Digitales Chaos im Betrieb: 70 Prozent verlieren Zeit mit Systembrüchen

Aktuelle Analysen belegen, dass digitales Chaos die Arbeitseffizienz im Betriebsalltag massiv beeinträchtigt. Trotz etablierter Methoden des Zeitmanagements wird die Bewältigung regulärer Aufgaben zunehmend erschwert, da fragmentierte Systemlandschaften und unstrukturierte Datenbestände erhebliche Arbeitszeit binden.

Hoher Aufwand durch Datenübertragung und Systembrüche

Eine Untersuchung von Workday unter dem Titel «The Copy/Paste Economy», die weltweit 6'100 Beschäftigte aus den Bereichen Finanzen, Personalwesen, IT und Operations befragte – darunter eine Schweizer Auswertung von 100 Beschäftigten –, verdeutlicht das Ausmaß manueller Schnittstellenarbeit.

Demnach verbringen 70 % der Befragten viel Zeit mit der Informationsübertragung zwischen verschiedenen Systemen. Ebenso viele, nämlich 70 %, gleichen regelmäßig widersprüchliche Daten ab, während 68 % dieselben Daten mehrfach eintippen müssen.

Bei 14 % der Mitarbeitenden beansprucht das Verschieben und Neuformatieren von Informationen mindestens 7 Stunden pro Woche. Dies hinterlässt deutliche Spuren: 78 % fühlen sich zeitweise den ganzen Tag lang beschäftigt, ohne spürbar voranzukommen. Zudem empfinden 83 % den Umgang mit bestehenden Prozessen und Systemen zumindest gelegentlich als stressig.

E-Mail-Flut und unzureichende Dokumentenablage

Neben Systembrüchen bindet die Kommunikation große Ressourcen. Eine Untersuchung von Antenna für das Unternehmen MacroView zeigt, dass australische Beschäftigte im Schnitt 105 Minuten pro Tag mit E-Mail-Aktivitäten verbringen. Davon entfallen etwa 47 Minuten auf das Lesen und Beantworten, während 58 Minuten pro Tag für administrative Tätigkeiten jenseits dieser Kernaufgaben aufgewendet werden.

Schwachstellen bei der Ablage verschärfen die Situation: 78 % der Beschäftigten erlebten Probleme durch schwer auffindbare E-Mails oder Dokumente. Bei 48 % führte dies zu direktem Zeitverlust bei der Recherche, und 28 % verpassten Anschlusstätigkeiten oder verzögerten Antworten.

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Während 37 % über keinerlei Prozesse zum Speichern von geschäftlichen Nachrichten und Anhängen verfügen, existiert bei weiteren 27 % zwar ein manueller Ablauf, der in der Praxis jedoch nicht befolgt wird.

Ein Viertel der Mitarbeitenden belässt wichtige Nachrichten einfach im Posteingang. 1 von 10 berichtete über rechtliche Probleme, Audit-, Compliance-, Datenschutz- oder Sicherheitsmängel durch unauffindbare Unterlagen.

Nach Berechnungen von MacroView-CEO Titmuss entsprechen bereits 10 Minuten vermeidbare Administrationszeit pro Mitarbeiter und Tag auf Basis eines Stundensatzes von 54 Australischen Dollar und 230 Arbeitstagen rund 2.070 Australischen Dollar pro Jahr.

Bei einer Belegschaft von 150 Personen summiere sich dieser Verlust auf 310.500 Australische Dollar jährlich; in Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden übersteige der Schaden 1 Million Australische Dollar pro Jahr.

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Ernüchterung bei Automatisierung und KI-Implementierung

Neue Technologien fangen diesen Mehraufwand bislang nur unvollständig auf. Laut der Workday-Studie sehen 49 % der Befragten durch künstliche Intelligenz zwar Produktivitätsgewinne, doch setzen 71 % ein grundlegendes Vertrauen in die Systeme und Basisdaten voraus.

In einer Umfrage des Fachverbands tekom aus dem Jahr 2024 erwarteten über 63 % der Befragten binnen zwei Jahren Veränderungen am Arbeitsplatz, fast 80 % befürworteten die Automatisierung von Routinen – allerdings stellten rund 77 % kaum eine Zeitersparnis durch KI fest. Innerhalb des MDE-Projekts wurden mit Structurizer, TellMeMore und Knowledge Identifier drei Prototypen zur Bewältigung solcher Aufgaben entwickelt.

Auch auf Unternehmensebene verläuft die Skalierung zögerlich. Eine Lünendonk-Studie aus dem Jahr 2026 unter 180 Befragten im DACH-Raum ergab, dass 58 % autonome KI-Agenten in Pilotprojekten testen, aber lediglich 1 % über eine durchgängige End-to-End-Integration verfügt.

Eine Studie der Telekom zu KI-Agenten aus demselben Jahr verortet den optimalen Bereich bei zwei bis vier Systemen und ebenso vielen Prozessschritten. Gartner prognosticierte bis 2030 eine Verdreifachung der Betriebskosten, falls Kontrollen zur Laufzeit fehlen.

Zudem berichteten in einer McKinsey-Erhebung aus dem Jahr 2026 zwar 80 % der Mitarbeitenden über Produktivitätsgewinne durch generative KI, doch verzeichneten nur 37 % der Unternehmen einen positiven EBIT-Effekt. Lediglich 6 % zählen demnach zu den Spitzenreitern, während 30 % bei unstrukturierter Einführung einen temporären Rückgang der Produktivität verbuchen mussten.

Bereinigung von Abläufen vor dem Softwareeinsatz

Praxisempfehlungen unterstreichen, dass technische Werkzeuge bestehende Reibungsverluste nur dann senken, wenn Arbeitsabläufe vorab hinterfragt werden. Ein unreflektierter Softwareeinsatz drohe zusätzlichen Arbeitsaufwand zu erzeugen, weshalb doppelte Dateneingaben und prozessuale Umwege zunächst beseitigt und Mitarbeiter eingebunden werden sollten, wie etwa Erfahrungen aus dem Evangelischen Johannesstift Altenhilfe Berlin verdeutlichen.

Wie Prozessanpassungen wirken können, zeigen auch Unternehmensberichte: Das Schweizer Industrieunternehmen VERWO AG führte nach eigenen Angaben die Kollaborationssoftware MeisterTask ein, stockte von zunächst 90 auf 140 Lizenzen auf und nutze das System an jedem Arbeitsplatz inklusive der Digitalisierungs-Roadmap. Nach Angaben des Anbieters habe der Betrieb damit das E-Mail-Aufkommen um rund 50 % reduziert und Projektmeetings deutlich verringert.