E-Rechnung: Ein Drittel der Firmen völlig unvorbereitet auf Pflichtumstellung

Studie zeigt: Ein Drittel der Unternehmen hat noch nie eine elektronische Rechnung versendet. Die gesetzlichen Fristen rücken näher.

Eine aktuelle Studie zeigt: Rund ein Drittel der deutschen Unternehmen hat noch nie eine elektronische Rechnung verschickt. Dabei rücken die gesetzlichen Fristen für die Pflichtumstellung immer näher.

Das Marktforschungsinstitut YouGov befragte im Auftrag des Anbieters easybill 502 Unternehmen repräsentativ. Das Ergebnis offenbart eine tiefe Kluft in der digitalen Reife der deutschen Wirtschaft. Zwar versenden 42 Prozent der Firmen regelmäßig E-Rechnungen, doch 33 Prozent haben die Praxis bislang völlig gemieden.

Anzeige

Angesichts der herannahenden Fristen stehen viele Betriebe vor technischen und rechtlichen Hürden bei der Umstellung. Dieser kostenlose Experten-Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, welche Formate und Archivierungsregeln für eine rechtssichere Umsetzung wirklich zählen. E-Rechnung richtig einführen: So machen Sie Ihr Unternehmen ab sofort unangreifbar

Fortschritt stockt – viele stecken fest

Der Umstellungsprozess ist uneinheitlich. Nur 24 Prozent der befragten Unternehmen haben die digitale Umstellung vollständig abgeschlossen. 29 Prozent haben noch nicht einmal damit begonnen. Weitere 38 Prozent befinden sich laut Studie mitten in der Implementierung.

Besonders alarmierend: 21 Prozent der Betriebe nutzen nach wie vor manuelle Werkzeuge wie Microsoft Word oder Excel für die Rechnungsstellung. Konkret setzen 11 Prozent auf Excel, 10 Prozent auf Word. Immerhin 39 Prozent haben spezialisierte Buchhaltungssoftware im Einsatz.

Unkenntnis der Regeln als größtes Hindernis

Ein zentrales Problem ist die mangelnde Klarheit über die gesetzlichen Anforderungen. Nur 37 Prozent der Befragten geben an, die Vorschriften vollständig zu verstehen. Die Studie identifiziert drei Hauptbarrieren:

• Technische Umsetzung: 36 Prozent der Unternehmen nennen dies als große Hürde.
• Rechtliche Unsicherheit: 29 Prozent der Befragten sehen hier ein Problem.
• Wissenslücken: 27 Prozent der Betriebe fehlt schlicht das nötige Know-how.

Die Bundesregierung plant offenbar Informationskampagnen, um diese Wissenslücken zu schließen und bei der technischen Infrastruktur zu helfen.

Stufenweise Einführung bis 2028

Die Pflicht zur E-Rechnung im Geschäftskundenbereich (B2B) kommt schrittweise. Ab 2027 gilt sie für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Kleinere Firmen müssen bis 2028 folgen. Für Kleinstunternehmer (Kleinunternehmerregelung) gibt es Ausnahmen.

Anzeige

Das neue Wachstumschancengesetz bringt weitreichende Änderungen für die kommenden Jahre mit sich, die besonders die E-Rechnungspflicht und Kleinunternehmer betreffen. Ein neuer Gratis-Report liefert Ihnen 17 konkrete Chancen und zeigt, wie Sie die Neuregelungen 2024 gezielt für sich nutzen. 17 versteckte Vorteile im Wachstumschancengesetz entdecken

Die Vorschrift unterscheidet zwischen technischen Formaten. Das XML-basierte Format "XRechnung" wird vor allem im Geschäftsverkehr mit Behörden genutzt. Für B2B-Transaktionen ist das "ZUGFeRD"-Format üblich – ein Hybrid aus visuell lesbarem PDF und eingebetteten XML-Daten.

Steuerliche Automatisierung als nächster Schritt

Die Umstellung ist mehr als eine bürokratische Pflicht. Florian Köbler von der Deutschen Steuer-Gewerkschaft sieht darin Potenzial für die Steuerverwaltung. Elektronische Rechnungen könnten langfristig die Automatisierung von Steuererklärungen ermöglichen.

Die Finanzbehörden setzen zunehmend auf E-Rechnungsdaten für vorausgefüllte Umsatzsteuervoranmeldungen und Echtzeit-Prüfungen. Große Unternehmen nutzen dafür ERP-Systeme wie SAP Document and Reporting Compliance. Diese Systeme automatisieren Erstellung, Austausch und Prüfung von Rechnungen innerhalb staatlicher Vorgaben – etwa über das sogenannte "5-Ecken-Modell" oder zentrale Austauschsysteme.