Excel-Update: Copilot speichert persönliche Formatierungsregeln

Microsofts KI-Assistent speichert individuelle Formatierungsregeln. Experten raten zur Nutzung von 'Center Across Selection' statt Zellverbindungen.

Excel-Nutzer können seit Anfang Juni persönliche Formatierungsregeln speichern. Die Neuerung rückt eine grundsätzliche Frage wieder ins Rampenlicht: Zellen verbinden oder nicht?

Seit dem 3. Juni 2026 können Anwender von Microsofts KI-Assistenten Copilot in Excel individuelle Formatierungspräferenzen hinterlegen. Das System wendet diese dann automatisch an – ein Schritt, der Konsistenz verbessern und lästige Routinearbeit reduzieren soll. Doch der Update hat auch eine alte Diskussion neu entfacht: die über den richtigen Umgang mit Zellverbindungen.

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Die „Center Across Selection“-Alternative

Im Zuge der Personalisierungsfunktion hat Microsoft bestätigt, dass die Option „Center Across Selection“ („Zentriert über Auswahl“) als bevorzugte Einstellung hinterlegt werden kann. Produktivitätsexperten sehen darin eine willkommene Bestätigung. Denn diese Ausrichtungsmethode gilt als deutlich überlegene Alternative zum klassischen Zellen verbinden – sie beeinträchtigt keine Standard-Datenoperationen.

Der Zeitpunkt der Neuerung ist kein Zufall. Microsoft bereitet sich auf wichtige Software-Übergänge vor: Nutzer von Office 2019 für Mac verlieren ab dem 13. Juli 2026 die Möglichkeit, Dokumente zu bearbeiten – inklusive Excel-Tabellen. Grund sind auslaufende Zertifikate. Lesen und Drucken bleibt möglich, doch Microsoft rät zum Umstieg auf Microsoft 365 oder Office 2024. Der Support für Office 2021 läuft voraussichtlich noch bis zum 13. Oktober 2026.

Warum Zellen verbinden oft gefährlich ist

Datenanalysten warnen seit Jahren vor den Risiken von Zellverbindungen. Beim Sortieren, Filtern oder Verschieben von Zellblöcken kann es zu schwerwiegenden Fehlern kommen. Das größte Problem: Die Funktion „Zellen verbinden und zentrieren“ behält nur den Wert der oberen linken Zelle – alle anderen Daten gehen verloren.

Wer dennoch Werte zusammenführen muss, dem stehen drei saubere Alternativen zur Verfügung:

• TEXTKETTE (TEXTJOIN): Verfügbar seit Excel 2016, kombiniert Texte aus mehreren Bereichen und ignoriert leere Zellen.
• Blitzvorschau (Flash Fill): Erreichbar über den Daten-Tab oder die Tastenkombination Strg+E, erkennt Muster und füllt automatisch.
• VERKETTEN (CONCATENATE): Die klassische Methode, um einzelne Zellwerte zu einem Textstring zu verbinden.

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Clevere Tricks für Formatierungs-Profis

Für visuelle Berichte oder Überschriften, die Zellverbindungen erfordern, empfehlen aktuelle Ratgeber die Funktion „Zellen verbinden (zeilenweise)“. Sie erlaubt das gleichzeitige Verbinden mehrerer Zeilen – deutlich effizienter als das mühsame Einzelverbinden. Tastenkürzel für Spaltenbreiten und Bereichsauswahlen bleiben dabei unverzichtbare Helfer.

Der eleganteste Weg: „Center Across Selection“ über das Menü „Zellen formatieren“ (Strg+1) im Reiter „Ausrichtung“. Text wird über einen Zellbereich zentriert, während die einzelne Zellstruktur intakt bleibt. Sortieren und Filtern funktionieren weiterhin einwandfrei.

KI-Welle erfasst das gesamte Microsoft-Ökosystem

Die Excel-Neuerung ist Teil einer größeren KI-Offensive. Auf der Build-Konferenz am 3. Juni stellte Microsoft gleich zwei neue Modelle vor: MAI-Thinking-1 für logisches Denken und MAI-Code-1-Flash, das in GitHub Copilot und VS Code integriert ist und die Code-Effizienz verbessern soll.

Zudem kündigte Microsoft an, dass „Custom Skills for AI in SharePoint“ ab Mitte Juni 2026 allgemein verfügbar sein werden. Die Funktion erlaubt es, mehrstufige Anweisungen in natürlicher Sprache zu erstellen – gespeichert als Markdown-Dateien direkt in der SharePoint-Umgebung. Ein weiterer Schritt hin zu einer Arbeitswelt, in der KI nicht nur antwortet, sondern selbstständig handelt.