Rechnungswesen: KI verkürzt Bearbeitung um bis zu 88 Prozent

Neue Gesetze und KI-Triebfedern treiben die digitale Rechnungsstellung massiv voran. Deutsche Firmen setzen zunehmend auf Automatisierungslösungen.

Ein aktueller Branchenbericht vom 8. Juni zeigt: Die digitale Transformation des Rechnungswesens erreicht eine neue Stufe.

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Elektronische Rechnungen auf dem Vormarsch

Weltweit werden jährlich rund 600 Milliarden Rechnungen versandt. Doch nur 29 Prozent der B2B-Rechnungen liegen in rein elektronischer Form vor. Die regionalen Unterschiede sind enorm: Lateinamerika führt mit 78 Prozent, Europa folgt mit 64 Prozent.

Die Prognosen sind klar: Das Volumen elektronischer B2B-Transaktionen soll von 88,3 Milliarden im Jahr 2026 auf 107 Milliarden bis 2030 steigen. Haupttreiber ist das ViDA-Gesetzespaket („VAT in the Digital Age“). Seit April 2025 gelten PDF-Dokumente nicht mehr als gültige elektronische Rechnungen.

Der Peppol-Standard wird zum globalen Maßstab. Mehr als 20 Länder unterstützen ihn mit nationalen Behörden. Auch Afrika zieht nach: Über zehn Länder führen 2026 eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ein. Nigeria richtete im Oktober 2025 die erste Peppol-Behörde des Kontinents ein.

Neue Regeln fürs Vorsteuerverfahren

Das Bundesfinanzministerium präzisiert die Anforderungen an die digitale Dokumentation. Ein Schreiben Anfang Juni 2026 weist auf Änderungen im Vorsteuer-Vergütungsverfahren hin – wirksam seit dem 1. Januar 2026.

Unternehmer, die nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässig sind, müssen Nachweise zwingend digital bereitstellen. Die Übermittlung erfolgt vorzugsweise über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt).

Zur Verwaltungsvereinfachung wurde ein Schwellenwert eingeführt: Kleinbeträge müssen nur noch auf explizite Anforderung belegt werden. Ziel ist die Harmonisierung mit den Regelungen für im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmen.

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Deutsche Wirtschaft setzt auf KI

Die Zahlen sprechen für sich: 54,4 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen mittlerweile KI – ein deutlicher Anstieg gegenüber rund 41 Prozent im Vorjahr. Besonders die Industrie liegt mit 58,7 Prozent vorn.

Die Anbieter reagieren. JAGGAER integrierte Anfang Juni 2026 einen digitalen Belegleser in seine Beschaffungslösung. Der Prozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlung läuft nun vollständig automatisiert.

Auch in der Logistikbranche hält die Technologie Einzug: Die UMT AG gewann den Tiefkühllogistiker NORDFROST als Neukunden für eine KI-basierte Lösung. Diese automatisiert Fangbescheinigungen im EU-CATCH-Verfahren für Fischereiprodukte. Ziel ist die sichere und schnelle Verarbeitung komplexer Importdokumente an rund 40 Standorten.

Intelligente Agenten erobern die Bürosoftware

Microsoft stellte auf einer Entwicklerkonferenz Anfang Juni 2026 den autonomen Agenten „Scout“ vor. Er überwacht Aktivitäten in Teams und Outlook und bereitet Meetings vor. Für Excel wurde zudem die Integration der Claude AI von Anthropic angekündigt. Nutzer sollen damit komplexe Arbeitsabläufe generieren und Datenbereinigungen automatisieren.

Der Markt für Finanztechnologie boomt: KI-Startups im Bereich E-Invoicing sammelten zuletzt Investitionen in Höhe von rund 411 Millionen US-Dollar ein. Der Grund liegt auf der Hand: Für 89 Prozent der europäischen IT-Führungskräfte hat die Souveränität über digitale Kommunikations- und Abrechnungsprozesse oberste Priorität.