Entgeltabrechnung: Ab 2027 müssen alle Unterlagen digital sein
10.06.2026 - 20:30:40 | boerse-global.de
Die Personalverwaltung steckt in der Zwickmühle: Offene Stellen bleiben unbesetzt, während neue Digitalisierungsvorschriften den Druck erhöhen. Rund 1,15 Millionen Arbeitsplätze waren im ersten Quartal 2026 unbesetzt. Zwar sind das rund 105.800 weniger als im Vorquartal – doch der Fachkräftemangel bleibt akut.
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Wenn Qualifikation und Nachfrage nicht zusammenpassen
Das Problem sitzt tiefer. 264 Arbeitslose kommen derzeit auf 100 offene Stellen. Trotz steigender Arbeitslosigkeit finden Angebot und Nachfrage nicht zusammen. Der Grund: fehlende Qualifikationen.
Nur 24 Prozent der ausgeschriebenen Stellen verlangen keine Berufsausbildung. Gleichzeitig haben 48 Prozent der Arbeitssuchenden keinen entsprechenden Abschluss. In spezialisierten Bereichen wie der Entgeltabrechnung, wo komplexes Rechtswissen nötig ist, trifft diese Lücke besonders hart.
Digitalisierung zwingt Unternehmen zum Handeln
Bis 2027 müssen Unternehmen umdenken. Schon seit Anfang 2022 schreibt der Gesetzgeber vor, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch aufzubewahren. Ab dem 1. Januar 2027 kommt der Hammer: Dann müssen alle sozialversicherungsrelevanten Entgeltunterlagen vollständig digital geführt werden.
Das bedeutet: Personalverrechner brauchen nicht nur Steuer- und Sozialversicherungswissen. Sie müssen auch die revisionssichere digitale Archivierung nach den GoBD-Richtlinien beherrschen.
Drei Strategien gegen den Personalmangel
Die Rekrutierung wird nicht einfacher. Der Anteil ausbildender Betriebe erreichte 2025 einen historischen Tiefstand. Unternehmen reagieren mit neuen Ansätzen.
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Der DEKRA HR-Report 2026 zeigt: Jedes dritte Unternehmen rechnet mit mehr Fachkräften aus dem Ausland. 37 Prozent der HR-Entscheider erwarten Zuwachs aus der EU, 31 Prozent aus Drittstaaten.
Parallel setzen Firmen auf interne Weiterbildung. Statt nur extern zu suchen, fördern sie eigene Mitarbeiter – etwa zur Fachkraft oder zum Meister. Der öffentliche Dienst zieht nach: In Nordrhein-Westfalen genehmigte der Landtag für 2027 rund 12.750 frühzeitige Einstellungszusagen, unter anderem für die Steuerverwaltung.
Düstere Aussichten für den Arbeitsmarkt
Der Wettbewerb um Top-Leute wird härter. Das Arbeitsmarktbarometer der ManpowerGroup für das dritte Quartal 2026 zeigt den niedrigsten Wert seit fünf Jahren: Nur noch 6 Prozent Netto-Beschäftigungsausblick.
38 Prozent der Unternehmen nennen wirtschaftliche Herausforderungen als Hauptgrund für geplanten Stellenabbau. Das Paradox: Bei sinkendem Personalstamm sind Firmen stärker auf effiziente, digitalisierte Prozesse angewiesen – und damit auf genau die Spezialisten, die kaum zu finden sind.
