E-Rechnung ab 2027: Ein Viertel der Betriebe hat noch keine Lösung gewählt
Veröffentlicht am: 03.11.2026 um 04:18 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Im Vorfeld der ab dem 1. Januar 2027 greifenden Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft ist ein Viertel der Betriebe noch unzureichend vorbereitet.
Wie aus einer im September 2026 durchgeführten Studie des Softwareanbieters N2F hervorgeht, haben 15 Prozent der befragten Unternehmen zwar mit der Umstellung begonnen, bislang jedoch keine Softwarelösung ausgewählt. Weitere 10 Prozent haben bisher noch gar keine Schritte unternommen.
Vorbereitungsstand und operative Hürden in den Betrieben
Demgegenüber sind laut der Erhebung 45 Prozent der befragten deutschen Unternehmen bereits E-Rechnung-konform und operativ aufgestellt. Weitere 30 Prozent haben sich für eine Lösung entschieden und befinden sich gegenwärtig in der Einführung. Die Studienergebnisse basieren auf den Angaben von 250 Finanzentscheidern in Deutschland, Frankreich und Italien, von denen 100 in Deutschland tätig sind.
Bei der praktischen Umsetzung stoßen viele Betriebe auf Hindernisse. Als größte Herausforderung nennen 40 Prozent der Befragten die Datensicherheit, gefolgt von der Anpassung interner Prozesse mit 35 Prozent. Für 29 Prozent erweist sich die Auswahl und Einführung einer konformen Lösung als problematisch, während 21 Prozent Schulungen und die Formatvorgaben als Hürde betrachten.
Derzeit verfügen lediglich 16 Prozent der Betriebe über vollständig automatisierte Finanzprozesse. Das Sammeln und Prüfen von Belegen erfolgt bei 41 Prozent weiterhin manuell. Auch die Rechnungskontrolle und Freigabe wird bei 36 Prozent per Hand abgewickelt, während die Dateneingabe sowie die Archivierung jeweils bei 31 Prozent der Unternehmen manuell ablaufen.
Dennoch sind die Erwartungen an die Umstellung positiv: 49 Prozent erhoffen sich weniger Fehler, 42 Prozent kürzere Bearbeitungszeiten und 39 Prozent schnellere Zahlungseingänge.
Gesetzliche Fristen und Formatvorgaben
Der rechtliche Rahmen sieht vor, dass die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 besteht. Die Pflicht zur Ausstellung greift ab dem 1. Januar 2027 zunächst für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr bei inländischen B2B-Umsätzen mehr als 800.000 Euro betrug.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle übrigen Unternehmen verbindlich nachziehen. Als zulässige Formate gelten die XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0; die IHK Heilbronn-Franken wies in diesem Kontext darauf hin, dass eine reine PDF-Datei keine E-Rechnung darstelle.
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Klarstellungen durch das Bundesfinanzministerium
Zusätzliche Rechtssicherheit für die Praxis brachte ein BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026. Darin bekräftigte das Bundesfinanzministerium, dass die bestehenden Übergangsfristen nicht verlängert werden.
Die allgemeine Regelung endet zum 31. Dezember 2026. Für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro sowie für bestehende EDI-Verfahren gelten Übergangsfristen bis Ende 2027. Der Datenaustausch via EDI bleibt mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31. Dezember 2027 zulässig, wobei als strukturierte Formate die XRechnung im XML-Format und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 genannt werden.
Zugleich stellte das Ministerium klar, dass ein negatives Validierungsergebnis den Vorsteuerabzug nicht automatisch ausschließt und technische Fehler ohne Umsatzsteuerbezug den Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht gefährden. Eine fehlende E-Rechnung stellt zudem keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 des Umsatzsteuergesetzes dar.
Erleichterungen für Massengeschäft und Leistungsbeschreibungen
Das Schreiben enthält ferner Erleichterungen für das Tagesgeschäft: Ist im Massengeschäft die Unternehmereigenschaft der Kundschaft nicht erkennbar, greift eine Nichtbeanstandungsregelung für den Aussteller; eine Klärung bei Vertragsbeginn oder Vertragsänderung reicht aus. Bei Rabatten, Boni und Skonti genügt der Verweis auf entsprechende Vereinbarungen.
Bruttopreise dürfen im strukturierten Teil bis Ende 2027 als Zusammenfassung nach Steuersätzen übermittelt werden. Für Endrechnungen mit Anzahlungen gelten Vereinfachungen bis zum 30. Juni 2030. Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen vor Einsetzen der Pflicht müssen nicht nachträglich als E-Rechnung erteilt werden; Rechnungsberichtigungen müssen hingegen im geforderten Format erfolgen.
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Für die Leistungsbeschreibung gilt, dass Art, Umfang und Inhalt exakt bezeichnet werden müssen, wobei Anlagen zwingend einzubetten sind. Bei Bauleistungen dürfen Gewerke mit Summen im strukturierten Teil stehen, sofern das Leistungsverzeichnis eingebettet ist.
Für die öffentliche Verwaltung gilt die Vorgabe nur bei unternehmerischer Tätigkeit unter Nutzung der Zuordnungstabellen von KoSIT und FeRD. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht bleiben für Rechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrtickets, steuerfreie Umsätze sowie Rechnungen von Kleinunternehmern dauerhaft bestehen.
