Bayer-Berechnung: Eine Meeting-Stunde weniger spart rechnerisch 124 Millionen Euro

Ineffiziente Besprechungen verursachen in deutschen Betrieben jedes Jahr erhebliche wirtschaftliche Schäden. Während der Doodle-Report aus dem Jahr 2019 die jährliche Ressourcenverschwendung in Deutschland bereits auf 64 Milliarden Euro bezifferte, beläuft sich dieser Betrag nach einer inflationsbereinigten Berechnung des Handelsblatts mittlerweile auf rund 80 Milliarden Euro.

Vor diesem Hintergrund rücken Strategien zur Begrenzung von Terminen und zur Steigerung der Besprechungseffizienz verstärkt in den Fokus betrieblicher Analysen.

Teilnehmerzahl und Einsparpotenziale im Blick

Ein maßgeblicher Hebel für produktive Runden liegt in der Gruppengröße. Laut einer Untersuchung des Softwarekonzerns Microsoft stellt die Personenzahl den größten Effizienzfaktor dar: Besprechungen mit zwei oder drei Teilnehmenden wurden von über 90 Prozent als inklusiv eingestuft.

Bei sechs Personen sank dieser Wert bereits auf 67 Prozent, während bei Treffen mit mehr als 15 Beteiligten lediglich ein Drittel der Befragten diesen Eindruck teilte. Beim Technologiekonzern Amazon definierte Jeff Bezos aus diesem Grund die Obergrenze von maximal acht Personen pro Termin als Maßstab, angelehnt an die Vorgabe, dass zwei Pizzen für die Gruppe ausreichen müssen.

Welche finanziellen Hebel in einer Reduktion liegen, verdeutlicht eine Berechnung des Bayer-Konzerns. Wenn die insgesamt 50.000 Beschäftigten des Unternehmens pro Woche lediglich eine Stunde weniger in Meetings verbringen würden, ergäbe sich daraus ein rechnerisches Einsparpotenzial in Höhe von 124 Millionen Euro.

Feste Formate gegen ausufernde Besprechungszeiten

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Um Termine straff zu halten, verweisen Fachanalysen auf feste Zeitfenster. Für Beschlüsse hat sich ein 15-Minuten-Format mit drei bis sechs Teilnehmenden bewährt. Bei diesem Ansatz werden Fakten und Handlungsmöglichkeiten vorab übermittelt und das Sitzungsziel vorab als konkretes Resultat im Kalender vermerkt.

Auf eine einminütige Zielabstimmung folgt eine neunminütige, strukturierte Diskussion mit maximal zwei Minuten Redezeit pro Kopf, ehe die verbleibenden Minuten für die verbindliche Zuweisung von Zuständigkeiten und Fristen genutzt werden.

Für Abstimmungen und Problemklärungen empfiehlt sich ein Rahmen von 40 Minuten, der nach einer fünfminütigen Fokusklärungsphase eine 25-minütige Kernberatung vorsieht und mit Zusammenfassung sowie Aufgabenverteilung schließt.

Die Bindung von Arbeitszeit fällt bei längeren Formaten massiv ins Gewicht: Ein Termin mit acht Personen bindet bei 15 Minuten Laufzeit 120 Personenminuten beziehungsweise zwei Arbeitsstunden. Bei 40 Minuten fallen 320 Personenminuten oder umgerechnet 5,3 Stunden an, was sich unter Einbeziehung informeller Nachgespräche auf real sechs bis sieben Personalstunden belaufen kann.

Belastungsmuster und Warnsignale für Führungskräfte

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Ausufernde Termindichten hinterlassen zudem psychologische Spuren. Häufig entsteht ein Kreislauf, in dem gestresste Vorgesetzte von einer Besprechung in die nächste eilen, im Team durch Druck Lösungen fordern und auf Schweigen stoßen. Zu den typischen Warnsignalen einer Überlastung zählen Einschlaf- und Durchschlafprobleme, Ruhelosigkeit in Pausen sowie Gereiztheit im privaten Umfeld.

Um gegenzusteuern, gewinnen organisatorische Entlastungen an Relevanz. Dazu gehören Fünf-Minuten-Pausen ohne Bildschirmnutzung zwischen Terminen sowie das bewusste Ankommen im Konferenzraum vor Beginn der Beratung. Zudem setzen Organisationen verstärkt darauf, Statusberichte in rein schriftlicher Form zu verteilen und persönliche Sitzungen ausschließlich auf Entscheidungsfindungen, Ideenentwicklung und gezielte Problemlösungen zu beschränken.