Multitasking im Job: Ständige Aufgabenwechsel kosten bis zu 40 Prozent Effizienz

Ständige Aufgabenwechsel und unübersichtliche Kommunikationskanäle belasten den Arbeitsalltag in zahlreichen Unternehmen. Berichten zufolge mindert Multitasking die Arbeitseffizienz durch permanente Wechsel um 20 bis 40 Prozent.

Um diesen Produktivitätsverlusten entgegenzuwirken, setzen Organisationen verstärkt auf strukturierte Arbeitsabläufe mittels Kanban-Boards und digitaler Aufgabenmanagement-Software, die Arbeitsprozesse visualisieren und die Zahl gleichzeitig bearbeiteter Aufgaben begrenzen.

Ursprung und Funktionsweise des Kanban-Prinzips

Das Konzept der visuellen Steuerung geht auf den Toyota-Ingenieur Taiichi Ohno zurück, der das Kanban-Board Mitte des 20. Jahrhunderts entwickelte. Ein solches Board lässt sich innerhalb von zehn Minuten einrichten und stellt sicher, dass sich stets nur die tatsächlich notwendigen Aufgaben in Bearbeitung befinden.

Ergänzend zu visuellen Boards kommen etablierte Strukturierungsmethoden zum Einsatz. Bei der Zeitblock-Methode wird die Arbeitszeit in definierte Abschnitte für jeweils eine einzige Aufgabe unterteilt. Die Pomodoro-Technik wiederum arbeitet mit 25 Minuten fokussierter Arbeitszeit, gefolgt von 5 Minuten Pause, wobei nach vier Zyklen eine längere Erholungsphase von 15 bis 30 Minuten ansteht.

Untersuchungen zufolge kann die Pomodoro-Technik die Produktivität um bis zu 25 Prozent steigern. Einen vergleichbaren Zuwachs von bis zu 25 Prozent verspricht die Reduzierung digitaler Benachrichtigungen.

Für die Priorisierung bietet die Eisenhower-Matrix ein Vier-Quadranten-Modell: Dringende und wichtige Aufgaben werden sofort erledigt, wichtige, aber nicht dringende Aktivitäten für strategisches Wachstum geplant, dringende Störungen delegiert und unwichtige Vorhaben gestrichen.

Ziel dieses Ansatzes ist der Wechsel von reaktivem zu proaktivem Handeln. Beim sogenannten Aufgaben-Batching werden ähnliche Tätigkeiten gebündelt, etwa nach kognitiver Last in konzentrierte Tiefenarbeit und Routineaufgaben oder nach Arbeitsumgebungen, um Reibungsverluste durch Kontextwechsel zu minimieren.

Praxiseinsatz im Mittelstand und im Finanzsektor

In der Unternehmenspraxis führt der Einsatz spezialisierter Software zu messbaren Entlastungen. Die Schweizer VERWO AG, ein Systembauunternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern im DACH-Raum, ergänzt ihr ERP-System für Aufgabenmanagement und Problemlösung durch die Software MeisterTask.

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Nach dem Start mit 90 Lizenzen stockte der Betrieb auf 140 Lizenzen auf. In der Folge reduzierte sich das interne E-Mail-Aufkommen um rund 50 Prozent, zudem wurden Projektbesprechungen massiv verringert.

Auch in regulatorisch streng überwachten Sektoren finden webbasierte Aufgabenwerkzeuge Verwendung. Die VR-Bank Würzburg mit über 88.000 Kunden, 30 Filialen und 350 Mitarbeitern nutzt seit fünf Jahren MeisterTask und die Mindmapping-Lösung MindMeister.

Laut Sebastian Kraft, Bereichsleiter für Bankadministration, IT und digitale Transformation, begann das Institut mit 50 Pro-Lizenzen und arbeitet inzwischen mit 100 Business-Bundles.

Das System wurde auch während einer Umstellung auf Microsoft 365 beibehalten, da die Lösung Automatisierungen, Reportingfunktionen und Berechtigungskontrollen bot; das integrierte Werkzeug MS Planner binde Boards starr an Teams-Strukturen und lasse keine privaten Boards zu.

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Weil das Hosting in Deutschland erfolgt, ist die Lösung datenschutzkonform und erfüllt die Vorgaben der BaFin. Entsprechend genehmigte der zuständige Prüfungsverband das Hochladen vertraulicher Daten. Laut Kraft führte die Implementierung zu 100 Prozent mehr Projekttransparenz in der Bank.

Ungenutzte Potenziale im Arbeitsalltag

Trotz nachweisbarer Effizienzgewinne bleiben strukturierte Methoden in vielen Arbeitsumgebungen ungenutzt. Laut Medienberichten verzichten über 82 Prozent der Amerikaner auf Zeitmanagement-Tools.

Gleichzeitig geht im Schnitt rund 19 Prozent der Arbeitszeit für die bloße Suche nach Informationen verloren, während bereits ein physisch aufgeräumter Arbeitsplatz täglich circa 30 Minuten einsparen kann. Die Kombination aus strukturierter Ablage, klarer Priorisierung und digitaler Aufgabenbegrenzung birgt somit weiterhin erhebliche Zeitreserven.