E-Rechnung: Nur 6% der Betriebe erfüllen gesetzliche Anforderungen
Veröffentlicht am: 05.08.2026 um 23:07 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Die flächendeckende Einführung der E-Rechnungspflicht stellt deutsche Unternehmen vor dringende organisatorische und technische Herausforderungen. Aktuelle Berichte unterstreichen die Notwendigkeit, bestehende Geschäftsprozesse kurzfristig an die gesetzlichen Vorgaben anzupassen, um rechtliche Risiken und finanzielle Einbußen zu vermeiden. Während die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich besteht, rücken nun die Fristen für die verpflichtende Ausstellung näher.
Stufenplan und gesetzliche Rahmenbedingungen
Die gesetzlichen Anforderungen sehen einen gestuften Zeitplan für die Ausstellung von E-Rechnungen vor. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Vorjahresumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat, ihre Rechnungen im B2B-Sektor elektronisch übermitteln. Ein Jahr später, zum 1. Januar 2028, wird diese Verpflichtung auf alle B2B-Umsätze ausgeweitet. Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind nach aktuellen Regelungen des Jahressteuergesetzes 2024 dauerhaft von der aktiven Ausstellungspflicht befreit. Die Empfangspflicht betrifft sie jedoch ebenso wie alle anderen Marktteilnehmer bereits seit Beginn des Jahres 2025.
Für die technische Umsetzung sind spezifische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 vorgesehen. Ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15. Oktober 2025 stellte zudem klar, dass bei hybriden Formaten der XML-Teil der Rechnung als führend betrachtet wird. Formatfehler können dazu führen, dass ein Dokument als nichtig eingestuft wird oder den Status als ordnungsgemäße Rechnung verliert.
Risiken für den Vorsteuerabzug und Archivierungspflichten
Ein zentrales Risiko bei der fehlerhaften Umsetzung ist der Verlust des Vorsteuerabzugs. Ein Steuerberater wies darauf hin, dass bei Betriebsprüfungen Belege ohne die korrekte elektronische Struktur nicht anerkannt werden könnten. In einem solchen Fall müssten Korrekturen über Stornorechnungen erfolgen, die wiederum als E-Rechnung ausgestellt werden müssen. Auch ein Fachmann der Beratungsgesellschaft Ecovis betonte die Gefahr für den Vorsteuerabzug bei fehlender Konformität.
Zusätzlich verschärfen sich die Anforderungen an die Archivierung. Rechnungen müssen über einen Zeitraum von acht bis zehn Jahren unverändert und in maschinenlesbarer Form vorgehalten werden. Dabei müssen die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Daten jederzeit gewährleistet sein. In Deutschland gilt seit Juli 2025 eine Aufbewahrungspflicht von acht Jahren für maschinenlesbare Dokumente, wobei bestimmte EU-Transaktionen Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren unterliegen können.
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Unterstützung durch digitale Werkzeuge und Studienlage
Um die Umstellung zu erleichtern, stellen Dienstleister technische Hilfsmittel zur Verfügung. Die Consult-SK GmbH veröffentlichte beispielsweise drei kostenlose Online-Tools, die ohne Registrierung nutzbar sind: einen E-Rechnungs-Check, einen Formatfinder für XRechnung und ZUGFeRD sowie einen Prüfer für Leitweg-IDs. Stephan Kaup, Geschäftsführer der Consult-SK GmbH, erklärte hierzu, dass viele Betriebe noch an grundlegenden Fragen der Umsetzung scheiterten. Auch Softwarelösungen wie der Honorarermittler 2026 von BKI unterstützen mittlerweile Schnittstellen für den DATEV-Export und die gängigen XML-Formate.
Trotz der verfügbaren Hilfsmittel zeigt eine Studie von Quadient eine erhebliche Diskrepanz zwischen Selbstwahrnehmung und Realität in den Unternehmen. Von 300 befragten Betrieben erfüllten lediglich 6 Prozent die vollständigen Anforderungen an die E-Rechnung, obwohl 89 Prozent der Befragten angaben, die Fristen einhalten zu können. Laut der Untersuchung versendet die Hälfte der Unternehmen weiterhin Papierrechnungen, und mehr als zwei Drittel nutzen PDF-Dokumente, die nach der neuen Gesetzgebung nicht als vollwertige E-Rechnungen gelten.
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Erweiterte digitale Dokumentationspflichten
Neben der Rechnungsstellung weiten sich die digitalen Pflichten auch auf andere Bereiche aus. Ab dem 1. Januar 2027 endet die Befreiung von der elektronischen Führung von Entgeltunterlagen gemäß der Beitragsverfahrensverordnung (§ 8 Abs. 3 BVV). Neue Unterlagen müssen dann digital, vollständig und geschützt vorgehalten werden, wobei eine rückwirkende Digitalisierung älterer Dokumente nicht gefordert wird. Zur Übertragung von Daten wird in vielen Bereichen auf das Peppol-Netzwerk verwiesen, um eine standardisierte Kommunikation zu gewährleisten. Zur Information über die komplexen Anforderungen führten Experten wie Alexander Huber bereits im Frühjahr 2026 spezifische Fachseminare durch.
