E-Rechnungspflicht: Deutsche Firmen müssen ab Januar 2027 umstellen

Viele deutsche Firmen hinken bei der E-Rechnung hinterher, während die F1 auf automatisierte Spesenlösungen setzt.

Während internationale Teams auf automatisierte Lösungen setzen, kämpfen viele deutsche Unternehmen noch mit technischen Hürden – und das kurz vor der Pflicht zur E-Rechnung.

Das TGR Haas F1 Team hat Emburse zum offiziellen Partner für Reisekostenmanagement ernannt. Ab Juni 2026 soll die Software die weltweiten Ausgaben des Rennstalls optimieren. Emburse-CEO Marne Martin und Teamchef Ayao Komatsu bestätigten die Zusammenarbeit. Finanzvorstand Alan Chan erwartet durch die digitale Integration mehr Effizienz und Skalierbarkeit.

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E-Rechnungspflicht rückt näher

Der Druck auf die Finanzabteilungen wächst. In Frankreich müssen alle Unternehmen ab dem 1. September 2026 elektronische Rechnungen empfangen. Der Softwareanbieter Cegid hat dafür seine Reisekostenlösung Notilus mit E-Rechnungsplattformen verknüpft. Ziel: eingehende Rechnungen automatisch mit Spesenabrechnungen verbinden, Doppelzahlungen vermeiden und Vorsteuerabzüge über die ERP-Integration sichern.

Deutschland führt die E-Rechnungspflicht gestaffelt ein. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 umstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Firmen. Zugelassene Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.

Doch die Vorbereitung stockt. Eine YouGov-Umfrage unter 502 Unternehmen zeigt erhebliche Lücken: 33 Prozent der deutschen Firmen haben noch nie eine elektronische Rechnung versendet. Nur 24 Prozent haben die Umstellung vollständig abgeschlossen. Für 36 Prozent ist die technische Umsetzung das größte Hindernis. Gerade einmal 37 Prozent glauben, die gesetzlichen Anforderungen vollständig zu verstehen. Noch immer arbeiten 11 Prozent der Unternehmen mit Excel und 10 Prozent mit Word für die Rechnungsstellung.

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Steuerrechtliche Neuerungen beschleunigen den Wandel

Aktuelle Gerichtsentscheidungen geben zusätzliche Impulse. Am 11. Februar 2026 entschied das Gericht der Europäischen Union (Rechtssache T-689/24): Der Vorsteuerabzug ist bereits im Monat der Leistungserbringung zulässig – sofern die Rechnung vor Abgabe der Steuererklärung vorliegt. Damit entfällt das frühere Hindernis, dass Abzüge oft scheiterten, wenn keine physische Rechnung am Monatsletzten existierte. Für Unternehmen bedeutet das einen erheblichen Liquiditätsvorteil.

Das Bundesfinanzministerium hat zudem am 26. Mai 2026 den Entwurf zum Jahressteuergesetz 2026 vorgelegt. Kernpunkte: Die umsatzsteuerliche Organschaft soll ab dem 1. Januar 2029 auf Antragsbasis umgestellt werden. Die Forschungszulage wird rückwirkend zum 1. Januar 2026 auf 25 Millionen Euro angehoben. Hinzu kommt ein vereinfachtes Verfahren beim Steuerabzug. Das Kabinett berät am 1. Juli 2026 über den Entwurf, das Gesetz soll noch dieses Jahr in Kraft treten.

KI und Automatisierung erobern die Buchhaltung

Die Digitalisierung von Reisekosten und Buchhaltung schreitet auch durch spezialisierte Automatisierung und künstliche Intelligenz voran. Im Bankensektor hat Smartstream sogenannte „Smart Agents" für Back-Office-Prozesse gestartet. In Pilotprojekten sank die Bearbeitungszeit pro Ausnahme von 14 Minuten auf 30 Sekunden – eine Verbesserung um 97 Prozent. Großkunden erwarten innerhalb des ersten Jahres Automatisierungsgrade zwischen 50 und 70 Prozent.

Im Reisesektor setzen Unternehmen zunehmend auf „agentische KI" für komplexe Buchungen. Schmetterling-Geschäftsführer Ömer Karaca berichtet, dass der neue KI-Pilot drei Jahre Buchungsdaten analysiert, um Kommunikation und Angebotserstellung zu automatisieren. Condor Holidays verzeichnet nach der Einführung KI-gestützter Pauschalreisesuchen einen Anstieg der Konversionsrate um 27 Prozent und einen Rückgang der Serviceanfragen um 48 Prozent – bei Antwortzeiten unter zwei Sekunden.

Auch Nischenanwendungen profitieren. Declaro, ein Spin-off der Max Wild GmbH, hat eine mobile App zur Digitalisierung der Bodenprobenahme gestartet. Sie spart pro Probe 15 Minuten, indem sie die papierbasierte Dokumentation durch digitale Laborschnittstellen ersetzt. Im verarbeitenden Gewerbe hat der Auftragshersteller Kindeva die Veeva Quality Cloud eingeführt, um Produktionsprozesse zu standardisieren und Datensilos zu beseitigen – mit dem Ziel globaler Echtzeit-Transparenz bei regulatorischen Anforderungen.