Power Query in Excel: CSV, Excel und JSON aus einem Ordner kombinieren
Veröffentlicht am: 28.09.2026 um 00:51 Uhr | Redaktion boerse-global.de
In aktuellen Ratgebern zur digitalen Produktivität werden verstärkt Techniken zur Beschleunigung von Büroaufgaben thematisiert. Im Zentrum stehen dabei Leitfäden, die sich auf das schnelle Befüllen von Daten sowie mehrstufige Sortierstrategien konzentrieren, um die Effizienz im täglichen Datenmanagement signifikant zu steigern.
Fortgeschrittene Sortier- und Analysetechniken
Ein wesentlicher Aspekt der Prozessoptimierung liegt in der Beherrschung der Sortierfunktionen. Der Zugriff erfolgt wahlweise über den Reiter Daten, das Rechtsklick-Menü oder die Tastenkombination Alt+D+S. Neben der einfachen auf- oder absteigenden Sortierung ermöglichen Mehrfachkriterien über den Sortieren-Button die Festlegung von Haupt- und Nebenkriterien.
Experten raten dazu, vor dem Sortiervorgang den Datenbereich genau zu prüfen und insbesondere bei komplexen Formeln oder Verlinkungen vorab Sicherheitskopien anzulegen.
Über die Standardfunktionen hinaus bietet die Software erweiterte Optionen wie die Verwendung benutzerdefinierter Listen – beispielsweise für spezifische Abstufungen wie „?/?/?/?“ – oder die Sortierung nach Zell- und Schriftfarben. Für die Automatisierung können zudem Programmiersprachen genutzt werden.
In VBA lässt sich dies über den Befehl „Range.Sort“ umsetzen, während in Python die Bibliothek „pandas“ mit der Funktion „df.sort_values“ zum Einsatz kommt. Technisch basiert die Sortierung in Excel auf dem sogenannten Quick-Sort-Algorithmus. In spezialisierten Bereichen wie dem Wasserbau (????) finden diese Methoden Anwendung in der Geräteverwaltung oder der Überwachung des Projektfortschritts.
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Effizienz durch spezielle Einfügeoptionen und Bordmittel
Ein weiteres Werkzeug zur Zeitersparnis ist die Funktion „Inhalte einfügen“ (Paste Special), die über Strg+Alt+V aufgerufen wird. Diese erlaubt es, nur bestimmte Attribute zu übernehmen, wie etwa Werte (Values), um Formeln in statische Zahlen umzuwandeln, oder Spaltenbreiten.
Besondere Bedeutung kommt den Rechenoperationen zu, mit denen sich beispielsweise ein Preisaufschlag von 15 % auf 200 Datensätze ohne zusätzliche Formeln direkt anwenden lässt. Ein fixierter Wert, wie etwa ein SUMIFS-Ergebnis von 847.320, ist jedoch nach dem Speichern nicht mehr umkehrbar.
Für die Datenanalyse ohne neue Formeln stehen verschiedene Bordmittel zur Verfügung. Die Datenmaske (Data Form) unterstützt bis zu 32 Spalten, während das Überwachungsfenster (Watch Window) die Beobachtung einzelner Zellen ermöglicht.
Mit „Power Query“ lassen sich zudem unterschiedliche Dateiformate wie CSV, Excel oder JSON aus einem Ordner kombinieren, sofern sie demselben Schema folgen. Zur Zufallsauswahl von Daten ohne Makros empfehlen Experten Kombinationen wie INDEX und ZUFALLSBEREICH.
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Hardwarebeschleunigung und technische Anforderungen
Um die Verarbeitungsgeschwindigkeit bei großen Datensätzen zu gewährleisten, nutzt die Software seit der Version 2013 eine Hardwarebeschleunigung. Diese greift auf die GPU für Berechnungen, Datenkompression und das Rendern von Diagrammen zurück.
Verbesserungen wurden in den Versionen 2016 und 2019 implementiert. Als Voraussetzung gelten ein 64-Bit-Betriebssystem (Windows 10 oder neuer) sowie mindestens 8 GB Arbeitsspeicher. Die Funktion kann in den erweiterten Optionen unter dem Punkt Leistung aktiviert werden.
Anforderungen am Arbeitsmarkt und Wettbewerbsumfeld
Fortgeschrittene Kenntnisse in Excel gehören laut Branchenanalysen zu den Kernanforderungen vieler Arbeitgeber. Gefragt sind insbesondere der sichere Umgang mit Funktionen wie XVERWEIS (XLOOKUP), Pivot-Tabellen und Power Query zur Datenbereinigung.
Fallbeispiele aus der Praxis illustrieren die Komplexität: So müssen oft Bonussysteme für 200 Vertriebsmitarbeiter berechnet, Inventarlisten mit 10.000 Produkten verwaltet oder 50.000 Verkaufstransaktionen analysiert werden. Die manuelle Zusammenführung von 20 Filialdateien kann ohne Automatisierung bis zu zwei Arbeitstage beanspruchen.
Im Wettbewerbsumfeld setzt auch Google Sheets auf neue Effizienz-Features. Ein neuer Shortcut (Strg+Alt+ beim PC) ermöglicht das schnelle Einfügen von Zeilen. Laut Google-CEO Sundar Pichai beschleunige dies die Arbeitsabläufe spürbar.
Die Expertin Sarah Louise Smith wies darauf hin, dass Aufgaben durch solche Optimierungen bis zu doppelt so schnell erledigt werden könnten. Ergänzend dazu bietet das Ökosystem mit Web-Apps zur Datenerfassung die Möglichkeit, Antworten in Echtzeit in Tabellen zu speichern und für die weitere Analyse zu exportieren.
