E-Rechnung: Pflicht für alle Unternehmen ab Januar 2028
Veröffentlicht am: 06.08.2026 um 08:09 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Die technische Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung im Geschäftsalltag wird derzeit intensiv neu bewertet. Im Fokus steht dabei die Erkenntnis, dass herkömmliche PDF-Dokumente nicht mehr als rechtsgültige E-Rechnungen im Sinne der neuen gesetzlichen Anforderungen gelten. Für die Konformität ist zwingend ein strukturiertes XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931 erforderlich, wie es in den Standards XRechnung oder ZUGFeRD realisiert wird.
Zeitplan für die Einführung in Deutschland
In Deutschland ist der Übergang zur obligatorischen E-Rechnung im B2B-Bereich bereits in vollem Gange. Seit dem 1. Januar 2025 besteht für Unternehmen grundsätzlich die Verpflichtung, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht zur aktiven Ausstellung dieser Formate wird schrittweise eingeführt.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre Rechnungen im B2B-Sektor elektronisch ausstellen. Ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2028, gilt diese Verpflichtung ausnahmslos für alle Unternehmen. Experten weisen darauf hin, dass die rechtzeitige Umstellung der Prozesse entscheidend ist, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Fehlende oder fehlerhafte Angaben in einer E-Rechnung können dazu führen, dass dieser steuerliche Vorteil von den Finanzbehörden versagt wird.
Gesetzliche Entwicklungen im europäischen Ausland
Auch auf europäischer Ebene schreitet die Regulierung voran. In Luxemburg wurde mit dem Gesetzentwurf 8815 vom 30. Juli 2026 die Grundlage für eine verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich geschaffen. Dort soll der Empfang ab dem 1. Januar 2028 obligatorisch werden. Die Ausstellungspflicht ist für große und mittlere Unternehmen ab dem 1. Juli 2028 vorgesehen, während alle übrigen Betriebe ab dem 1. Januar 2029 nachziehen müssen. Die Übertragung erfolgt in Luxemburg über das Peppol-Netzwerk.
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In anderen EU-Mitgliedstaaten sind ähnliche Systeme bereits aktiv oder stehen kurz vor dem Start. In Frankreich beginnt die Pflicht zur E-Rechnung am 1. September 2026. Belgien hat diesen Schritt bereits zum 1. Januar 2026 vollzogen. In Polen wurde das KSeF-System für große Unternehmen im Februar 2026 verpflichtend eingeführt, seit April 2026 müssen alle Marktteilnehmer dieses System nutzen. Italien setzt bereits seit längerer Zeit auf das SDI-System, welches eine automatisierte Kopie der Rechnungsdaten erstellt.
Anforderungen an Archivierung und Software
Die Umstellung auf elektronische Formate bringt verschärfte Anforderungen an die Aufbewahrung mit sich. In Deutschland gilt seit Juli 2025 eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren für elektronische Belege. Auf EU-Ebene sind mindestens 8 Jahre vorgeschrieben, wobei Frankreich eine Frist von 10 Jahren vorsieht. In bestimmten Transaktionsfällen können Aufbewahrungspflichten von bis zu 30 Jahren entstehen. Dabei müssen die Kriterien der Authentizität, Integrität, Lesbarkeit und Zugänglichkeit über den gesamten Zeitraum gewährt bleiben.
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Fachleute betonen, dass herkömmliche ERP-Systeme oft nicht ausreichen, um diese revisionssichere Archivierung zu gewährleisten. Spezielle Archivierungslösungen seien daher für die meisten Betriebe unumgänglich. Bereits im Frühjahr informierten Steuerberatungsgesellschaften in Seminaren über den dringenden Handlungsbedarf für Unternehmer, um die rechtlichen Rahmenbedingungen zu erfüllen.
Für die technische Umsetzung stehen verschiedene Software-Tools zur Verfügung. Lösungen wie sevDesk oder Lexware Office bieten kostenpflichtige Dienste an, während Anbieter wie WISO MeinBüro oder easybill auch kostenlose Basis- oder Free-Tarife bereithalten. Im Open-Source-Bereich ist OpenZ als Option gelistet, zudem bietet PDF24 kostenfreie Unterstützung an. Speziell für die Logistikbranche bietet die Software CarLo Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD; eine Cloud-Version des Systems ist für das dritte Quartal 2026 angekündigt.
