Digitalisierung fördern lassen: Marco Schröder von der 3 Plus Solutions GmbH & Co. KG erklärt, welche Projekte im Mittelstand unterstützt werden

Die Digitalisierung im deutschen Mittelstand verliert an Tempo: Dem KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025 zufolge haben zuletzt nur noch 30 Prozent der mittelständischen Unternehmen Digitalisierungsprojekte umgesetzt. Zuvor waren es 35 Prozent. Auch die entsprechenden Ausgaben gingen zurück. Gleichzeitig stehen viele Betriebe vor der Aufgabe, veraltete IT-Systeme zu erneuern, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren und ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Die dafür notwendigen Investitionen können jedoch gerade kleinere Unternehmen finanziell stark belasten. Staatliche Fördermittel bieten hier mögliche Unterstützung, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind. „Besonders ärgerlich ist es, wenn Unternehmen grundsätzlich förderfähige Projekte planen, sich die finanzielle Unterstützung aber durch eine voreilige Beauftragung selbst verbauen“, erklärt Marco Schröder, Geschäftsführer der 3 Plus Solutions GmbH & Co. KG.

„Die entscheidende Frage ist nicht, ob sich für ein bereits beauftragtes Projekt noch Fördermittel finden lassen. Unternehmen müssen vielmehr frühzeitig klären, wie sie ihre Investition so planen, dass mögliche Förderchancen von Anfang an erhalten bleiben“, betont Marco Schröder. Gemeinsam mit seinem Team begleitet er mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer IT-Systeme, Webseiten und betrieblichen Abläufe. Dabei verfügt die 3 Plus Solutions GmbH & Co. KG auch über Erfahrung mit öffentlichen Förderprogrammen: Das Unternehmen ist als INQA-Coaching-Beratungsunternehmen autorisiert und beim BAFA für die Förderung von Unternehmensberatungen für KMU registriert. Für das inzwischen ausgelaufene Bundesprogramm go-digital war es zudem — als eines der wenigen Beratungsunternehmen bundesweit — in allen fünf Modulen akkreditiert. Eine hauseigene Datenbank mit mehr als 2.500 laufend aktualisierten Förderprogrammen unterstützt die Suche nach geeigneten Möglichkeiten. Welche davon für ein konkretes Vorhaben infrage kommen, hängt allerdings von mehreren Faktoren ab.

Von der IT-Infrastruktur bis zur Automatisierung: Was förderfähig sein kann

Nicht jede Digitalisierungsmaßnahme wird auf dieselbe Weise unterstützt. Grundsätzlich lassen sich drei Förderarten unterscheiden: Beratungszuschüsse, Zuschüsse für konkrete Investitionen und Förderkredite. Während Beratungsprogramme häufig bereits bei der Planung oder organisatorischen Weiterentwicklung ansetzen, unterstützen Investitionszuschüsse je nach Programm die praktische Umsetzung bestimmter Vorhaben. Dazu können etwa die Einführung neuer Software, die Modernisierung von IT-Systemen oder die Automatisierung bisher manueller Prozesse gehören. Geht es dagegen um die Finanzierung größerer Investitionen, können Förderkredite eine weitere Möglichkeit darstellen. Anders als Zuschüsse müssen diese allerdings grundsätzlich zurückgezahlt werden. Welche Maßnahmen und Ausgaben tatsächlich berücksichtigt werden, hängt dabei stets von den jeweiligen Programmrichtlinien ab.

Für Geschäftsführer stellt sich damit nicht nur die Frage, ob ihr Vorhaben grundsätzlich förderfähig ist, sondern auch, welche Form der Unterstützung zu ihrem Investitionsbedarf passt. „Gerade bei umfangreicheren Digitalisierungsprojekten lohnt es sich, verschiedene Förderwege zu prüfen. Denn nicht immer ist der klassische Investitionszuschuss die einzige oder wirtschaftlich sinnvollste Möglichkeit“, erklärt Marco Schröder von der 3 Plus Solutions GmbH & Co. KG.

INQA-Coaching, BAFA und Landesprogramme: Diese Möglichkeiten sollten KMU kennen

Welche Unterstützung Unternehmen tatsächlich nutzen können, hängt unter anderem davon ab, ob sie zunächst fachliche Beratung benötigen oder bereits konkrete Digitalisierungsmaßnahmen umsetzen möchten. Für die erste Variante stehen beispielsweise zwei bundesweite Programme zur Verfügung: Das INQA-Coaching unterstützt kleine und mittlere Unternehmen bei der mitarbeiterorientierten Gestaltung des digitalen Wandels. Unter bestimmten Voraussetzungen können bis zu 80 Prozent der förderfähigen Beratungskosten erstattet werden, nicht jedoch die reine Anschaffung von Hard- oder Software. Das BAFA-Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ setzt dagegen breiter an und bezuschusst Beratungsleistungen zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und betrieblichen Fragen. Die anschließende Umsetzung eines Digitalprojekts ist auch hier nicht automatisch Bestandteil der Förderung (Stand: November 2026).

Steht hingegen die Investition in neue Technologien im Mittelpunkt, kommen insbesondere Förderprogramme der Bundesländer infrage. Beispiele hierfür sind der Digitalbonus Bayern und MID-Digitalisierung in Nordrhein-Westfalen. Welche Maßnahmen unterstützt werden und welche Mittel zur Verfügung stehen, unterscheidet sich allerdings je nach Standort. „So kann ein Unternehmen mit einem bestimmten Digitalisierungsvorhaben beispielsweise in einem Bundesland förderfähig sein, während für dasselbe Projekt in einem anderen Bundesland völlig andere Voraussetzungen gelten oder gar keine entsprechende Förderung angeboten wird“, erklärt Marco Schröder. Ergänzend bieten bundesweite KfW-Förderkredite Finanzierungsmöglichkeiten für Investitionen in IT-Infrastruktur, Software, IT-Sicherheit und digitale Prozesse. Allerdings verändert sich die Förderlandschaft regelmäßig. So ist das frühere Bundesprogramm go-digital bereits zum 31. Dezember 2024 ausgelaufen, ohne dass ein unmittelbares Nachfolgeprogramm eingerichtet wurde. Umso wichtiger ist es, die aktuell verfügbaren Fördermöglichkeiten zu kennen und ihre jeweiligen Voraussetzungen zu prüfen.

