E-Rechnungspflicht belastet Handwerk mehr als erwartet

Die Umstellung auf die E-Rechnung erweist sich für viele Handwerksbetriebe als teurer und aufwendiger als erwartet. Der ZDH fordert einheitliche Standards.

Die verpflichtende Umstellung auf elektronische Rechnungen wird für kleine und mittlere Betriebe zur Kostenfalle statt zur Entlastung. Eine aktuelle Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) unter knapp 2.000 Unternehmen zeigt: Die Einführung der E-Rechnung ist deutlich aufwendiger als von der Politik prognostiziert.

Seit Januar 2025 müssen Handwerksbetriebe E-Rechnungen empfangen können. Doch die Realität sieht anders aus: Nur etwa die Hälfte der rund 1.200 eingehenden Rechnungen eines durchschnittlichen Betriebs erreichte 2025 im digitalen Format. Und lediglich jedes dritte Unternehmen stellt selbst E-Rechnungen aus.

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Hohe Kosten und mangelnde Akzeptanz

Die finanziellen Hürden sind beträchtlich. Die Einführungskosten liegen im Schnitt bei knapp 3.000 Euro, hinzu kommen jährliche Folgekosten von rund 800 Euro. Fast die Hälfte der Betriebe (47,4 Prozent) empfindet den Empfang von E-Rechnungen als umständlicher als die Verarbeitung klassischer PDF-Dateien.

Der ZDH fordert deshalb einheitliche Standards und ein staatliches Prüfwerkzeug. Aktuell müssen Betriebe mit verschiedenen Formaten jonglieren: XRechnung, ein reines XML-Format, ist seit Ende 2020 für öffentliche Aufträge Pflicht. ZUGFeRD, ein hybrides PDF-Format, eignet sich besser für Geschäfte zwischen Unternehmen.

Zeitdruck für die Betriebe

Der Zeitplan ist ambitioniert. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2028, gilt die Pflicht für alle Betriebe. Kleinere Unternehmen haben eine Übergangsfrist bis Ende 2027.

Abschreibungen und digitale Vermögenswerte

Neben der täglichen Rechnungsstellung fordert die Buchhaltung im Handwerk präzises Wissen über Abschreibungsregeln. Ein Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofs vom Oktober 2006 stellte klar: Der Kauf einer Domain ist nicht abnutzbar und kann daher nicht abgeschrieben werden. Anders sieht es beim Kauf eines Online-Shops aus – hier ist eine Abschreibung möglich.

Für Internetportale bestätigt die Finanzverwaltung eine Nutzungsdauer von drei Jahren. Erstellt ein Handwerksbetrieb seine Website selbst, sind die Kosten oft sofort als Betriebsausgaben abziehbar. Beauftragt er dagegen einen Dienstleister mit einem Werkvertrag, müssen die Kosten über die Zeit verteilt abgeschrieben werden.

Die Grenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) liegen aktuell bei 952 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Bis zu diesem Betrag können Anschaffungen im Jahr des Kaufs vollständig abgesetzt werden.

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Junge Gründer verändern die Branche

Der KfW-Gründungsmonitor 2025 zeigt einen deutlichen Trend: Das Durchschnittsalter der Gründer in Deutschland ist auf 34,2 Jahre gesunken. Rekordverdächtige 40 Prozent der Neugründer sind unter 30 Jahre alt. Mit 690.000 Gründungen im Jahr 2025 – ein Plus von 105.000 gegenüber dem Vorjahr – bringen sie eine hohe Affinität zu digitalen Geschäftsmodellen mit. 44 Prozent der neuen Unternehmen setzen auf digitale Angebote.

Für bestehende Handwerksbetriebe bedeutet das: Digitalisierte Buchhaltungssysteme werden zum entscheidenden Faktor, um für potenzielle Nachfolger attraktiv zu bleiben.

Neue Pflichten ab Juli 2026

Ab dem 1. Juli 2026 kommt eine weitere Aufgabe auf die Lohnbuchhaltung zu. Das SGB-VI-Anpassungsgesetz erlaubt Minijobbern eine einmalige Möglichkeit, ihre Befreiung von der gesetzlichen Rentenversicherung rückgängig zu machen. Die Arbeitgeber müssen diese Anträge bearbeiten – mit einem Arbeitnehmerbeitrag von 3,6 Prozent für gewerbliche Mitarbeiter oder 13,6 Prozent für Beschäftigte in Privathaushalten.

Das Digitalisierungs-Paradoxon

Die aktuelle Situation offenbart ein „Digitalisierungs-Paradoxon": Während das langfristige Ziel der E-Rechnung Effizienzsteigerung verspricht, erleben die Betriebe kurzfristig steigenden technischen und finanziellen Druck. Die Übergangsphase erweist sich als deutlich aufwendiger als von der Regierung prognostiziert.

Verschärfend kommt eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs vom April 2025 hinzu: E-Mails können als Geschäftsbriefe gelten und müssen GoBD-konform archiviert werden. Das bedeutet, nicht nur Rechnungen, sondern auch die dazugehörige Korrespondenz muss im Originalformat gespeichert werden.

Der wirtschaftliche Kontext verschärf die Lage zusätzlich. Während der öffentliche Dienst im ersten Quartal 2026 um 181.000 Beschäftigte wuchs, verlor das produzierende Gewerbe 200.000 Arbeitskräfte im Vergleich zum Vorjahr. Für Handwerksbetriebe bedeutet der Fachkräftemangel: Administrative Aufgaben müssen so schlank wie möglich sein.

Ausblick: Vorbereitung auf die Stichtage

Die kommenden Monate stellen die Betriebe vor große Herausforderungen. Der Fokus liegt auf der sicheren Annahme und Prüfung von E-Rechnungen, um Compliance-Probleme zu vermeiden. Die „Hightech-Agenda" des Bundesforschungsministeriums verspricht zwar wirtschaftliches Potenzial bis 2030 – besonders in den Bereichen klimaneutrale Energie und Mobilität, in denen das Handwerk eine Schlüsselrolle spielt. Doch der Erfolg dieser Innovationen hängt davon ab, ob sich die Regulierung von einer „Zusatzbelastung", wie der ZDH sie nennt, zu einem funktionierenden Unterstützungssystem wandelt.