ChatGPT im Unternehmen ist noch keine Automatisierung – warum viele Chefs ihren KI-Fortschritt massiv überschätzen

Eindhoven - ChatGPT oder Claude gehören in vielen Unternehmen inzwischen zum Arbeitsalltag. Sie unterstützen beim Schreiben von Texten, bei der Recherche oder bei der Erstellung von Präsentationen. Doch ihr Einsatz allein automatisiert noch keine Unternehmensprozesse. Dass inzwischen 54,5 Prozent der deutschen Unternehmen KI nutzen, sagt deshalb wenig darüber aus, wie weit sie bei der tatsächlichen Automatisierung ihrer Abläufe sind.

Wenn ein Mitarbeiter ChatGPT öffnet, einen Prompt eingibt und das Ergebnis anschließend selbst in drei andere Systeme kopiert, ist das keine Automatisierung. Das eigentliche Potenzial beginnt dort, wo KI eigenständig Informationen abruft, Entscheidungen vorbereitet und ganze Arbeitsabläufe anstößt. Nachfolgend erfahren Sie, warum der Einsatz von KI allein noch keine Automatisierung bedeutet, wie KI-Agenten und automatisierte Workflows insbesondere in Marketing und Vertrieb Arbeit abnehmen können und welche Prozesse Unternehmen heute bereits weitgehend automatisieren können.

Der Unterschied liegt im Prozess

Beim Einsatz von KI lässt sich grundsätzlich zwischen einem einzelnen Werkzeug und einer automatisierten Infrastruktur unterscheiden. Öffnet ein Mitarbeiter ChatGPT oder Claude, gibt selbst den notwendigen Kontext ein und überträgt das Ergebnis anschließend in andere Anwendungen, bleibt er der Ausgangspunkt des gesamten Ablaufs. Fällt die Person aus, steht häufig auch der Prozess still.

Eine Automatisierung funktioniert dagegen ereignisbasiert. Ein ausgefülltes Formular, eine neue Anfrage oder die Änderung des Deal-Status kann einen festgelegten Ablauf auslösen. Benötigte Informationen stammen direkt aus dem CRM, der Datenbank oder anderen Systemen, während Ergebnisse automatisch zurückgeschrieben werden. So entsteht ein reproduzierbarer und messbarer Prozess.

KI-Agenten gehen noch weiter. Statt einem festen Ablauf zu folgen, erhalten sie ein Ziel und entscheiden selbst, welche Werkzeuge sie dafür einsetzen. Das schafft zusätzliche Möglichkeiten, erhöht zugleich jedoch Komplexität und Kosten. Für viele Unternehmen liegt der größere Nutzen deshalb zunächst in zuverlässigen Workflows, die wiederkehrende Aufgaben zuverlässig erledigen.

Was Marketing und Vertrieb bereits automatisieren können

Besonders geeignet sind regelbasierte, wiederkehrende und dokumentierbare Tätigkeiten. Im Vertrieb können Systeme beispielsweise neue Leads anhand eines definierten Ideal-Kundenprofils abgleichen. Eindeutige Treffer gelangen direkt in den weiteren Prozess, Grenzfälle werden einem Mitarbeiter vorgelegt und ungeeignete Kontakte einer Nurture-Strecke zugeordnet. Auch Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten lassen sich erfassen und strukturiert aufbereiten.

Bei der Content-Erstellung geht es ebenfalls um mehr als um automatisch erzeugte Texte. Automatisieren lässt sich vielmehr die Produktionsstrecke von Recherche und Briefing über die Rohfassung und Freigabe bis hin zur Veröffentlichung und Weiterverwertung für verschiedene Kanäle. Entscheidend bleibt dabei die Datengrundlage: Je besser ein System auf tatsächliche Fälle, Zahlen und unternehmenseigenes Wissen zugreifen kann, desto spezifischer fällt das Ergebnis aus.

Darüber hinaus können Follow-ups, Gesprächszusammenfassungen, CRM-Einträge oder erste Angebotsentwürfe automatisch entstehen. Beziehungsaufbau, Verhandlungen und strategische Entscheidungen sollten dagegen beim Menschen bleiben.

