Lohnabrechnung digital: Neue Pflicht für alle Arbeitgeber ab Januar
10.06.2026 - 14:49:35 | boerse-global.de
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber in Deutschland ihre sozialversicherungsrelevanten Entgeltunterlagen vollständig digital führen. Die allgemeine Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026. Betroffen sind alle Lohnabrechnungen sowie begleitende Unterlagen wie Befreiungsanträge oder Immatrikulationsbescheinigungen – sofern diese Vorgänge nach dem Jahreswechsel anfallen.
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Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Die gesetzliche Basis für die Umstellung liefert die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Gemäß § 8 Abs. 3 BVV müssen entgeltrelevante Dokumente nicht nur elektronisch vorgehalten, sondern auch maschinell auswertbar sein. Die Systeme müssen den GoBD entsprechen – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Nur so ist die geforderte Revisionssicherheit gewährleistet.
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Einführung einer vollständigen digitalen Personalakte gibt es zwar noch nicht. Doch der Gesetzgeber erhöht den Druck zur Digitalisierung im HR-Bereich stetig. Wer sich nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert bei künftigen Betriebsprüfungen Bußgelder oder Nachforderungen der Sozialversicherungsträger.
Die Kostenfrage: Lohnt sich die Umstellung?
Branchenanalysen beziffern das Einsparpotenzial auf 5.000 bis 15.000 Euro pro Jahr – basierend auf einem durchschnittlichen Stundenlohn von 30 Euro. Der größte Hebel: die Zeitersparnis bei der Dokumentensuche. Während die manuelle Suche in physischen Archiven durchschnittlich 12 bis 20 Minuten dauert, reduziert sich der Aufwand bei digitalen Systemen auf weniger als 30 Sekunden.
Konkret: Bei einem administrativen Aufwand von rund 400 Stunden pro Jahr ist eine Reduktion um 50 Prozent möglich. Das entspricht einer Ersparnis von rund 6.000 Euro. Der Return on Investment wird dabei als zentrales Maß für die Effizienz der Umstellung herangezogen.
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EU-Entgelttransparenz: Deutschland säumig
Parallel zur technischen Umstellung steht Deutschland unter regulatorischem Handlungsdruck. Die Bundesregierung hat die Frist zur Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie verstreichen lassen – sie endete am 7. Juni 2026. Eine nationale Regelung wird nun erst für Anfang 2027 erwartet.
Die Richtlinie sieht vor, dass Unternehmen ab 100 Mitarbeitern detaillierte Berichtspflichten erfüllen müssen. Bei Lohnunterschieden von mehr als 5 Prozent zwischen den Geschlechtern sind Korrekturmaßnahmen zwingend vorgeschrieben. Der aktuelle Gender Pay Gap liegt in Deutschland bei etwa 15,6 bis 16 Prozent, der EU-Durchschnitt bei 11,1 Prozent. Seit Ablauf der Umsetzungsfrist können sich Beschäftigte unter bestimmten Voraussetzungen direkt auf die EU-Richtlinie berufen.
KI im Personalwesen: Neue Transparenzpflichten ab August
Zusätzlich treten im August 2026 neue Anforderungen durch den EU AI Act in Kraft. Die Regeln für den Einsatz Künstlicher Intelligenz im Personalwesen sehen weitreichende Transparenzpflichten vor. Der EU AI Act ist zwar bereits seit August 2024 grundsätzlich in Kraft, die spezifischen Regelungen für HR-Systeme werden jedoch stufenweise wirksam.
Bleibt noch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Sie basiert auf einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022. Eine elektronische Erfassung ist noch nicht für alle Betriebe zwingend vorgeschrieben, aber eine gesetzliche Konkretisierung wird politisch vorbereitet. Der Trend zur vollständigen Digitalisierung der Personalverwaltung ist damit unübersehbar.
