Urlaubsabgeltung: Versäumte Hinweise können Arbeitgeber teuer zu stehen kommen
Veröffentlicht am: 29.09.2026 um 07:01 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Aktuelle fachliche Beiträge befassen sich mit den rechtlichen Entwicklungen und den damit verbundenen Verjährungsfragen bei Urlaubsabgeltungsansprüchen von Arbeitnehmern.
Im Mittelpunkt der Diskussion steht der Umstand, dass nicht genommener Urlaub keineswegs mehr ohne Weiteres mit dem Ablauf des Kalenderjahres erlischt. Für Unternehmen birgt dies erhebliche finanzielle Risiken, sofern sie ihren arbeitsschutz- und arbeitsrechtlichen Mitwirkungspflichten nicht konsequent nachkommen.
Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verändert Praxis
Grundlage der gegenwärtigen Rechtslage ist die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2019. Die Richter stellten damals klar, dass Arbeitgeber ihre Beschäftigten konkret und rechtzeitig dazu auffordern müssen, den ihnen zustehenden Erholungsurlaub tatsächlich in Anspruch zu nehmen. Zudem ist ein ausdrücklicher Hinweis darauf erforderlich, dass der Urlaubsanspruch andernfalls verfallen kann.
Unterbleibt eine solche rechtzeitige und transparente Belehrung durch den Betrieb, bleibt der Anspruch der Arbeitnehmer über den normalen Bezugszeitraum hinaus bestehen. Ein automatischer Verfall zum Jahresende ist damit unter diesen Voraussetzungen ausgeschlossen.
Fristenübertrag und vertraglicher Mehrurlaub
Wurde Urlaub berechtigt oder betriebsbedingt übertragen, ist dieser regulär bis Ende März des Folgejahres zu nehmen. Doch auch hier greift die Pflicht zur rechtzeitigen Information der Belegschaft. Liegt keine abweichende vertragliche Vereinbarung vor, gilt dieser Grundsatz nicht nur für den gesetzlichen Mindesturlaub, sondern in gleicher Weise auch für freiwillig gewährten vertraglichen Mehrurlaub.
Unternehmen müssen daher klar zwischen gesetzlichen und übertariflichen oder vertraglichen Urlaubsbestandteilen differenzieren, falls sie für den Mehrurlaub gesonderte Verfallsfristen wirksam festlegen wollen. Fehlt eine solche Regelung, teilt der Zusatzurlaub das rechtliche Schicksal des gesetzlichen Urlaubsanspruchs.
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Finanzielle Risiken bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Besondere Relevanz gewinnt die Thematik, wenn Beschäftigte aus dem Unternehmen ausscheiden. Endet ein Arbeitsverhältnis und kann der noch offene Resturlaub nicht mehr in Freizeit gewährt werden, wandelt sich der Freistellungsanspruch in einen reinen Zahlungsanspruch um.
Dieser Urlaubsabgeltungsanspruch verpflichtet Arbeitgeber dazu, die verbliebenen Urlaubstage finanziell auszugleichen. Haben sich über mehrere Beschäftigungsjahre hinweg Urlaubstage angesammelt – etwa weil die vorgeschriebenen Hinweise auf den Verfall versäumt wurden –, drohen den Betrieben bei Vertragsende erhebliche finanzielle Belastungen.
Strukturierte Prozesse und Dokumentation
Fachleute raten Arbeitgebern daher zu einer klaren und nachweisbaren Personalorganisation. Um Rechtsunsicherheiten und Nachzahlungsrisiken vorzubeugen, wird eine strukturierte Kommunikation bereits zu Beginn des jeweiligen Kalenderjahres empfohlen.
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Dabei sollten Arbeitgeber die Beschäftigten nicht nur formal über deren offenen Urlaubsstand informieren, sondern sie explizit auffordern, die Tage zu planen und einzureichen. Die erteilten Hinweise sowie die Reaktionen der Arbeitnehmer sollten im Personalbereich sorgfältig dokumentiert werden, um im Streitfall über eine lückenlose Nachweisführung zu verfügen.
