KI im Büro: Nutzung springt von 59 auf 75 Prozent

KI-Nutzung in Unternehmen steigt rasant, doch viele Firmen haben noch keine offiziellen Richtlinien. Vorwerk zeigt, wie der Großbetrieb gelingt.

Während immer mehr Beschäftigte eigenständig auf Künstliche Intelligenz setzen, fehlt es vielerorts an klaren Regeln und Strategien. Eine aktuelle Studie zeigt: Die Kluft zwischen technologischen Möglichkeiten und tatsächlicher Nutzung bleibt groß.

KI-Nutzung explodiert – Firmen ohne Leitplanken

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Eine Untersuchung von SPS und der WORKTECH Academy aus dem Frühjahr 2026 zeichnet ein klares Bild: Die Nutzung von KI-Tools ist innerhalb eines Jahres von 59 auf 75 Prozent gestiegen. Befragt wurden 679 Teilnehmer aus acht Ländern und acht Branchen. Doch während die Belegschaft die neuen Werkzeuge regelrecht stürmt, reagieren die Unternehmen nur zögerlich. Rund ein Drittel der Firmen hat noch immer keine offiziellen Richtlinien für den Einsatz Künstlicher Intelligenz.

Besonders bemerkenswert: 15 Prozent der Angestellten finanzieren ihre KI-Helfer inzwischen aus eigener Tasche. Der Grund liegt auf der Hand: Zeitfresser im Büroalltag nerven. So gaben 23 Prozent der Befragten an, dass die Suche nach Informationen sie massiv ausbremst – ein Problem, das intelligente Assistenten lösen sollen.

Vorwerk zeigt, wie der KI-Großbetrieb aussieht

Ein deutsches Unternehmen geht bereits mit gutem Beispiel voran. Vorwerk hat mit „Vorwerk Assist" eine interne Plattform geschaffen, die als zentrale Schnittstelle für die gesamte Organisation dient. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: 10.000 individuelle Assistenten wurden entwickelt, rund 900 Millionen Anfragen verarbeitet. Möglich machte dies ein Netzwerk von 72 sogenannten Botschaftern in 15 Ländern. Der Fall zeigt, welcher organisatorische Aufwand nötig ist, um KI vom Pilotprojekt zum Kerngeschäft zu machen.

Monday.com und Floatboat: Neue Werkzeuge für den Alltag

Die Softwarebranche reagiert auf den Hunger nach effizienteren Abläufen. Monday.com brachte Ende Mai drei neue KI-Funktionen auf den Markt. Dazu gehören ein Tool zur Generierung von Arbeitslösungen per Texteingabe, ein Baukasten für Geschäftsanwendungen ohne Programmierkenntnisse und ein kontextbewusster Assistent. Interessant: Über 70 Prozent der Nutzer haben keinen technischen Hintergrund – die Demokratisierung der Automatisierung ist in vollem Gange.

Mit Floatboat betritt ein weiterer Anbieter die Bühne. Dessen „proaktives Agenten"-System startete ebenfalls Ende Mai und arbeitet direkt vom Kalender aus. Es integriert sich in Plattformen wie Google, Notion und Lark und automatisiert Routineaufgaben wie die Vorbereitung von Meetings oder das Nachfassen von Deadlines. Der Kalender wird so vom passiven Terminspeicher zum aktiven Arbeitsmotor.

Gmail wird persönlich – Gemini lernt den Chef kennen

Auch die Kommunikationsplattformen werden smarter. Gmail hat seine Gemini-KI im Frühjahr 2026 so weiterentwickelt, dass sie den persönlichen Schreibstil des Nutzers lernt – von der Wortwahl bis zur Satzlänge. Das Ergebnis: authentischer klingende Nachrichten, die den kognitiven Aufwand für Routine-Korrespondenz senken sollen. Verfügbar ist die Funktion für bestimmte Abonnement-Stufen.

