Dokumentenverwaltung: Asana, Liferay und Hyland starten KI-Offensive

Mehrere Anbieter präsentieren neue autonome KI-Assistenten für die Dokumentenverwaltung. Der Markt für Wissensmanagement soll bis 2033 auf 58 Milliarden Euro wachsen.

Gleich mehrere große Anbieter haben Anfang Juni 2026 neue KI-gesteuerte Systeme vorgestellt, die traditionelle Plattformen wie Microsoft SharePoint herausfordern. Im Mittelpunkt steht dabei die sogenannte „agentische KI" – autonome Assistenten, die Arbeitsabläufe ohne ständige menschliche Eingriffe steuern.

Agentische KI erobert die Arbeitswelt

Am 4. Juni präsentierte Asana in London seine Agentic Work Management Platform. Herzstück ist der digitale Assistent „Dash", ergänzt durch spezialisierte KI-Teammitglieder mit einem umfangreichen Skill-Pool. Diese digitalen Helfer sind auf Branchen wie Fertigung und Einzelhandel zugeschnitten und arbeiten nahtlos mit gängigen Tools wie Slack, Gmail und Figma zusammen.

Anzeige: Wer die neuen KI-Plattformen von Asana, Liferay und Hyland für die eigene Dokumentenverwaltung bewerten will, findet in diesem Report eine konkrete Checkliste und einen Plattform-Vergleich – inklusive Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung agentischer KI. Jetzt kostenlosen Report anfordern

Parallel dazu brachte Liferay seinen AI Hub als SaaS-Plattform an den Start. Das Besondere: Unternehmen können hier mehrere KI-Agenten orchestrieren, und das System bleibt modellunabhängig – es unterstützt Frameworks von Anbietern wie Anthropic, Google und OpenAI.

Bereits am 1. Juni hatte Hyland auf seiner CommunityLIVE-Konferenz nachgelegt. Der Konzern enthüllte sein Enterprise Agent Mesh sowie eine neue Context Engine. Zielgruppe sind stark regulierte Branchen wie Banken und Gesundheitswesen, wo die Systeme manuelle Arbeit automatisieren sollen.

Google und Synology ziehen nach

Auch die etablierten Player schlafen nicht. Google rollt seit dem 4. Juni eine Funktion namens „Organize My Files" in Drive aus. Das System durchsucht lose Dateien und schlägt konkrete Ordnerstrukturen vor – basierend auf dem Gemini-Modell. Nutzer mit Workspace- oder AI-Premium-Tarifen können die Vorschläge annehmen oder ablehnen.

Auf der Computex 2026, die heute zu Ende geht, zeigte Synology die nächste Generation seines DiskStation Manager (DSM) . Das neue Betriebssystem verwandelt NAS-Systeme in private KI-Plattformen für lokale KI-Berechnungen. Zu den Neuerungen gehören ein DSM Agent für automatisierte Workflows und der ActiveProtect Manager 2.0, der den Datenschutz auf Umgebungen wie AWS, Azure und Google Workspace ausweitet. Synology-CEO Philip Wong betonte, dass Datenintegrität und Vertrauen weiterhin im Mittelpunkt stehen.

Milliardenmarkt mit enormem Einsparpotenzial

Die wirtschaftlichen Hintergründe dieser Entwicklung sind beeindruckend. Marktforscher schätzen den Wissensmanagement-Sektor 2024 auf rund 22 Milliarden Euro – bis 2033 soll er auf etwa 58 Milliarden Euro anwachsen. Der Treiber: schlichtweg Geld. Laut IDC kostet schlechtes Wissensmanagement ein Unternehmen durchschnittlich 29.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr. McKinsey-Studien zeigen zudem, dass Angestellte täglich rund 1,8 Stunden mit der Suche nach Informationen verbringen.

Trotz der neuen Konkurrenz bleibt SharePoint für viele Unternehmen ein Fundament – besonders in der Rechtsbranche. Auf einer Branchenkonferenz in Toronto Anfang Juni berichtete Colligo-CEO Tim Brady, dass 75 Prozent der Kanzleien derzeit aktive KI-Pilotprojekte betreiben. Viele nutzen SharePoint als zentrales Repository für Mandantendaten und E-Mails – vor allem wegen der Kostenvorteile von Microsoft-365-Lösungen.

Spezialisierte Alternativen im Überblick

Für Unternehmen, die Alternativen zum Microsoft-Ökosystem suchen, haben sich mehrere Plattformen in Nischen etabliert:

Wissensdatenbanken und Wikis: Confluence und Notion sind erste Wahl für interne Dokumentation. Für externe technische Dokumentation setzen spezialisierte Tools wie Mintlify und GitBook auf „Docs-as-Code"-Funktionen und KI-Assistenten.

Compliance und Mittelstand: Folderit hat sich als Dokumentenmanagement-System für kleine und mittlere Unternehmen positioniert. ISO-konforme Workflows und automatisierte Aufbewahrungsfristen gehören zur Standardausstattung.

Anzeige: Schlechtes Wissensmanagement kostet Ihr Unternehmen durchschnittlich 29.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr. Unser Report zeigt, wie Sie mit den neuen KI-Tools von Google, Synology und Co. die Informationssuche um 1,8 Stunden pro Tag reduzieren und Compliance-Risiken senken. Report jetzt sichern

Europäische digitale Souveränität: Am 9. Juni 2026 erscheint mit Euro-Office eine quelloffene Alternative. Die auf OnlyOffice basierende Plattform zielt auf digitale Souveränität der EU ab und lässt sich mit Nextcloud Hub, Ionos und XWiki integrieren.

Mitarbeitererfahrung: Tools wie Haiilo und Jostle fokussieren auf Engagement. Der Bedarf ist enorm: Laut Gartner haben 47 Prozent der digitalen Arbeitnehmer Probleme, benötigte Informationen zu finden. Gallup-Daten zeigen, dass nur 23 Prozent der Beschäftigten sich voll engagiert fühlen.

Da hybrides Arbeiten dauerhaft etabliert ist – laut Daten aus 2025 erwarten 80 Prozent der australischen Arbeitgeber stabile oder steigende Hybridquoten –, wird die Nachfrage nach cloudbasierten, KI-gestützten Dokumentenmanagementsystemen weiter steigen.