Entgeltunterlagen: Elektronische Pflicht für alle Arbeitgeber ab Januar
Veröffentlicht: 15.07.2026 um 02:39 Uhr, Redaktion boerse-global.de
Das Ende der Übergangsphase für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Deutschen Rentenversicherung steht bevor. Papierdokumente oder hybride Mischformen werden dann bei Betriebsprüfungen nicht mehr anerkannt.
Maschinell auswertbar und revisionssicher
Die gesetzliche Grundlage bilden § 28f SGB IV und § 8 der Beitragsverfahrensverordnung. Konkret bedeutet das: Entgeltunterlagen müssen maschinell auswertbar und revisionssicher geführt werden. Eine vollständige digitale Personalakte für alle Mitarbeiterdokumente schreibt das Gesetz zwar nicht vor. Doch die Pflicht, lohn- und sozialversicherungsrelevante Daten elektronisch vorzuhalten, macht die digitale Mitarbeiterakte faktisch zum Standard.
EU-Vorgaben verschärfen die Lage
Parallel zur technischen Umstellung kommt eine weitere rechtliche Hürde auf Unternehmen zu. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) hätte Deutschland bereits im Juni 2026 in nationales Recht umsetzen müssen – passiert ist das bislang nicht. Ab einer Größe von 100 Beschäftigten müssen Unternehmen künftig bestehende Entgeltunterschiede offenlegen. Die umfassenden Berichtspflichten und erweiterten Auskunftsansprüche greifen voraussichtlich ab Juni 2028.
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Die Rechtsprechung orientiert sich aber schon jetzt an den europäischen Vorgaben. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) fällte im Oktober 2025 und Februar 2026 wegweisende Urteile zur Beweislast bei vermuteter Entgeltdiskriminierung. Kennt ein Mitarbeiter das Gehalt eines Kollegen derselben Vergleichsgruppe, kann das bereits eine Diskriminierungsvermutung begründen. Dann liegt die Beweislast beim Arbeitgeber.
KI in der Payroll: Viel Potential, wenig Praxis
Trotz des regulatorischen Drucks hinkt die technologische Umsetzung vielerorts hinterher. Eine Studie von IW Consult im Auftrag von SPS Germany zeigt: Die Digitalisierung der Payroll gilt zwar als Effizienztreiber, stagniert aber in der Praxis.
Rund 28 Prozent der Großunternehmen mit mehr als 1.700 Beschäftigten nutzen bereits KI in der Entgeltabrechnung. Doch nur 4 Prozent setzen diese Technologien tatsächlich produktiv ein. Der Optimismus in der Branche ist dennoch groß: 71 Prozent der Befragten erwarten positive Effekte durch die fortschreitende Digitalisierung.
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Warum Unternehmen jetzt handeln müssen
Die Motive für den Wandel sind klar: 64 Prozent der befragten Unternehmen nennen den Bedarf an Automatisierung als Hauptgrund. Für 51 Prozent ist der drohende Wissensabfluss durch ausscheidende Mitarbeiter ein starkes Motiv, Prozesse digital zu festigen.
Ein Viertel der Unternehmen setzt bereits auf Payroll-Outsourcing. 83 Prozent dieser Betriebe berichten von Verbesserungen in ihren Abläufen. Branchenbeobachter betonten zuletzt auf dem Fachkongress in Köln im Juni 2026: Die Payroll entwickelt sich zunehmend von einer administrativen Aufgabe zu einem strategischen Bestandteil der Personalarbeit. Wer jetzt nicht umstellt, wird ab Januar 2027 ein Problem haben.
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