Fördermittel sichern: Auf diese Voraussetzungen kommt es an

Doch selbst wenn ein passendes Förderprogramm gefunden ist, bedeutet das noch nicht, dass ein Unternehmen die Unterstützung tatsächlich erhält. Eine entscheidende Rolle spielt dabei der Zeitpunkt des Projektbeginns. In vielen Programmen kann bereits ein verbindlicher Auftrag oder Vertragsabschluss dazu führen, dass die geplante Maßnahme nicht mehr förderfähig ist. Die konkreten Vorgaben unterscheiden sich allerdings: Während eine Beratung im Rahmen der BAFA-Beratungsförderung erst nach dem erforderlichen Informationsschreiben beginnen darf, können Unternehmen beim Digitalbonus Bayern bereits nach bestätigtem Antragseingang auf eigenes finanzielles Risiko mit der Umsetzung starten. Eine spätere Bewilligung ist dadurch jedoch nicht garantiert. Geschäftsführer sollten deshalb vor jeder Beauftragung prüfen, ab wann ein Projekt nach den jeweiligen Richtlinien begonnen werden darf (Stand: November 2026).

Neben dem richtigen Zeitpunkt müssen auch die betrieblichen Voraussetzungen stimmen. Je nach Programm können Unternehmensstandort, Betriebsstätte, Branche, Beschäftigtenzahl, Umsatz und wirtschaftliche Verhältnisse ausschlaggebend sein. Viele Förderangebote orientieren sich dabei an der europäischen KMU-Definition, die grundsätzlich weniger als 250 Beschäftigte sowie höchstens 50 Millionen Euro Jahresumsatz oder 43 Millionen Euro Jahresbilanzsumme vorsieht. Bei verbundenen Unternehmen gelten zusätzliche Berechnungsregeln. Hinzu kommen mögliche beihilferechtliche Beschränkungen: Für allgemeine De-minimis-Beihilfen gilt grundsätzlich eine Obergrenze von 300.000 Euro innerhalb eines rollierenden Dreijahreszeitraums je einzelnem Unternehmen im beihilferechtlichen Sinne. Bereits erhaltene Beihilfen müssen dabei berücksichtigt werden. Auch Eigenanteile, nicht förderfähige Kosten und mögliche Vorfinanzierungen gehören in die Planung. Welche Anforderungen im Einzelfall gelten, muss anhand der aktuellen Programmrichtlinien geprüft werden.

Marco Schröder: Digitalisierung muss sich auch ohne Förderung rechnen

Neben den formalen Fördervoraussetzungen sollten Geschäftsführer jedoch einen weiteren Aspekt nicht aus den Augen verlieren: die Wirtschaftlichkeit ihres Vorhabens. Denn selbst wenn eine Investition bezuschusst wird, muss sie sich im Unternehmensalltag bewähren. Eine neue Software kann beispielsweise Arbeitsabläufe beschleunigen, gleichzeitig aber laufende Lizenzgebühren, Wartungskosten und zusätzliche technische Anpassungen verursachen. Auch Automatisierungslösungen erfordern häufig zunächst Zeit und interne Ressourcen, bevor sich die erhoffte Entlastung einstellt. Umso wichtiger ist es, bereits bei der Projektplanung konkrete Ziele festzulegen und den erwarteten Nutzen den gesamten Investitions- und Folgekosten gegenüberzustellen. Nur so lässt sich beurteilen, ob eine digitale Lösung tatsächlich zur wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens beiträgt.

Sind diese Fragen geklärt, lässt sich gezielt ermitteln, welche Fördermöglichkeiten die geplante Investition sinnvoll ergänzen können. Dabei gilt es unter anderem, mögliche Kombinationen verschiedener Programme sowie rechtliche und steuerliche Auswirkungen zu berücksichtigen. Die 3 Plus Solutions GmbH & Co. KG verbindet hierfür ihre Erfahrung aus Digitalisierungsprojekten mit Fördermittelkompetenz und einer hauseigenen Datenbank mit mehr als 2.500 laufend aktualisierten Programmen. So können Unternehmen ihre Vorhaben sowohl technisch und wirtschaftlich als auch hinsichtlich möglicher Förderungen einordnen lassen. Eine Bewilligung bleibt dabei stets von den jeweiligen Richtlinien, verfügbaren Haushaltsmitteln und individuellen Voraussetzungen abhängig. Für Marco Schröder steht deshalb vor allem eines im Mittelpunkt. „Fördermittel sollten Unternehmen dabei helfen, notwendige Veränderungen schneller und wirtschaftlicher umzusetzen. Sie dürfen aber niemals darüber entscheiden, ob eine Investition überhaupt sinnvoll ist. Am Ende zählt nicht, wie viel Geld ein Unternehmen erhält, sondern was es mit seiner Digitalisierung tatsächlich erreicht“, so der Experte abschließend.

Sie möchten Ihr Unternehmen digital weiterentwickeln und prüfen, welche Fördermittel Sie für Ihre geplanten Investitionen nutzen können? Dann wenden Sie sich jetzt an Marco Schröder von der 3 Plus Solutions GmbH & Co. KG und vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch!

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