E-Rechnung: Pflicht ab Januar 2028 für alle Gewerbetreibenden

Ab 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. KI-gestützte Buchhaltung und politische Entlastungen prägen den Wandel für Kleinunternehmen.

Gesetzliche Fristen für die elektronische Rechnung rücken näher, Finanzdienstleister erweitern ihre digitalen Angebote, und die Politik plant erste Entlastungen bei bürokratischen Pflichten.

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E-Rechnung wird Pflicht – ab 2028 ist Schluss mit Papier

Ein zentrales Thema für Gewerbetreibende ist die Umstellung auf die E-Rechnung. Ab Januar 2028 wird sie im geschäftlichen Bereich (B2B) verpflichtend. Die IHK Dresden informiert bereits im Herbst 2026 in speziellen Sprechtagen über die Mindestvoraussetzungen und nötige Anpassungen in der IT-Infrastruktur. Ziel ist es, die Chancen durch Zeit- und Kostenersparnis zu nutzen, die mit Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD einhergehen.

Anbieter von Buchhaltungssoftware wie Billendo richten ihre Systeme bereits auf diese Standards aus. Aktuelle Lösungen ermöglichen schon heute GoBD-konforme Rechnungen nach den Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes sowie die mobile Belegerfassung per Foto. Experten warnen jedoch: Einfache Online-Rechnungsvorlagen reichen langfristig nicht aus, um den kommenden gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

KI übernimmt die Buchhaltung – vom Beleg bis zur Steuer

In der Branche gewinnt die Automatisierung durch Künstliche Intelligenz massiv an Bedeutung. Christoph Prieler, CEO von Finmatics, legte Anfang Juni dar, dass Aufgaben wie Belegerkennung, Kontierung und die Umsatzsteuervoranmeldung zunehmend automatisiert werden können. Zukünftige Entwicklungen könnten sogar Sprachsteuerungen umfassen, die Rückfragen zu Buchungen bearbeiten. Das Ziel: Manuelle Arbeitsschritte signifikant reduzieren.

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Auch bei Geschäftskonten zeigt sich ein hoher Wettbewerbsdruck zwischen digitalen Anbietern und klassischen Instituten. Ein Marktvergleich von Anfang Juni verdeutlicht die unterschiedlichen Schwerpunkte: Anbieter wie Qonto setzen auf Integration in Buchhaltungssysteme wie DATEV oder Lexware und bieten Renditen von bis zu 4,75 Prozent auf Guthaben. Die Postbank-Marke FYRST punktet dagegen mit Bargeldfunktionen an Schaltern.

Politik lockert Bonpflicht – und startet „Schneller Gründen“

Die Bundespolitik plant Anpassungen bei der Dokumentationspflicht. Bundesfinanzminister Lars Klingbeil beabsichtigt eine Lockerung der Bonpflicht. Ein entsprechender Gesetzentwurf sieht zunächst eine Bagatellgrenze von 30 Euro vor. Langfristig soll eine Umstellung auf digitale Belege via QR-Code oder E-Mail erfolgen.

Im Bereich der Existenzgründung startete am 1. Juni ein Pilotprojekt namens „Schneller Gründen". Beteiligt ist unter anderem das Finanzamt Mannheim-Stadt. Ziel ist ein digitaler Kombiantrag, der die Gewerbeanmeldung und die steuerliche Erfassung für Einzelunternehmen bündelt.

Doch nicht alles läuft nach Plan: Deutschland verpasste gestern die Frist zur Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie. Das Familienministerium verwies auf weiteren Abstimmungsbedarf innerhalb der Regierung.

Steuerrekord: Mehrwertsteuer spült Milliarden in die Kasse

Die Relevanz präziser Buchführung wird durch aktuelle Steuerdaten unterstrichen. 2025 beliefen sich die Mehrwertsteuereinnahmen in Deutschland auf 310,2 Milliarden Euro – ein Plus von 2,7 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Damit stellt die Mehrwertsteuer mit einem Anteil von 31,3 Prozent an den Gesamtsteuereinnahmen die wichtigste Einnahmequelle des Staates dar.

Internationale Entwicklungen: Vietnam macht es vor

Auch international werden die Regeln für Kleinstunternehmen angepasst. In Vietnam trat zum 1. Juli ein neues Rundschreiben des Finanzministeriums in Kraft. Es sieht flexiblere Regelungen für die Buchführung in Kleinstbetrieben vor – etwa bei der Beauftragung externer Dienstleister oder der Einbindung von Verwandten in die Buchhaltungsprozesse. Parallel dazu stellen dortige Institute wie die VPBank neue digitale Finanzökosysteme vor, die das Cashflow-Management für Kleinunternehmer vereinfachen sollen.