E-Rechnung: Versandpflicht ab 2027 für Millionen Unternehmen

Automatisierung und KI prägen die Lohnabrechnung 2026. Datev wächst, neue Regeln wie E-Rechnung und Entgelttransparenz fordern Unternehmen.

Die Automatisierung der Lohnabrechnung entwickelt sich für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zunehmend zu einem entscheidenden Faktor für die betriebliche Effizienz. Branchenberichten von Anfang August zufolge lassen sich durch den Verzicht auf manuelle Prozesse nicht nur Fehlerquoten signifikant senken, sondern auch erhebliche Zeitressourcen einsparen. Im Fokus stehen dabei die Standardisierung von Abläufen, eine erhöhte Transparenz sowie die Reduktion von Schnittstellenverlusten bei Datenübergaben.

Integration und technologische Standards als Erfolgsfaktoren

Ein wesentlicher Aspekt der modernen Lohnabrechnung ist die nahtlose Integration in bestehende Systeme der Zeiterfassung und Buchhaltung. Experten weisen darauf hin, dass die Vernetzung dieser Bereiche die Datenqualität massiv verbessere und die Notwendigkeit nachträglicher Korrekturen minimiere. Dabei spiele auch die Einhaltung strenger Datenschutzvorgaben eine zentrale Rolle bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen.

In diesem Marktumfeld verzeichnen etablierte Dienstleister ein deutliches Wachstum. Die Genossenschaft Datev meldete für das erste Halbjahr zum 30.06.2026 einen Umsatz von 881 Millionen Euro. Die Kundenbasis des IT-Dienstleisters wuchs bis Juni 2026 auf über eine Million an, wobei monatlich rund 10.000 Neukunden hinzukommen. Das Unternehmen plant zudem, ab Oktober eine neue Cloud-Lösung für das Kanzleimanagement einzuführen.

Auch im internationalen Bereich zeigen sich ähnliche Trends. Der Dienstleister Zalaris, der monatlich über 1,5 Millionen Mitarbeitende betreut und einen Jahresumsatz von über 100 Millionen Euro erzielt, wurde kürzlich für die CIPP Annual Excellence Awards nominiert. Die Auszeichnungen in den Kategorien für internationale Abrechnungsdienstleister und Softwareprodukte werden am 08.10.2026 vergeben.

Regulatorische Anforderungen und Entgelttransparenz

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Neben der reinen Effizienzsteigerung zwingen regulatorische Vorgaben Unternehmen zur Digitalisierung ihrer Personalprozesse. Ein Beispiel ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970). Um die Anforderungen dieser Richtlinie zu erfüllen, haben die Beratungsgesellschaft PMCI und der Softwareentwickler DexterBee eine Kooperation gestartet. Ziel ist der Einsatz der SaaS-Plattform CompLens, die PMCI direkt in ihre Beratungstätigkeit integriert, um Unternehmen bei der Umsetzung der Transparenzpflichten zu unterstützen.

Zusätzlich rückt die E-Rechnungspflicht näher in den Fokus der betrieblichen Buchhaltung. Während der Empfang von E-Rechnungen bereits seit dem 01.01.2025 verpflichtend ist, greift für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro ab dem 01.01.2027 auch die Pflicht zum Versand. Ab dem 01.01.2028 soll diese Regelung für alle Marktteilnehmer gelten. Datev verarbeitete bereits im ersten Halbjahr 2026 über 51 Millionen E-Rechnungen, nachdem im gesamten Vorjahr 64 Millionen verzeichnet worden waren.

Künstliche Intelligenz als Produktivitätstreiber

Die Bedeutung künstlicher Intelligenz (KI) in der Verwaltung nimmt rasant zu. Laut dem Arbeitsmarktbarometer der ManpowerGroup für das dritte Quartal 2026 identifizieren 49 Prozent der Arbeitgeber KI-Tools als den größten Faktor für künftige Produktivitätssteigerungen. Damit rangiert die Technologie noch vor klassischen Maßnahmen wie Lohnerhöhungen (44 Prozent). Besonders in Kanzleien ist die Nutzung von KI gestiegen: Nutzten im Jahr 2025 noch rund ein Drittel der Betriebe entsprechende Tools, sind es im Jahr 2026 bereits 50 Prozent.

Konkrete Anwendungen zeigen bereits messbare Erfolge. Das Unternehmen allinvos aus der DEHAG Hospitality Group hat ein KI-Modul für die Kreditorenbuchhaltung in der Hotellerie eingeführt. Das System erreichte im ersten Quartal eine Trefferquote von bis zu 98 Prozent und ermöglichte Kosteneinsparungen von bis zu 25 Prozent. Trotz dieser Fortschritte betonen Branchenbeobachter, dass KI die menschliche Expertise vor allem bei komplexen Beratungsaufgaben ergänze, aber nicht vollständig ersetze.

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Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Auch staatliche Stellen forcieren die Digitalisierung, was sich unmittelbar auf Steuerzahler und Unternehmen auswirkt. Seit dem 01.07.2026 nutzen bereits 11,5 Millionen Bürger die erweiterten Funktionen der MeinELSTER+ App, die eine vorausgefüllte Steuererklärung ermöglicht. Für das Jahr 2026 wird eine durchschnittliche Steuererstattung von 1.172 Euro erwartet. Parallel dazu plant der Gesetzgeber bis zum Herbst 2026 ein Steuervereinfachungsgesetz.

Flankiert werden diese Maßnahmen durch einen Aktionsplan gegen Steuerkriminalität, der jährliche Schäden zwischen 50 und 200 Milliarden Euro eindämmen soll. Teil des Plans ist der Aufbau eines neuen Zentrums beim Zoll und die Schaffung von 1.500 neuen Stellen bis zum Jahr 2027. Durch verstärkte Datenanalyse mittels KI und den Wegfall der Straffreiheit bei Selbstanzeigen soll der Verfolgungsdruck erhöht werden.