Spesenabrechnung: KI-Module automatisieren Pauschalen ab Juni

SAP, Asana und BCD Travel setzen auf KI-Agenten für Reisekosten, Planung und Compliance. Neue Tools automatisieren Abläufe und senken Fehlerquoten.

SAP stellte Anfang Juni auf der Sapphire-Konferenz die Strategie des „Autonomous Enterprise“ vor. Die KI-Schnittstelle Joule und eine neue Suite sollen Geschäftsprozesse eigenständig ausführen. Besonders die Reisekostenabrechnung profitiert von diesen Entwicklungen.

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Die manuelle Abrechnung von Dienstreisen ist zeitaufwendig und fehleranfällig, besonders bei den ständig variierenden Pauschalen für das In- und Ausland. Dieses kostenlose Excel-Tool automatisiert den Prozess und sorgt dafür, dass keine Angabe mehr vergessen wird. Schluss mit Reisekosten-Chaos: Dieses Tool vergisst keine einzige Angabe

Automatisierte Spesenabrechnung für den deutschen Markt

Spezialisierte Module bilden zunehmend die komplexen gesetzlichen Vorgaben für Verpflegungsmehraufwendungen ab. Für das ERP-System Odoo wurde ein Modul entwickelt, das automatisch zwischen der kleinen Pauschale von 14,00 Euro (8 bis 24 Stunden Abwesenheit) und der großen Pauschale von 28,00 Euro (ab 24 Stunden) unterscheidet.

Das System berücksichtigt auch die Abzüge bei Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber: 5,60 Euro für Frühstück, 11,20 Euro für Mittag- und Abendessen. Übernachtungspauschalen von 20,00 Euro sind ebenfalls hinterlegt.

SAP Concur treibt parallel die Integration von Mobilitätsdaten voran. Seit Anfang Juni besteht eine Systemverbindung zum Taxi-Dienstleister S.RIDE Biz. Die Rechnungsdaten von über 2.500 Firmenkunden fließen direkt in die Reisekostenabrechnung. Das soll die Effizienz steigern und die Einhaltung interner Reiserichtlinien sicherstellen.

KI-Agenten übernehmen Planung und Angebotserstellung

Auch die Reiseplanung und der Vertrieb werden automatisiert. Asana präsentierte am 4. Juni eine neue Produktsuite für „Agentic Work Management“. KI-Agenten koordinieren Aufgaben wie IT-Ticketing oder die Planung von Arbeitsabläufen.

Ähnliche Ansätze zeigt die Touristik: Condor Holidays nutzt KI-gestützte Systeme, um innerhalb weniger Sekunden vollständige Pauschalreisen aus Kundenwünschen zu generieren. Nach Unternehmensangaben führte dies zu einer 27 Prozent höheren Konversionsrate und entlastete den Kundenservice deutlich.

Der Anbieter Schmetterling integrierte „Agentic AI“-Funktionen in seine Reisebüro-Software. Ein KI-Pilot analysiert das Buchungsverhalten der vergangenen drei Jahre, erstellt automatisiert Angebote und übernimmt die Kundenkommunikation. Ein integrierter Provisionskompass bewertet zudem die wirtschaftliche Attractivität der vorgeschlagenen Reisen.

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Kostendruck und verändertes Buchungsverhalten

Trotz technologischer Fortschritte kämpft die Branche mit steigenden Kosten und ökologischen Debatten. Eine Umfrage von SAP Concur unter rund 1.000 Personen ergab: 62 Prozent der Reisenden haben ihr Verhalten aufgrund der kerosindiskussion geändert. 46 Prozent weichen verstärkt auf die Bahn oder das Auto aus, fast 40 Prozent buchen früher, um Preissteigerungen zu entgehen.

Besonders deutlich zeigt sich der Kostendruck bei Großereignissen. Daten des Reisedienstleisters Navan für Mai 2026 belegen einen massiven Anstieg der Buchungen für die Fußball-Weltmeisterschaft in Nordamerika. Für den Turnierzeitraum vom 11. Juni bis 19. Juli stiegen die Buchungszahlen in den USA um 46 Prozent und in Kanada um 295 Prozent im Vergleich zum Vorjahr.

Die Hotelpreise in den USA kletterten um durchschnittlich 30 Prozent auf etwa 1.592 USD pro Reise. Spitzenwerte in New York und New Jersey erreichten über 1.800 USD.

Spezialisierte Lösungen für regulierte Industrien

Neben der allgemeinen Automatisierung wächst der Bedarf an hochspezialisierten Management-Lösungen. BCD Travel betreut in diesem Segment mittlerweile über 300 Organisationen, darunter ein Großteil der führenden Pharmaunternehmen weltweit. Die Anforderungen umfassen nicht nur die Reisebuchung, sondern auch das Management von medizinischem Fachpersonal und Patienten sowie strikte Compliance-Prüfungen in über 30 Märkten.

Hotelgruppen wie Leonardo Hotels investieren ebenfalls in die Digitalisierung. Durch ein cloudbasiertes System halbierte sich die Bearbeitungszeit für Veranstaltungsanfragen, die Zahl der Buchungen stieg um 12 Prozent. Das Unternehmen wickelt jährlich rund 26.000 Events ab – über 80 Prozent der Buchungen erfolgen mittlerweile auf direktem Weg.