E-Rechnung ab 2027: Neue Pflicht für alle B2B-Unternehmen

Ab 2027 wird die elektronische Rechnung für B2B-Unternehmen verpflichtend. Ein BFH-Urteil bringt zudem Klarheit bei Steuerfehlern in Mietverträgen.

Strengere Regeln für Rechnungen: Was Unternehmen wissen müssen

Wer in Deutschland geschäftlich tätig ist, kennt das Problem: Fehlerhafte Rechnungen kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Denn nur mit korrekten Dokumenten lässt sich die Vorsteuer abziehen. Das Finanzamt wird immer genauer – und digitaler.

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Laut Umsatzsteuergesetz (§14 UStG) müssen Rechnungen zwingend enthalten: vollständigen Namen und Anschrift von Leistungsempfänger und -erbringer, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie Ausstellungsdatum und Zeitraum der Leistung. Die Beschreibung der Dienstleistung muss so detailliert sein, dass sie eindeutig zugeordnet werden kann.

Die finanziellen Angaben müssen sauber aufgeschlüsselt sein: Nettobetrag, Steuersatz, konkreter Steuerbetrag und die Bruttosumme. Bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro gelten vereinfachte Regeln.

Besonders tückisch: Die Sechs-Monats-Frist. Unternehmen müssen Rechnungen innerhalb eines halben Jahres nach Leistungserbringung ausstellen. Bei öffentlichen Aufträgen sind es sogar nur vier Wochen. Wer die Frist verpasst, riskiert Bußgelder und Ärger mit dem Finanzamt. Einmal ausgestellt, müssen die Dokumente acht Jahre lang aufbewahrt werden.

E-Rechnung und Kleinunternehmer: Die Übergangsphase läuft

Seit Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Ausstellungspflicht wird schrittweise eingeführt – bis Ende 2027 soll der Prozess abgeschlossen sein. Das Ziel: Schluss mit Papierbergen, hin zu automatisierten Prozessen.

Für Kleinunternehmer gibt es Erleichterungen – aber auch Fallstricke. Seit 2025 liegt die Umsatzgrenze für die „Kleinunternehmerregelung" bei 100.000 Euro im laufenden Jahr, im Vorjahr waren es 25.000 Euro. Wer unter diesen Grenzen bleibt, stellt keine Umsatzsteuer in Rechnung und kann auch keine Vorsteuer abziehen. Allerdings muss auf jeder Rechnung der Hinweis stehen: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß §19 UStG". Überschreitet ein Unternehmen die Grenze, wird es sofort umsatzsteuerpflichtig. Eine genaue Überwachung der Jahresumsätze ist daher unerlässlich.

Klare Verhältnisse bei Steuerfehlern: BFH-Urteil bringt Rechtssicherheit

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat im Dezember 2024 ein wegweisendes Urteil gefällt, dessen Tragweite erst jetzt richtig deutlich wird. Es ging um Fehler in geerbten Mietverträgen: Der Käufer einer Immobilie haftet nicht für falsche Steuerangaben des Vorbesitzers im bestehenden Mietvertrag. Das bedeutet: Wer ein vermietetes Objekt erwirbt, schuldet dem Fiskus nicht automatisch den zu hoch ausgewiesenen Steuerbetrag. Ein wichtiges Signal für Immobilientransaktionen und Unternehmenskäufe.

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Digitale Steuerdaten: Vom Amt direkt ans Finanzamt

Die Digitalisierung erfasst auch sensible persönliche Daten. Seit 2026 werden Angaben zum Grad der Behinderung (GdB) elektronisch von den Versorgungsämtern an die Finanzämter übermittelt. Voraussetzung: Die richtige Steuer-ID muss bei der zuständigen Stelle hinterlegt sein. Ältere Bescheide bleiben geschützt, aber alle Neuanträge oder Änderungen ab Januar 2026 lösen die digitale Meldung aus. Das erleichtert Steuerpflichtigen den Nachweis für entsprechende Freibeträge.

Digitale Identität und Sicherheit: Der Weg zur EUDI-Wallet

Am 20. Mai 2026 hat das Bundeskabinett den Entwurf für das Digital Identity Act verabschiedet. Damit kommt die europäische digitale Identitätsbrieftasche (EUDI Wallet) näher – sie soll ab dem 2. Januar 2027 verfügbar sein. Laut Umfragen planen 82 Prozent der Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern, diese Technologie zu nutzen. Wirtschaftsverbände fordern allerdings klarere Regeln, welche Anwendungen verpflichtend sind und wie die Aufgaben zwischen Staat und Privatwirtschaft verteilt werden.

Parallel dazu hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) neue Cloud-Standards veröffentlicht. Die C5:2026-Anforderungen – mit neuen Kriterien für Container-Management und Post-Quanten-Kryptographie – werden bis zum 1. Juni 2027 verbindlich. Diese Standards gewinnen auch für andere Regulierungen wie NIS2 und DORA an Bedeutung. Steuer-Compliance, Datensicherheit und digitale Identität wachsen immer enger zusammen.

Ausblick: 2027 als Schicksalsjahr

Bis 2027 wird die umstellung auf volldigitale B2B-Rechnungen abgeschlossen sein. Papierbelege werden dann für viele Branchen der Vergangenheit angehören. Zwar steigen die Anforderungen kurzfristig – 97 Prozent der Unternehmen berichten von hohen Kosten für die Datenschutz-Compliance – doch langfristig verspricht die Automatisierung Effizienzgewinne.

Die digitale EU-Behindertenkarte über die EUDI-Wallet und die elektronische Datenübermittlung zwischen Behörden deuten die Richtung an: Die manuelle Einreichung steuerrelevanter Nachweise wird zur Ausnahme. Unternehmen sollten die verbleibende Übergangszeit nutzen, um ihre Buchhaltungssoftware aufzurüsten und interne Prozesse fit für die Zukunft zu machen.