Digitale Archivierung: Arbeitgeber müssen ab 2027 auf Papier verzichten
Veröffentlicht am: 05.08.2026 um 19:39 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Die Pflicht zur digitalen Archivierung verschärft sich: Ab 2027 müssen alle Arbeitgeber Entgeltunterlagen elektronisch führen, und die E-Rechnung wird zur Pflicht. Wer die Fristen verpasst, dem drohen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro.
Elektronische Entgeltunterlagen: Schluss mit Papier ab 2027
Am 31. Dezember 2026 endet die bisherige Befreiungsmöglichkeit nach der Beitragsverfahrensverordnung (§ 8 Abs. 3 BVV). Ab dem 1. Januar 2027 sind alle Arbeitgeber verpflichtet, prüfungsrelevante Unterlagen elektronisch zu führen. Betroffen sind unter anderem Arbeitsverträge, Nachweise zur Sozialversicherung, Immatrikulationsbescheinigungen sowie Aufzeichnungen zum Mindestlohn.
Eine unstrukturierte digitale Ablage reicht dafür nicht aus. Zulässig sind Formate wie PDF/A, TIFF, JPEG, PNG oder BMP, sofern sie die Revisionssicherheit gewährleisten. Verstöße gegen die Dokumentationspflichten können mit Bußgeldern von bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Zudem drohen bei mangelhafter Buchführung Verzögerungsgelder oder eine Schätzung der Beitragsgrundlagen durch die Sozialversicherungsträger.
E-Rechnung: Die nächsten Fristen kommen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Die nächste Stufe folgt Anfang 2027: Dann sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro zur Ausstellung verpflichtet. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für den gesamten inländischen B2B-Sektor. Kleinunternehmer bleiben von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit, müssen aber technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren.
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In Deutschland gilt für E-Rechnungen seit Juli 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Auf EU-Ebene können bestimmte Transaktionen jedoch eine Archivierung von bis zu 30 Jahren erfordern. Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Dokumente müssen über den gesamten Zeitraum sichergestellt sein.
Eng damit verknüpft ist die Archivierung geschäftlicher E-Mails. Die GoBD-Grundsätze verlangen eine manipulationssichere Speicherung aller steuerrelevanten Nachrichten wie Handelsbriefe oder Angebote. Gleichzeitig fordert die DSGVO die zeitnahe Löschung personenbezogener Daten, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Fachleute empfehlen den Einsatz spezialisierter Software, um diesen gegensätzlichen Anforderungen automatisch gerecht zu werden.
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Höchstrichterliche Vorgaben: Dokumentation wird strenger
Der Bundesfinanzhof (BFH) erhöht mit aktuellen Urteilen den Druck auf die betriebliche Dokumentation. In einem Urteil vom Frühjahr 2026 unterstrich er die strengen Anforderungen an die Aufzeichnung von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer. Diese müssen laufend und zeitnah – idealerweise innerhalb von zehn Tagen – erfasst werden. Eine nachträgliche Zusammenstellung der Belege am Jahresende genügt nicht, um den Betriebsausgabenabzug zu sichern.
Für gemeinnützige Körperschaften gibt es dagegen neue Spielräume: Durch eine Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung (AEAO) im Juli 2026 können Verluste nun innerhalb von 24 Monaten ausgeglichen werden, statt wie bisher innerhalb von 12 Monaten. Die korrekte Satzungsmäßigkeit und die zeitnahe Mittelverwendung bleiben aber zentrale Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung.
Ein weiteres BFH-Urteil vom April 2026 klärt die steuerliche Behandlung von Zinsforderungen im Körperschaftsteuergesetz. Demnach fallen Zinsforderungen nicht unter das Abzugsverbot für Darlehensverluste. Forderungsausfälle in diesem Bereich lassen sich dadurch steuerlich gewinnmindernd berücksichtigen.
