KI-Verordnung: Protokolle sechs Monate speichern, Pflichten ab 2027 und 2028
Veröffentlicht am: 24.09.2026 um 02:48 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Aktuelle Fachbeiträge befassen sich im September 2026 mit der Transformation der Personalverwaltung durch Künstliche Intelligenz (KI). Im Mittelpunkt der Debatte stehen die Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung sowie die notwendige menschliche Kontrolle bei der automatisierten Bewerbungsauswertung. Während KI-Systeme erhebliche Effizienzgewinne versprechen, warnen Experten vor technologischen Risiken und regulatorischen Anforderungen.
Risiken und Manipulationsversuche im Bewerbungsprozess
Beim Einsatz von KI-Systemen im Recruiting zeigt sich eine wachsende Diskrepanz zwischen Automatisierung und Datenintegrität. Allgemeine Chatbots neigen dazu, in Bewerbungsunterlagen Qualifikationen zu erfinden, sofern sie nicht durch spezialisierte Workflows gesteuert werden. Solche spezialisierten Systeme gleichen Aussagen mit Profildaten ab und gewichten Anforderungen aus Stellenanzeigen gezielt.
Zudem stellt das sogenannte „Prompt-Injection“ eine neue Herausforderung für Unternehmen dar. Hierbei versuchen Bewerber, die Recruiting-KI durch versteckte Befehle in minimaler oder weißer Schriftfarbe zu einer positiven Bewertung zu bewegen.
Eine Untersuchung der Duke University identifizierte im Mai 2026 solche Manipulationsversuche in rund 1 % von fast 200.000 geprüften Lebensläufen. Als Reaktion darauf hat Google mit „Model Guard“ eine Lösung zur Erkennung solcher Eingriffe veröffentlicht.
Laut einer Randstad-Umfrage nutzen bereits 33 % der KI-anwendenden Firmen die Technologie zur Unterlagenanalyse und 31 % für eine erste Vorauswahl. Dennoch herrscht Skepsis: Laut einer Gartner-Befragung vom Juli 2025 vertraut lediglich gut ein Viertel der Bewerber darauf, dass KI-Systeme in Auswahlverfahren fair urteilen.
Regulatorische Anforderungen der KI-Verordnung und des Datenschutzes
Der rechtliche Rahmen für den Einsatz von KI in Personalabteilungen verschärft sich. Die KI-Verordnung stuft Systeme zur Bewerbungsanalyse oder Kandidatenbewertung als Hochrisiko-Anwendungen ein. Betreiber sind verpflichtet, die bestimmungsgemäße Nutzung sicherzustellen und zu kontrollieren.
Automatisch erzeugte Protokolle müssen dabei mindestens sechs Monate lang aufbewahrt werden. Die einschlägigen Pflichten treten laut Artikel 113 der Verordnung gestaffelt zum 2. Dezember 2027 beziehungsweise zum 2. August 2028 in Kraft.
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Arbeitsrechtlich behalten Arbeitgeber nach § 106 GewO das Recht, Arbeitsmittel und damit auch KI-Systeme vorzugeben oder private Dienste zu untersagen. Eine Arbeitsrechtlerin wies darauf hin, dass vertrauliche oder personenbezogene Daten nicht ohne Weiteres in externe Systeme eingegeben werden dürfen.
Zudem unterliegen technische Systeme zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle der Mitbestimmung durch den Betriebs- oder Personalrat. Auch gemäß Artikel 22 DSGVO sind ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit erheblicher Wirkung, wie sie im Bewerbungsprozess vorkommen können, grundsätzlich eingeschränkt und erfordern menschliche Schutzvorkehrungen.
Digitalisierung der Entgeltabrechnung und administrative Pflichten
Ein wesentlicher Umbruch steht in der Entgeltabrechnung bevor. Zum 31. Dezember 2026 endet die Befreiung von der Pflicht zur elektronischen Führung ergänzender Entgeltunterlagen. Ab dem 1. Januar 2027 gilt diese Verpflichtung für alle Arbeitgeber.
Die Unterlagen dienen der Deutschen Rentenversicherung als Nachweis bei der elektronischen Betriebsprüfung (euBP), die üblicherweise alle vier Jahre stattfindet. Einfache Netzlaufwerke oder PDF-Strukturen genügen dabei in der Regel nicht den Anforderungen an die Revisionssicherheit und Änderungsnachvollziehbarkeit.
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Parallel dazu rückt die Prozessautomatisierung im Finanzwesen näher an die Personalwirtschaft. Experten betonen, dass die Digitalisierung etwa bei der E-Rechnung erst durch automatisierte Prüf- und Buchungsläufe ihren vollen Nutzen entfaltet. Für die kommenden Monate sind bereits zahlreiche Fachseminare angekündigt, um Unternehmen auf die Umstellung vorzubereiten.
Strategische Ansätze und Wirtschaftlichkeit
Große Marktteilnehmer wie SAP setzen verstärkt auf integrierte Analysen. Die Plattform „People Intelligence“ in der SAP Business Data Cloud soll Mitarbeiterdaten mit Qualifikationsprofilen verknüpfen, um künftigen Personalbedarf zu prognostizieren. Auch Versicherer wie Talanx verfolgen mit einer eigenen Strategie das Ziel, KI-Anwendungen konzernweit zu skalieren.
Dort unterstützen mehr als 430 „Copilot Champions“ die Belegschaft beim Einsatz von Microsoft Copilot in Bereichen wie der Schadenbearbeitung oder dem Einkauf. Personalvorständin Caroline Schlienkamp unterstrich in diesem Zusammenhang, dass die KI-Einführung zwingend von Qualifizierungsmaßnahmen begleitet werden müsse.
Trotz des technologischen Fortschritts bleibt die wirtschaftliche Bilanz oft noch unklar. Laut dem PwC Global CEO Survey 2026 konnten 56 % der befragten CEOs bisher weder Umsatzsteigerungen noch Kostensenkungen durch KI verzeichnen.
Ein fiktives Berechnungsbeispiel verdeutlicht jedoch das Potenzial: Bei 10.000 Serviceanfragen pro Monat könnten die Kosten durch eine 40-prozentige Automatisierungsquote von 180.000 Euro auf 127.000 Euro sinken, sofern die Qualität und der Prüfaufwand stabil bleiben.
Professor Stefan Strohmeier von der Universität des Saarlandes gab jedoch zu bedenken, dass integrierte HR-Plattformen wissenschaftlich nicht belegbar Einzellösungen überlegen seien; entscheidend bleibe eine stabile Datenbasis und die Integration in bestehende Prozesse.
