E-Rechnungspflicht: PDF reicht ab Januar 2027 nicht mehr aus

Ab Januar 2027 müssen viele Firmen strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Besonders der Veranstaltungsbereich steht vor komplexen Anpassungen.

Für Unternehmen in Deutschland und Europa treten weitreichende Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung in Kraft. Besonders im Bereich Geschäftsreisen und Veranstaltungen stehen Einkäufer vor komplexen Anpassungen.

Ab Januar 2027 wird die PDF-Rechnung zur Altlast

Am 1. Januar 2027 greift die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen dann im B2B-Bereich strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail genügt nicht mehr.

Stattdessen sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.x) Pflicht. Diese enthalten maschinenlesbare XML-Daten. Bereits seit Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die vollständige Ausgabepflicht für alle Unternehmen – unabhängig von der Umsatzgröße – folgt am 1. Januar 2028.

Parallel endet die Übergangsphase für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung. Arbeitgeber müssen Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen dann zwingend digital führen und für Prüfungen bereithalten.

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Warum der MICE-Sektor besonders leidet

Die Umsetzung im Veranstaltungsbereich gilt als besonders knifflig. Rechnungen für Events enthalten oft zahlreiche Teilleistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen – etwa 7 Prozent für Übernachtungen und 19 Prozent für Verpflegung. Diese Differenzierung muss in den strukturierten Datensätzen präzise abgebildet werden, sonst droht der Verlust des Vorsteuerabzugs.

Für Travel Management Companies stehen zudem verschiedene Abrechnungsmodelle zur Wahl:

• Agent Pass-Through: Der Leistungserbringer fakturiert direkt an den Kunden.
• Bill-Back: Die TMC konsolidiert die Leistungen und rechnet weiter ab.
• Principal-Modell (TOMS): Die TMC tritt als Wiederverkäufer auf.

Die Wahl des Modells hat erheblichen Einfluss auf die technische Umsetzung. Fehler in der Formatierung oder fehlende Pflichtangaben in den XML-Dateien können zu zivilrechtlichen Verzügen führen – und die Finanzbehörden lehnen die Vorsteuererstattung ab.

Europa zieht nach: ViDA und internationale Mandate

Die deutschen Regelungen sind Teil der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA), verabschiedet am 11. März 2025. Ziel: Die Mehrwertsteuer-Systeme durch Digitalisierung effizienter gestalten. Ab 1. Juli 2030 sollen digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen verbindlich werden.

Bereits für Juli 2028 ist eine zentrale Mehrwertsteuerregistrierung geplant, plus neue Regeln für die Plattformwirtschaft. Auch andere Länder treiben die E-Rechnung voran:

• Belgien: Pflicht ab 1. Januar 2026, Standard ist das Peppol-Netzwerk.
• Polen: KSeF-System startet am 1. Februar 2026 für große Unternehmen.
• Frankreich: Schrittweise Einführung ab September 2026 für große Firmen, KMU folgen 2027.

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Was Unternehmen jetzt tun müssen

Für das dritte Quartal 2026 empfehlen Berater eine umfassende Analyse der bestehenden ERP- und Buchhaltungssysteme. Die wesentlichen Schritte vor der Umstellung am 1. Januar 2027:

• Lieferanten-Check: Prüfen, ob Hotels, Agenturen und Verkehrsdienstleister strukturierte Daten liefern können.
• Systemintegration: IT-Infrastruktur anpassen, um XML-Formate zu verarbeiten.
• Stammdatenqualität: Partnerdaten bereinigen und aktualisieren für automatisierte Zuordnungen.
• Mitarbeiterschulung: Teams in Buchhaltung und Einkauf für neue digitale Prozesse qualifizieren.

Zur Unterstützung gibt es mittlerweile Online-Tools. SAP-Beratungshäuser bieten etwa Prüf-Tools an, mit denen Betriebe ihre individuelle Betroffenheit checken und die Konformität ihrer Rechnungsformate testen können. Wer jetzt nicht handelt, könnte im Januar böse überrascht werden.