E-Rechnungspflicht ab 2027: Ein Drittel der Firmen völlig unvorbereitet
03.06.2026 - 17:13:26 | boerse-global.de
Neue Aufbewahrungsfristen, die bevorstehende E-Rechnungspflicht und richtungsweisende Gerichtsurteile verlangen Unternehmen einiges ab. Wer die GoBD-Grundsätze nicht einhält, riskiert böse Überraschungen bei Betriebsprüfungen.
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Die unverrückbaren Säulen der GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – kurz GoBD – bleiben der verbindliche Rahmen für alle buchführungspflichtigen Unternehmen. Das Bundesfinanzministerium hat die Regeln zuletzt im Juni 2026 aktualisiert. Im Kern geht es um Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitnähe, Ordnung und Unveränderbarkeit der Buchungen.
Die digitale Archivierung verlangt nach einer prüfungssicheren Software. Das sogenannte Originalitätsprinzip ist dabei zentral: Dokumente müssen in ihrem ursprünglichen Format gespeichert werden. Zwar ist das „Ersatzscannen" – also das Digitalisieren von Papierbelegen mit anschließender Vernichtung der Originale – erlaubt, doch der Prozess muss lückenlos dokumentiert sein.
Die Aufbewahrungsfristen wurden angepasst. Bücher und Jahresabschlüsse sind weiterhin zehn Jahre aufzubawahren, Handelsbriefe sechs Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz brachte jedoch eine Erleichterung: Für Buchungsbelege, die ab 2025 erstellt wurden, gilt nun eine verkürzte Frist von acht Jahren.
Wenn die Verfahrensdokumentation fehlt, wird es teuer
Ein Dauerbrenner bei Betriebsprüfungen ist die fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation. Steuerexperten warnen: Ohne diese formale Beschreibung der eingesetzten IT-Prozesse drohen Schätzungen durch das Finanzamt. Die Dokumentation muss vier Bereiche abdecken: eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation.
Besonders im E-Commerce beobachten Steuerberater zunehmende Risiken. Häufige Mängel: Software, die nicht GoBD-konform ist und keine Einzelaufzeichnungspflichten erfüllt, sowie mangelnde Kontrolle der Inventur und der Umsatzsteuer-Einstellungen. Die Finanzämter verschärfen zudem die Kontrollen bei Zoll, Ausfuhren und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern für grenzüberschreitende Geschäfte.
E-Rechnung: Wissenslücken trotz Zeitdruck
Die Digitalisierung kommt voran, doch das Wissen hinkt hinterher. Eine aktuelle YouGov-Studie unter 502 Unternehmen offenbart erhebliche Lücken bei der bevorstehenden E-Rechnungspflicht. Demnach hat ein Drittel der Firmen noch nie eine elektronische Rechnung versendet. Jedes fünfte Unternehmen arbeitet noch mit Word oder Excel – Formate, die ab 2027 für bestimmte Transaktionen nicht mehr zulässig sind.
Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein Jahr später folgt die Pflicht für alle anderen. Doch bisher haben nur 24 Prozent der befragten Betriebe die Umstellung abgeschlossen. Technische Hürden und Rechtsunsicherheit nennen die 29 Prozent der Unternehmen, die noch gar nicht mit der Umstellung begonnen haben, als Hauptgründe.
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EuGH und BFH: Zwei Urteile mit Sprengkraft
Gleich mehrere richtungsweisende Entscheidungen haben die Rechtslage für Steuerzahler in diesem Jahr verändert.
Der Europäische Gerichtshof (EuG, Urteil vom 11. Februar 2026, Rs. T-689/24) stärkt die Liquidität der Unternehmen: Der Vorsteuerabzug ist bereits im Monat der Leistungserbringung möglich, sofern die Rechnung vor Abgabe der Steuererklärung eingeht. Bislang war oft der physische Rechnungseingang bis zum Monatsende erforderlich.
Der Bundesfinanzhof (BFH, Urteil vom 5. Februar 2026, III R 18/25) sorgt für Klarheit bei Betriebsstätten. Selbstständige Vermittler, die ein Büro mit Personal und spezifischen Weisungen unterhalten, begründen demnach eine feste Niederlassung – selbst wenn sie überwiegend im Außendienst arbeiten. Das hat Folgen für die Besteuerung der Fahrten zum Büro: Ohne ordentliches Fahrtenbuch droht die pauschale 0,03-Prozent-Regel.
Jahressteuergesetz 2026: Neue Regeln für Organschaft und Zinsen
Das BMF hat im Mai 2026 den Entwurf für das Jahressteuergesetz 2026 (JStG 2026) vorgelegt. Die wohl wichtigste Neuerung: Die umsatzsteuerliche Organschaft soll ab dem 1. Januar 2029 auf ein Antragsverfahren umgestellt werden. Anträge wären dann ab Juli 2028 möglich.
Zudem plant die Bundesregierung eine deutliche Anhebung des Zinssatzes für Steuernachzahlungen und -erstattungen. Statt bisher 0,15 Prozent pro Monat sollen ab 2027 monatlich 0,30 Prozent anfallen. Das verteuert Steuerschulden erheblich – und macht pünktliche Zahlungen noch wichtiger.
Branchen-Tipps: Vom POS-System bis zur Lohnabrechnung
Für einzelne Branchen wie die Gastronomie empfehlen Experten ein gestaffeltes Vorgehen. Der erste Schritt: ein GoBD-konformes, cloudbasiertes Kassensystem. Danach folgen integrierte Buchhaltungslösungen mit automatischer Belegerfassung und Echtzeit-Liquiditätsübersicht.
Im Bereich Lohnabrechnung haben sich 2026 Sage Payroll, Lexware Office und Dataline als Testsieger hervorgetan. Entscheidend für den Erfolg jeder digitalen Buchhaltungslösung sind klar definierte Prozesse und die Vermeidung von Medienbrüchen – also dem manuellen Übertragen von Daten zwischen digitalen und Papierformaten.
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