Reisekosten: KI macht Abrechnung fünfmal schneller ab sofort

Das Jahr 2026 bringt neue Pauschalen, ein wichtiges EuG-Urteil zur Vorsteuer und KI-gestützte Abrechnungssysteme für Geschäftsreisen.

Von neuen Pauschalen über richtungsweisende Gerichtsurteile bis hin zur künstlichen Intelligenz – wer Geschäftsreisen abrechnet, muss umdenken.

Neue Pauschalen für 2026: Was Unternehmen wissen müssen

Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlichte bereits im Dezember 2025 die aktuellen Reisekostensätze. Für Inlandsreisen bleibt die Verpflegungspauschale bei 14 Euro für Abwesenheiten zwischen acht und 24 Stunden. Bei vollen 24 Stunden sind es 28 Euro. Die Pauschale für Übernachtungen ohne Einzelnachweis liegt bei 20 Euro.

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Wichtig für die Praxis: Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt. Ein Frühstück kostet 20 Prozent der Tagespauschale (5,60 Euro), Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent (11,20 Euro).

Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze: Norwegen 75 Euro, Bern (Schweiz) 82 Euro, die USA 59 Euro.

Auch die Sachbezugswerte wurden angepasst. Volle Verpflegung wird monatlich mit 345 Euro bewertet – aufgeschlüsselt in 71 Euro für Frühstück und je 137 Euro für Mittag- und Abendessen. Freie Unterkunft schlägt mit 285 Euro pro Monat zu Buche.

Gerichtsurteile mit Folgen für die Liquidität

Ein Urteil des Europäischen Gerichts (EuG) vom 11. Februar 2026 sorgt für Aufsehen. Unternehmen dürfen Vorsteuerabzüge jetzt bereits im Monat der Leistungserbringung geltend machen – vorausgesetzt, die Rechnung liegt vor Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung vor. Bislang war das anders geregelt. Die Folge: ein echter Liquiditätsvorteil für Firmen.

Ein BMF-Schreiben vom 3. März 2026 präzisiert zudem die Umsatzsteuerbehandlung von Firmenwagen. Bei Poolfahrzeugen erlaubt das Ministerium weiterhin die Verteilung der Ein-Prozent-Regel auf mehrere Nutzer – sofern die wechselnde Nutzung dokumentiert ist.

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Gerade bei der steuerlichen Behandlung von Firmenwagen lassen Unternehmer oft viel Geld liegen. Ein kostenloser Excel-Rechner ermittelt für Sie in unter 3 Minuten, ob die 1%-Regelung oder das Fahrtenbuch die profitablere Wahl für Ihren Betrieb ist. Optimale Firmenwagen-Besteuerung hier berechnen

Der Bundesgerichtshof (BGH) stellte klar: Mietwagen für Personenbeförderung – etwa für Uber-Fahrten – müssen nach jeder Fahrt zum Firmensitz zurückkehren. Das bestätigt die Vorgaben des Personenbeförderungsgesetzes.

Digitale Grenzkontrollen und neue Flugregeln

Seit dem 10. April 2026 gilt das EU-Einreise-/Ausreisesystem (EES). Reisende aus Nicht-EU-Staaten werden bei Kurzaufenthalten in 29 europäischen Ländern nicht mehr per Stempel, sondern digital erfasst. Biometrische Daten wie Fingerabdrücke und Gesichtsbilder ersetzen den manuellen Grenzübertritt.

Die Lufthansa ruderte Anfang Juni bei ihren Flex-Tickets zurück. Nachdem der Konzern im April noch hohe Gebühren für Stornierungen eingeführt hatte, gibt es diese nun wieder kostenlos. Grund seien veränderte geopolitischen Rahmenbedingungen und eine angepasste Auslastung.

Eine Studie des Vergleichsportals Moneyland vom 4. Juni zeigt: Mehrere Schweizer Mobilfunkanbieter senkten ihre Roaming-Gebühren drastisch – ein Anbieter sogar um 88 Prozent. Für Reisen außerhalb Europas bleiben die Preisunterschiede jedoch enorm.

KI macht Reisekostenabrechnung fünfmal schneller

Die Verwaltung von Reisekosten wird zunehmend digitalisiert. Praxisbeispiele aus dem Jahr 2026 zeigen: Automatisierte Workflows – etwa mit Texterkennung (OCR) und Schnittstellen zu DATEV – verkürzen Bearbeitungszeiten von Wochen auf Tage. Das ist bis zu fünfmal schneller als manuelle Verfahren.

Auch die Reiseplanung wird intelligenter. Das Reisebüro-Netzwerk Schmetterling startete einen Pilotversuch mit sogenannter „Agentic AI". Die Software analysiert Buchungsmuster der vergangenen drei Jahre, erstellt maßgeschneiderte Angebote und übernimmt Routineaufgaben. Ein „Provisionskompass" hilft Unternehmen, die wirtschaftlich attraktivsten Optionen zu identifizieren.

Die Botschaft ist klar: Wer 2026 im Geschäftsreise-Management nicht auf Automatisierung setzt, verschenkt Zeit und Geld.