Entgeltunterlagen: Ab 2027 müssen Arbeitgeber alle Daten digital führen
Veröffentlicht am: 02.10.2026 um 21:09 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Für Unternehmen rückt eine weitreichende Umstellung im Personal- und Abrechnungswesen näher. Ab dem 1. Januar 2027 müssen grundsätzlich alle Arbeitgeber in Deutschland ihre Entgeltunterlagen nach Paragraph 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) vollständig elektronisch führen.
Gleichzeitig sind die Daten für Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung digital bereitzustellen. Eine bisher bestehende Befreiungsmöglichkeit läuft zum 31. Dezember 2026 endgültig aus, wie aus einem Branchenbericht vom 2. Oktober 2026 hervorgeht.
Digitale Bereitstellung ohne inhaltliche Ausweitung
Die Neuregelung bedeutet für Arbeitgeber einen Wechsel des Verfahrens, bringt jedoch in der Sache keine neuen inhaltlichen Nachweispflichten mit sich.
Was bisher in Papierform dokumentiert werden durfte, muss künftig rein digital erfasst und archiviert werden. Dabei verlangt der Gesetzgeber neben der elektronischen Führung insbesondere eine lückenlose und eindeutige Zuordnung aller Dokumente zu den jeweiligen Beschäftigten. Zudem müssen die Unterlagen für Prüfinstanzen jederzeit schnell verfügbar und lesbar sein.
Obwohl die digitale Form verbindlich vorgeschrieben wird, setzt der Gesetzgeber den Betrieben bei der Wahl der technischen Hilfsmittel keine engen Grenzen. Eine bestimmte Software oder ein spezifisches Dateiformat ist regulatorisch nicht vorgeschrieben.
Arbeitgeber können somit flexible, auf ihre Betriebsgröße abgestimmte Lösungen nutzen. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung, die Einhaltung des Datenschutzes und die Datensicherheit verbleibt jedoch vollumfänglich beim Arbeitgeber.
Aufbewahrungsfristen und Ausnahmeregelungen
Hinsichtlich der Archivierung sind differenzierte Fristen zu beachten. Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht müssen die elektronischen Entgeltunterlagen bis zum Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt.
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Unabhängig davon behalten jedoch die allgemeinen steuerlichen Fristen unverändert ihre Gültigkeit. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre elektronischen Archivsysteme beiden Rechtsbereichen genügen und Dokumente nicht vor Ablauf der jeweils längeren Frist vernichtet oder gelöscht werden.
Nicht alle Beschäftigungsverhältnisse sind von der Umstellung gleichermaßen betroffen. Der Gesetzgeber sieht eine eng gefasste Ausnahme vor: Für Beschäftigte in privaten Haushalten gilt die Verpflichtung zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen nicht. In allen anderen Wirtschaftsbereichen und Betriebsformen ist die elektronische Ablage hingegen ausnahmslos obligatorisch.
Anforderungen an die betriebliche Vorbereitung
Mit dem Auslaufen der Übergangsfrist am 31. Dezember 2026 verbleibt den Betrieben eine klar begrenzte Spanne, um bestehende Prozesse an die Vorgaben anzupassen. Vor allem Unternehmen, die bislang von der gesetzlichen Befreiung Gebrauch gemacht oder Dokumente noch in Papierordnern archiviert haben, stehen vor organisatorischen Aufgaben.
Hierzu zählt neben der Auswahl oder Anpassung geeigneter Entgeltabrechnungssysteme auch die Integration digitaler Prüfschnittstellen. Nur wenn die Unterlagen den Prüfern der Rentenversicherung strukturiert und zeitnah elektronisch übermittelt werden können, lassen sich Beanstandungen oder Nachforderungen im Rahmen künftiger Betriebsprüfungen vermeiden. Die vollständige Digitalisierung soll Prüfabläufe beschleunigen und Medienbrüche in der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Wirtschaft abbauen.
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Die Umstellung auf die digitale Entgeltunterlage ist somit ein wichtiger Schritt zur Modernisierung der betrieblichen Verwaltung. Betriebe sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Systeme rechtzeitig zu prüfen und den Anforderungen der Deutschen Rentenversicherung gerecht zu werden.
