Dekontamination für dieses konkrete Risiko erfüllt. Zudem sind „intensivere Vorerkundungen“ bei Verdacht auf Asbestkontamination vorgeschrieben.
Hintergrund und Folgen für den Markt
Die Reform ist Teil der europäischen Kreislaufwirtschaftsstrategie und baut auf der EU-Produktsicherheitsverordnung (GPSR) von Ende 2024 auf. Die deutsche Umsetzung setzt diese Vorgaben nun mit konkreten Pflichten um.
Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im Baugewerbe stehen vor Herausforderungen. Sie müssen ihre IT-Infrastruktur für elektronische Nachweise und digitale Produktpässe fit machen. Übergangsfristen für bestimmte Nachweise wie Betriebsvoraussetzungen und Schulungen bieten zwar eine kurze Atempause. Doch der Druck ist da.
Was jetzt auf Unternehmen zukommt
Das Jahr 2026 wird eine Welle der Digitalisierung in den Sicherheitsabteilungen auslösen. Experten raten Firmen, umgehend ihre PSA-Bestände und Dokumentationsprozesse zu überprüfen.
Behörden werden ihre Kontrollen in den kommenden Monaten hochfahren, um die „digitale Bereitschaft“ der Sicherheitsausrüstungs-Logs zu prüfen. Unternehmen, die die Umstellung verschleppen, riskieren nicht nur hohe Strafen, sondern könnten auch von öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden. In der neuen Ära des Arbeitsschutzes gilt: Eine Schutzausrüstung ist nur so konform wie ihre digitalen Daten.
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