E-Rechnung ab 2028: Mittelstand warnt vor Überforderung

Der DIHK korrigiert die Wachstumsprognose auf 0,3 Prozent. Die E-Rechnungspflicht ab 2028 bereitet vielen Handwerksbetrieben Sorgen.

Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) hat seine Wachstumsprognose für 2026 auf magere 0,3 Prozent gesenkt, nachdem er zuvor noch von 1,0 Prozent ausgegangen war. Besonders die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung bereitet dem Mittelstand Kopfzerbrechen.

E-Rechnungspflicht: Handwerk warnt vor Überforderung

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland elektronisch abgewickelt werden. Die Rechnungen müssen bestimmten Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen – maschinenlesbar und rechtssicher. Eine aktuelle Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) zeigt: Viele Betriebe tun sich bereits jetzt schwer mit den Anforderungen. Hohe Kosten, unklare Richtlinien und der enorme Aufwand belasten die Unternehmen.

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Dabei gibt es durchaus Hilfe: Einige Anbieter setzen auf Künstliche Intelligenz, um herkömmliche PDF- oder Word-Dokumente in rechtskonforme E-Rechnungen umzuwandeln. Steuerexperte Stefan Heins rät: „Für Kleinstbetriebe mögen kostenlose Tools ausreichen. Wer aber langfristig plant, sollte auf integrierte Lösungen setzen – mit direkter Schnittstelle zum Steuerberater und Datenverarbeitung innerhalb der EU."

Softwarelösungen für den digitalen Wandel

Die Softwarebranche reagiert auf die Zwangslage. Die Unternehmen activeweb und Kuhnle Computer-Software haben ihre Partnerschaft ausgebaut, um die Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur Zahlung zu digitalisieren. Ziel ist es, Medienbrüche zu vermeiden – durch automatisierte Datenextraktion und genehmigungspflichtige Workflows. Die Systeme erfüllen dabei die strengen GoBD-Standards für die ordnungsgemäße Buchführung.

Die Digitalisierung kommt spät: Eine Bitkom-Studie aus dem Jahr 2018 ergab, dass 62 Prozent der Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern damals noch regelmäßig Faxgeräte nutzten. Nur 13 Prozent setzten auf digitale Signaturen. Jetzt, kurz vor der Deadline, bieten Bildungseinrichtungen wie die Akademie Heidelberg spezielle Seminare an – zu XML-Validierung, ERP-Integration und den rechtlichen Feinheiten der verschiedenen Rechnungsformate.

Liquiditätskrise trifft auf neue Pflichten

Die Umstellung kommt zu einem denkbar ungünstigen Zeitpunkt. Der Atradius Payment Barometer 2026, für den im ersten Halbjahr 210 Unternehmen befragt wurden, zeigt alarmierende Zahlen: 87 Prozent der Firmen melden Zahlungsverzögerungen im B2B-Geschäft. Bei jedem zehnten Unternehmen liegen die Forderungsausfälle sogar über fünf Prozent des gesamten Rechnungsvolumens. Rund 34 Prozent der Betriebe rechnen mit weiter steigenden Insolvenzen – verursacht durch die Liquiditätsprobleme ihrer Kunden.

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Neben der Rechnungsstellung gerät auch die rechtskonforme Erfassung von Arbeitszeiten immer stärker in den Fokus der Behörden. Dieser kostenlose Ratgeber bietet Ihnen sofort einsetzbare Mustervorlagen und alle wichtigen Informationen, um die gesetzliche Zeiterfassungspflicht ohne teure Software umzusetzen. Kostenloses E-Book zur Arbeitszeiterfassung sichern

Auch steuerlich gibt es neue Hürden. Ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) aus dem Jahr 2025 legt fest, was Finanzämter bei Betriebsprüfungen verlangen dürfen. Zwar müssen Unternehmen steuerrelevante E-Mails herausgeben, doch eine generelle Herausgabe des gesamten E-Mail-Verkehrs können die Behörden nicht verlangen. Experten raten dringend, geschäftliche und private Kommunikation strikt zu trennen.

Weitere Regularien bis 2027

Die E-Rechnung ist nur eine von mehreren Neuerungen, die auf die deutsche Wirtschaft zukommen:

• Verpackungsverordnung: Die EU-Verpackungsverordnung (PPWR) tritt am 12. August 2026 in Kraft. Sie verbietet PFAS in Lebensmittelverpackungen und verlangt eine Registrierung im LUCID-Herstellerregister.
• Mehrwegsysteme: Ab Februar 2027 müssen Geschäfte mitgebrachte Behälter der Kunden akzeptieren. Ein Jahr später sind größere Unternehmen verpflichtet, Mehrwegalternativen anzubieten.
• Arbeitszeiterfassung: Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) von 2022 sind Arbeitgeber bereits zur Zeiterfassung verpflichtet. Ein konkretes Gesetz zur elektronischen Umsetzung wird noch 2026 erwartet.
• Gründungsportal: Die Bundesregierung will die Gründungsrate ankurbeln, die sich in den letzten 30 Jahren halbiert hat. Ein digitales Einheitsportal für Gründer soll 2026 starten, der Vollbetrieb ist für Ende 2027 geplant.

Die Konjunkturdaten für Mai 2026 spiegeln die angespannte Lage wider. Der Ifo-Beschäftigungsbarometer liegt bei 93,9 Punkten – ein Zeichen für anhaltenden Stellenabbau, besonders in der Industrie. Die Deutsche Bundesbank rechnet für das zweite Quartal 2026 mit einer wirtschaftlichen Stagnation.