Windows 11 wird schneller – und bald zum „intelligenten Canvas"

Die Basis all dieser Tools – das Betriebssystem – wird ebenfalls fit für die KI-Zukunft gemacht. Microsoft veröffentlichte Ende Mai ein optionales Vorschau-Update (KB5089573) für Windows 11. Teil der „K2"-Performance-Initiative, verspricht es deutliche Geschwindigkeitsgewinne: Systemmenüs sollen bis zu 70 Prozent schneller reagieren, Anwendungen starten 40 Prozent flotter.

Doch das ist nur der Anfang. Microsoft plant, Windows 11 bis Mitte 2026 in eine „intelligente Leinwand" zu verwandeln. Die klassische Taskleisten-Suche soll durch einen fortschrittlichen Assistenten ersetzt werden. Neue Funktionen können Daten aus Bildern und PDFs direkt in Tabellen extrahieren – und das per lokaler KI-Verarbeitung. Das Betriebssystem wird damit vom reinen Gastgeber zum aktiven Datenverarbeiter.

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Baugewerbe hinkt hinterher – fragmentierte Daten als Bremse

Während die Bürowelt aufholt, kämpfen spezialisierte Branchen noch mit Altlasten. Eine PwC-Umfrage aus dem Jahr 2025 unter 100 deutschen Bau- und Planungsfirmen offenbart eine eklatante Lücke zwischen Digitalisierungspotenzial und Praxis. Fragmentierte Daten in Zeiterfassung, Projektcontrolling und Abrechnung führen zu nicht abgerechneten Stunden und unzuverlässigem Projektmanagement. Lösungen wie PRO.FILE, die CAD-, Office- und ERP-Systeme integrieren, sollen Abhilfe schaffen.

Die Präsenzdebatte: Qualität schlägt Quantität

Die Frage nach der Büropräsenz bleibt ein Dauerbrenner. Die Arbeitswissenschaftlerin Johanna Bath untersuchte die Wirksamkeit von Pflicht-Präsenztagen in hybriden Modellen. Ihr Ergebnis: Die konkrete Anzahl der Bürotage korreliert nicht direkt mit der Leistung. Entscheidend ist die Qualität der Zusammenarbeit – ein klarer Widerspruch zur Annahme, dass Anwesenheit automatisch Effizienz bedeutet.

Geschäftsreisen: Kürzer, aber nicht weniger wertvoll

Auch die Geschäftsreise verändert sich. Der Global Business Travel Association (GBTA) zufolge sollen die Ausgaben für europäische Geschäftsreisen 2026 auf 389,9 Milliarden Euro steigen – ein Plus von 8,2 Prozent. 83 Prozent der Reisenden bestätigen den Wert von Reisen für den Geschäftserfolg. Doch die Reisen werden kürzer: 34 Prozent dauern nur einen Tag, 38 Prozent zwei bis drei Tage.

Ausblick: Vom Experiment zur Kernfunktion

Der Trend ist klar: KI wandert von der Experimentierphase in die Kernprozesse. Doch der Weg ist steinig. Eine Studie von Zoi unter 500 IT-Entscheidern großer deutscher Unternehmen zeigt: 76 Prozent testen KI-Agenten, aber nur 19 Prozent haben sie erfolgreich in Kernprozesse integriert. Die Haupthindernisse: komplexe IT-Infrastrukturen und fehlendes Spezialwissen.

79 Prozent der IT-Entscheider erwarten keine Jobverluste durch die neuen Technologien. Dennoch wird eine definierte KI-Strategie zur dringenden Notwendigkeit, um die Lücke zwischen Mitarbeiter-Initiative und Unternehmenseffizienz zu schließen. Branchenevents wie der Digitalisierungstag Südtirol Ende Mai und die Asseco Vision Days im September werden voraussichtlich weitere Standards für diese integrierte, KI-gesteuerte Bürozukunft setzen.