Digitale Personalakte: Pflicht ab 1. Januar 2027 für alle

Über die Hälfte der Betriebe nutzt KI in der Personalverwaltung, während neue EU-Regeln und Digitalisierungspflichten den Handlungsdruck erhöhen.

Und der Druck steigt: Gleich mehrere gesetzliche Fristen zwingen die Betriebe zum Umdenken.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie hätte bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Passiert ist nichts. Die Bundesregierung plant die Umsetzung nun für Anfang 2027. Für Unternehmen bedeutet das: Rechtsunsicherheit und wachsendes Klagerisiko.

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Schon ein einziger männlicher Vergleichskollege reicht künftig aus, um einen Verdacht auf Entgeltdiskriminierung zu begründen. Die Botschaft an die Personalabteilungen ist klar: Dokumentiert eure Lohnstrukturen präzise. Und zwar jetzt.

Umfragen zeigen, dass mehr als die Hälfte der Beschäftigten nach Inkrafttreten der Regeln eine Gehaltsauskunft einfordern will. Bei unfairen Unterschieden zieht ein Großteil sogar einen Jobwechsel in Betracht.

Digitale Personalakte wird Pflicht

Ab dem 1. Januar 2027 müssen elektronische Entgeltunterlagen digital vorliegen. Das schreibt die Beitragsverfahrensverordnung (§ 8 BVV) vor. Eine Studie der Frankfurter Allgemeinen Zeitung zeigt: 63 Prozent der Unternehmen nutzen bereits digitale Personalakten.

Wer noch mit Papier oder Excel arbeitet, sollte ab 50 bis 100 Mitarbeitern umstellen. Fehlende Zugriffskontrollen und hoher manueller Pflegeaufwand machen herkömmliche Methoden zum Risiko.

Moderne HR-Informationssysteme (HRIS) konsolidieren Stammdaten, Zeiterfassung und Urlaubsplanung zentral. Wichtig: Ermöglicht die Software eine technische Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht.

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KI erobert die Personalabteilungen

Der KI-Einsatz in deutschen Unternehmen hat einen Sprung gemacht. Aktuelle Daten des Ifo-Instituts vom Juni 2026 zeigen: 54,4 Prozent der Betriebe nutzen KI-Anwendungen. Im Vorjahr waren es noch knapp 41 Prozent.

Besonders die Industrie treibt die Entwicklung voran – mit einer Quote von 58,7 Prozent. Großunternehmen liegen mit über 67 Prozent sogar noch deutlich vorn.

Die Anwendungen konzentrieren sich auf Datenanalyse, Schriftverkehr und allgemeine Verwaltung. Ein Paradebeispiel: die Mercedes-Benz Group. Personalvorständin Britta Seeger verantwortet seit Kurzem auch das IT-Ressort. Der Konzern hat 90.000 Büroarbeitsplätze mit dem KI-Assistenten Copilot ausgestattet. Ziel: Bis Ende 2026 sollen mindestens 70 Prozent der Bürobeschäftigten die Werkzeuge regelmäßig nutzen.

KI-Bewerbungen fluten das Recruiting

Doch die Digitalisierung bringt auch neue Probleme. Bereits im März 2026 berichteten HR-Verantwortliche von einer Verlangsamung der Prozesse. Der Grund: eine Flut an KI-generierten Bewerbungen.

Die Prüfung tatsächlicher Fähigkeiten wird schwieriger. Persönliche Gespräche gewinnen dadurch wieder an Bedeutung.

Gleichzeitig entsteht ein neuer Engpass am Arbeitsmarkt: KI-Kompetenz. Unternehmen brauchen Mitarbeiter, die Ergebnisse nicht nur generieren, sondern auch auf Risiken prüfen können. Während eine globale Studie zeigt, dass KI die Arbeitszufriedenheit steigern kann, sind deutsche Beschäftigte skeptischer als der weltweite Durchschnitt.

Kosten und Softwaremarkt im Überblick

Die Preise für HR-Software variieren stark. Bei rexx systems beginnen sie bei etwa 3,70 Euro pro Nutzer. HRlab liegt bei 6,00 Euro, HRworks bei 12,90 Euro. Anbieter wie Factorial setzen auf zertifizierte Datensicherheit durch Hosting in Frankfurt und integrierte elektronische Signaturen.

Neben den großen HR-Suiten gewinnen spezialisierte Cloud-Plattformen an Bedeutung. ServiceNow wird von rund 85 Prozent der Fortune-500-Unternehmen genutzt und dient oft als Basis für die digitale Transformation.

Parallel dazu traten am 29. Mai 2026 neue Regelungen im Sozialgesetzbuch (§ 22 SGB VII) zu Sicherheitsbeauftragten in Kraft. Auch das erfordert administrative Anpassungen in den Betrieben. Die Digitalisierungswelle rollt – und sie wird nicht kleiner.