Deep Work: Zwei bis drei Stunden schlagen fünf Stunden Multitasking

Fokussierte Arbeit in Zeitblöcken steigert die Effizienz. Studien zeigen zudem, dass höhere Löhne Folge, nicht Ursache von Produktivität sind.

Diese Erkenntnis der Arbeitspsychologie stellt Unternehmen vor eine grundlegende Frage: Wie schaffen wir Bedingungen für echte Produktivität?

Der sogenannte Wechselkosten-Effekt ist der Hauptschuldige. Jeder Aufgabenwechsel kostet das Gehirn Zeit und Energie – die Qualität leidet, die Erschöpfung steigt. Nina Alice Bauregger von der Austrian Leadership Academy rät daher zu festen Zeitblöcken von zwei bis drei Stunden für anspruchsvolle Tätigkeiten.

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Der ideale Zeitraum: der Vormittag zwischen 8 und 11 Uhr. Administrative Aufgaben wie E-Mail-Bearbeitung gehören dagegen in den Nachmittag ab 15 Uhr.

Warum sich neue Routinen so schwer etablieren

Das menschliche Gehirn ist auf Effizienz programmiert. Rund 95 Prozent aller täglichen Entscheidungen laufen unbewusst ab. Veränderungen werden als potenzielle Bedrohung wahrgenommen – ein evolutionäres Erbe, das uns heute im Büroalltag ausbremst.

Neue Produktivitätsroutinen erfordern deshalb bewusste Steuerung. Wer Deep Work etablieren will, kämpft gegen jahrtausendealte neuronale Pfade.

Das Problem mit der Meeting-Amnesie

Die Remote-Zusammenarbeit bringt ein eigenes Phänomen mit sich: die Meeting-Amnesie. Wirtschaftspsychologin Eva Schulte-Austum beschreibt ein Szenario, das viele kennen: Alle verlassen die Besprechung scheinbar einig – zwei Wochen später haben die Teammitglieder völlig unterschiedliche Erinnerungen an die Entscheidungen.

Ursachen sind vorgetäuschter Konsens, Entscheidungsmüdigkeit und fehlende räumliche Anker im Homeoffice. Die Lösung klingt banal, ist aber wirkungsvoll: Ergebnisse schriftlich festhalten nach dem Prinzip „Wer macht was bis wann?“

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Wenn die Zeiterfassung danebenliegt

Eine Umfrage von Consumerfieldwork unter 1.000 Beschäftigten fördert überraschende Zahlen zutage: 13 Prozent der Befragten erfassen ihre Arbeitszeit nicht korrekt. Drei Viertel geben an, während der Arbeitszeit privaten Erledigungen nachzugehen.

Sascha Stowasser vom Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (IFAA) sieht darin eine erhebliche wirtschaftliche Belastung. Die Diskrepanz zwischen Soll und Ist kostet Unternehmen bares Geld.

Microsofts KI-Hilfe und die Überwachungsdebatte

Softwarehersteller reagieren auf die Koordinationsprobleme. Auf der Build-Konferenz im Juni stellte Microsoft den KI-Agenten Scout vor. Das Tool soll autonom Aktivitäten überwachen, Meetings vorbereiten und Termine koordinieren.

Für Juli ist zudem eine Recap-App in Microsoft Teams geplant, die Zusammenfassungen und Aufzeichnungen zentral bündelt.

Kontrovers diskutiert wird dagegen eine neue Standorterkennung: Bis Ende Juni soll Microsoft Teams den Arbeitsort von Mitarbeitern automatisch über die WLAN-Verbindung erkennen. Die Funktion muss von Administratoren explizit aktiviert werden und bietet Opt-in- oder Opt-out-Möglichkeiten. Kritiker warnen vor verstärktem Überwachungspotenzial.

Der Irrglaube vom höheren Gehalt

In der Produktivitätsdebatte hält sich hartnäckig die Annahme: Höhere Gehälter führen automatisch zu mehr Leistung. Die Ökonomen Steffen Müller (IWH) und Christian Dustmann (UCL) widersprechen. Ihre Analysen zeigen, dass die Kausalität umgekehrt verläuft.

Produktive Unternehmen zahlen höhere Löhne – nicht umgekehrt.

Zwar können Effizienzlöhne die Motivation steigern und Fachkräfte binden. Doch angesichts stagnierender Produktivität in Deutschland und einer Abgabenlast von 48 Prozent (OECD-Daten) bleibt der Druck hoch. Eine Studie der IW Consult aus diesem Jahr betont die Bedeutung einer positiven Produktivitätsspirale: Prozessoptimierung und gezielter Technologieeinsatz müssen sie in Gang setzen.