Sachbezüge und Barlohn: Elektronische Anzeige ab 2026 zwingend

Die Steuerbefreiung von Bereitschaftszuschlägen bleibt an komplexe Auflagen geknüpft. Ein aktueller Leitfaden fasst die Vorgaben für Arbeitgeber zusammen.

Aktuelle Leitfäden, aktualisiert im Juni 2026, fassen die wichtigsten Regeln zusammen – von der Rufbereitschaft bis zu Nachforderungen des Finanzamts.

Wann Bereitschaftszuschläge steuerfrei bleiben

Steuerfreie Zuschläge für Rufbereitschaft gibt es nur unter strengen Auflagen. Die Befreiung bemisst sich am Arbeitslohn für die regelmäßige Arbeitszeit. Der Bundesfinanzhof betonte 2024 die Bedeutung der korrekten Basislohnermittlung.

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Pauschalzahlungen für Bereitschaftsdienste ohne Berücksichtigung der konkreten zeitlichen Lage – etwa an Samstagen oder Sonntagen – sind laut einem Urteil von 2017 nicht steuerfrei. Wer einen Werkstattwagen während der Wohnungsrufbereitschaft nutzt, muss laut einem Urteil von 2000 keine Steuern fürchten. Ähnlich entschied das Gericht 2021 für Feuerwehrfahrzeuge, die leitende Einsatzkräfte privat nutzen.

Wenn der Barlohn für die Steuer nicht reicht

Sachbezüge wie Aktienoptionen oder Incentives bringen eine besondere Herausforderung: Reicht der Barlohn des Arbeitnehmers nicht aus, um Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zu decken, muss der Arbeitnehmer den fehlenden Betrag zuschießen.

Unterbleibt das, muss der Arbeitgeber das Betriebsstätten-Finanzamt unverzüglich informieren. Nur so kann er eine eigene Haftung vermeiden. Seit 2026 ist diese Anzeige zwingend elektronisch zu übermitteln. Alternativ können Unternehmen Sachzuwendungen pauschal versteuern.

Nachforderungen: Das Finanzamt holt sich sein Geld

Das Finanzamt kann zu wenig gezahlte Steuern direkt vom Arbeitnehmer nachfordern. Das passiert häufig, wenn sich persönliche Verhältnisse wie Steuerklasse oder Kinderfreibeträge ändern, aber nicht zeitnah in den ELStAM aktualisiert werden. Arbeitnehmer müssen solche Änderungen selbst melden.

Bei Nachforderungen im laufenden Kalenderjahr wird die Steuer zeitraumbezogen berechnet. Eine Kleinbetragsgrenze von 10 Euro gilt – allerdings nur für die Lohnsteuer, nicht für Annexsteuern. Nach Jahresende erfolgt die Berechnung bei unbeschränkt Steuerpflichtigen nach dem Jahreslohnsteiertarif.

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Verwaltungsabläufe und steuerfreie Aufmerksamkeiten

Das Betriebsstätten-Finanzamt erlässt auf Basis der Arbeitgeberanzeige einen Nachforderungsbescheid gegen den Arbeitnehmer. Die Behörde hat dabei kein Ermessen – die Nachforderung ist zwingend. Ein wichtiger Punkt: Steuerzinsen fallen in diesem Verfahren nicht an.

Neben den komplexen Regeln für Bereitschaftsdienste gibt es einfache Vergünstigungen: Kaffee und Tee für den sofortigen Verzehr bleiben als steuerfreie Aufmerksamkeit unberührt. Für Mitarbeiter von Kaffeeröstereien gelten zudem spezielle Rabattfreibeträge für den Eigenverbrauch.