Arbeitszeitdokumentation: Neue Regeln treffen auf höheren Mindestlohn
02.01.2026 - 03:12:12
Ab dem neuen Jahr müssen deutsche Arbeitgeber Arbeitspausen lückenlos erfassen. Der Grund: Der gestiegene Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde erhöht das Risiko von Verstößen bei pauschalen Abzügen.
Zum 1. Januar 2026 ist der gesetzliche Mindestlohn auf 13,90 Euro gestiegen. Diese Erhöhung hat direkte Auswirkungen auf die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Juristen warnen: Wer Pausen nicht minutengenau dokumentiert oder pauschal abzieht, riskiert, dass der effektive Stundenlohn unter die neue Grenze fällt. Besonders relevant ist das für Minijobber, deren Verdienstgrenze parallel auf 603 Euro monatlich angepasst wurde.
Der Zoll als Kontrollbehörde wird seine Prüfungen voraussichtlich verstärken, vor allem in Branchen mit pauschalen Pausenabzügen. Die Dokumentationspflicht aus Mindestlohngesetz (MiLoG) und Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verlangt nun eine Genauigkeit, für die grobe „Von-bis“-Einträge oft nicht mehr ausreichen.
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Elektronische Erfassung wird 2026 konkret
Die Umstellung auf elektronische Zeiterfassung steht 2026 im Fokus der praktischen Umsetzung. Für kleine und mittlere Unternehmen gelten zwar Übergangsfristen, doch die Kernpflicht ist für alle verbindlich: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – inklusive der Pausen – müssen objektiv, zuverlässig und zugänglich erfasst werden.
Das Modell der Vertrauensarbeitszeit bleibt zwar erlaubt, entbindet aber nicht von der Dokumentation. Die Beweislast liegt klar beim Arbeitgeber. Seine Systeme müssen Verstöße gegen die Ruhezeit von elf Stunden und die Höchstarbeitszeit von zehn Stunden aktiv melden können.
Die „Pausen-Falle“ aus der Rechtsprechung
Die gesteigerte Bedeutung der Pausendokumentation ist keine bloße Bürokratie, sondern folgt klaren gerichtlichen Vorgaben. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen urteilte Ende 2024 (Az. 4 Sa 52/24), dass der Arbeitgeber ein System vorhalten muss, das zwischen „angeordneter Arbeit“ und „Pausenzeit“ unterscheiden kann.
Für die Praxis heißt das: Ungenau erfasste Pausen – etwa der kurze Kaffee am Platz – können im Streitfall als Arbeitszeit durchgehen und Überstunden auslösen. Personalabteilungen raten daher zu einer klaren „Ausstempeln“-Policy für Pausen. Der automatische Abzug einer 30-minütigen Mittagspause gilt zunehmend als rechtlich riskant, es sei denn, die Einhaltung ist nachweisbar.
Ausblick: Software-Updates und Equal Pay
Im ersten Quartal 2026 erwarten Branchenbeobachter eine Welle von Software-Updates. Anbieter von HR-Tools integrieren verstärkt „Pausen-Logiken“, die verhindern, dass sich ein Mitarbeiter vor Ende einer vorgeschriebenen Pause wieder einstempeln kann.
Die präzise Zeiterfassung wird zudem zur Grundlage für künftige Equal-Pay-Prüfungen. Die EU-Transparenzrichtlinie, die Mitte 2026 umgesetzt werden soll, macht genaue Arbeitszeitdaten unverzichtbar. Experten raten Arbeitgebern, den Januar für eine Überprüfung ihrer Erfassungspraxis zu nutzen. In diesem Jahr ist die Dokumentation dessen, was Arbeitnehmer nicht tun, genauso wichtig wie die ihrer geleisteten Arbeit.
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