Rechnungen ohne Unterschrift: § 14 UStG nennt die entscheidenden Pflichtangaben
Veröffentlicht am: 07.10.2026 um 02:18 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Rechnungen sind in Deutschland grundsätzlich auch ohne handschriftliche Unterschrift rechtsgültig. Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist jedoch, dass das Dokument sämtliche gesetzlichen Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) vollständig enthält. Weder auf Papierdokumenten noch bei digitalen Formaten wie PDF-Dateien oder E-Mails ist eine Signatur zwingend vorgeschrieben.
Gesetzliche Vorgaben und Verzicht auf Signaturen
Nach den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes reicht die bloße Erfüllung des gesetzlichen Katalogs aus. Zu den zwingenden Bestandteilen nach § 14 Abs. 4 Nr. 1 bis 8 UStG gehören der vollständige Name und die Anschrift von Aussteller und Empfänger, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie das Ausstellungsdatum.
Zudem müssen eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Art und der Umfang der Leistung, der Leistungszeitpunkt sowie das Entgelt aufgeführt sein. Hinzu kommen der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag oder alternativ ein eindeutiger Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Gesetzlich besteht weder eine Pflicht zur handschriftlichen Unterschrift noch zum Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur. Nach § 14 Abs. 3 UStG müssen Rechnungssteller lediglich sicherstellen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit des Dokuments gewährleistet sind.
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Eine handschriftliche Unterzeichnung bleibt vor allem dann relevant, wenn es sich um den Nachweis einer Quittung über eine erfolgte Barzahlung nach § 368 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) handelt.
Sonderregeln für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen
Auch für Betriebe, welche die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, greift dieser Grundsatz: Eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Seit dem Jahr 2025 gelten für steuerfreie Kleinunternehmerumsätze zudem vereinfachte Vorgaben nach § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
Demnach genügen Name und Anschrift beider Parteien, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Gesamtentgelt, ein Verweis auf die Befreiung nach § 19 UStG sowie wahlweise die Steuernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine Kleinunternehmer-ID. Die Angabe einer Rechnungsnummer und des genauen Leistungsdatums ist in diesen Fällen gesetzlich nicht vorgeschrieben, bleibt in der Praxis jedoch empfehlenswert.
Die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer liegen bei maximal 25.000 Euro im Vorjahr und maximal 100.000 Euro im laufenden Jahr; bei Neugründungen gilt im Gründungsjahr eine Grenze von 25.000 Euro. Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro greifen wiederum die Erleichterungen der §§ 33 und 34 UStDV.
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Wichtige Ausnahme bei Bewirtungskosten und Fristen
Eine wesentliche Ausnahme von der Unterschriftenfreiheit betrifft Bewirtungsaufwendungen. Für den Abzug als Betriebsausgabe verlangt die Finanzverwaltung auf entsprechenden Belegen weiterhin zwingend eine Unterschrift. Zudem müssen der konkrete Anlass, die Namen aller Teilnehmer einschließlich des Gastgebers, das Datum sowie der Betrag dokumentiert sein.
Fehlen diese Angaben oder sind sie nicht unveränderbar festgehalten, gefährdet dies den Betriebsausgabenabzug im Fall einer Betriebsprüfung. Liegt der Rechnungsbetrag unter 250 Euro, entfällt zwar die Verpflichtung zur E-Rechnung und ein Papierbeleg genügt, dieser sollte jedoch zeitnah – in der Praxis regelmäßig innerhalb von zehn Tagen – vollständig erfasst werden.
Belege unterliegen zudem geregelten Aufbewahrungsfristen. Gemäß § 14b UStG müssen Rechnungen acht Jahre lang aufbewahrt werden. Für ein Dokument aus dem Oktober 2026 endet die Aufbewahrungsfrist demnach mit Ablauf des 31. Dezembers 2034.