Schlechte Prozesse werden durch KI nicht besser

Bevor Unternehmen automatisieren, müssen sie ihre Abläufe verstehen. Wer erledigt welche Aufgabe, wie häufig fällt sie an, welche Systeme sind beteiligt und an welcher Stelle entstehen Verzögerungen? Erst danach lässt sich beurteilen, wo eine Automatisierung tatsächlich Zeit spart oder wirtschaftlichen Nutzen schafft.

Dabei gilt: Ein komplizierter Prozess mit zahlreichen Sonderfällen, mehreren Excel-Listen und Absprachen, die nur einzelne Mitarbeiter kennen, eignet sich kaum als Grundlage. Zunächst müssen Abläufe vereinfacht und Daten strukturiert werden. Klare Status, zuverlässige Schnittstellen und eine zentrale Datenbasis bilden anschließend das Fundament für automatisierte Prozesse.

In der Einführungsphase sollte außerdem ein Mensch die Ergebnisse überprüfen. Erst wenn der Workflow zuverlässig funktioniert, können Freigaben schrittweise reduziert werden. Gleichzeitig braucht es einen Verantwortlichen, der Fehler nachvollzieht, Änderungen begleitet und die Funktionsfähigkeit überwacht.

Wo Automatisierung endet

Der größte Vorteil automatisierter Abläufe liegt häufig in der Geschwindigkeit und Verlässlichkeit. Neue Anfragen können innerhalb weniger Minuten bearbeitet werden, Follow-ups geraten nicht in Vergessenheit und Informationen werden vollständig dokumentiert. Auch die Ansprache lässt sich stärker auf den konkreten Kontext eines Kontakts abstimmen.

Dennoch sollte nicht jede Entscheidung an ein KI-System übertragen werden. Schlechte Daten führen auch bei automatisierter Verarbeitung zu schlechten Ergebnissen. Besonders bei verbindlichen Zahlen, rechtlichen Inhalten oder Preiszusagen bleibt eine Prüfung erforderlich. Zudem ersetzt Automatisierung weder Vertrauen im Verkauf noch ein überzeugendes Angebot.

Wie die Arbeitsteilung aussehen kann, zeigt ein automatisierter Vertriebsprozess: Ein System erfasst einen Kontakt, ergänzt relevante Informationen, prüft dessen Eignung und bereitet das Verkaufsgespräch vor. Anschließend kann es das Gespräch zusammenfassen, das CRM aktualisieren, Aufgaben erstellen und einen ersten Angebotsentwurf vorbereiten. Selbst das Follow-up lässt sich abhängig vom Verhalten des Interessenten steuern.

Der Mensch bleibt dennoch an den entscheidenden Stellen eingebunden – etwa im persönlichen Gespräch, bei Preis- und Angebotsfreigaben, bei Grenzfällen oder Eskalationen.

Damit zeigt sich auch, woran sich tatsächlicher KI-Fortschritt im Unternehmen messen lässt: nicht daran, wie viele Mitarbeiter einen Chatbot verwenden, sondern daran, ob wiederkehrende Abläufe intelligent miteinander verknüpft sind. Erst wenn KI in Prozesse und Systeme eingebettet wird und Routineaufgaben zuverlässig übernimmt, wird sie zu echter Automatisierung.

Über Jousef Murad

Jousef Murad ist Gründer, Geschäftsführer und leitender Ingenieur bei APEX Consulting sowie Experte für Digitalisierung & künstliche Intelligenz. Seit über sieben Jahren beschäftigt er sich mit der Automatisierung und künstlicher Intelligenz in Unternehmen und unterstützt sie beim Aufbau digitaler Strategien. Seine Schwerpunkte liegen auf Business Automatisierung, KI-getriebenem Consulting, und der Digitalisierung von Unternehmen, Automatisierung und dem Einsatz künstlicher Intelligenz. Weitere Informationen unter: https://apex-consulting.ai/de/

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