Dienstreisen 2026: Digitale Belege Pflicht, Fahrtkosten steigen

Die Reisekostenabrechnung 2026 bringt stabile Verpflegungssätze, höhere Pendlerpauschalen und die Pflicht zu digitalen Belegen.

Während die Verpflegungspauschalen stabil bleiben, steigen die Fahrtkosten – und das Finanzamt setzt auf digitale Nachweise.

Unternehmen und Arbeitnehmer müssen bei der Reisekostenabrechnung neue Regeln beachten. Eine Dienstreise wird steuerlich anerkannt, sobald die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte mindestens acht Stunden beträgt. Die Aufbewahrungsfrist für Belege bleibt bei zehn Jahren.

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Höhere Pauschalen für Pendler

Für Dienstreisen in Deutschland bleiben die Verpflegungspauschalen unverändert. Bei acht bis 24 Stunden Abwesenheit sind 14 Euro absetzbar, bei vollen 24 Stunden 28 Euro. Für Auslandsreisen hat das Bundesfinanzministerium bereits im Januar aktualisierte Sätze veröffentlicht.

Bei den Fahrtkosten gibt es eine wichtige Änderung: Die Kilometerpauschale für den Privat-Pkw bleibt bei 30 Cent. Doch die Entfernungspauschale für Pendler stieg durch das Steueränderungsgesetz 2025 zum 1. Januar auf 38 Cent pro Kilometer.

Menschen mit Behinderungen erhalten 2026 spezifische Pauschbeträge. Bei einem Grad der Behinderung von 50 liegt der Satz bei 1.140 Euro, bei GdB 100 bei 2.840 Euro. Mit den Merkzeichen „aG“, „H“ oder „Bl“ sind zusätzlich bis zu 4.500 Euro Fahrtkosten absetzbar.

Digitale Belege werden Pflicht

Eine wesentliche Neuerung betrifft ausländische Unternehmer. Seit Januar müssen Nachweise für Vorsteuervergütungsanträge zwingend digital eingereicht werden – vorzugsweise über das Portal des Bundeszentralamts für Steuern.

Die Regelung verlangt eine detaillierte Einzelaufstellung der Umsätze. Für Kleinbeträge wie Taxifahrten oder ÖPNV-Tickets wurde ein Schwellenwert eingeführt, um die Verfahren zu harmonisieren.

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Europa: Hotelpreise stark unterschiedlich

Unternehmen, die ihre Reisebudgets planen, können auf aktuelle Daten des Statistischen Bundesamtes zurückgreifen. Eine Analyse der Kaufkraftparitäten vom April zeigt massive Preisunterschiede.

In Nordmazedonien liegen Gaststätten- und Hoteldienstleistungen 52 Prozent unter dem deutschen Niveau, in Bulgarien 47 Prozent, in Portugal 30 Prozent. Deutlich teurer wird es in der Schweiz und Island – hier liegen die Preise 49 Prozent über dem deutschen Durchschnitt. Auch Dänemark (+29 Prozent) und Norwegen (+34 Prozent) sind teurer.

Neue Urteile und Entschädigungen

Der Bundesfinanzhof mahnte Anfang Juni zur Vorsicht bei der „Über-Kreuz-Nutzung“ von Dienst- und Privatwagen. Das Sächsische Finanzgericht stellte zudem klar: Ein monatliches Guthaben für Gutscheine gilt als Geldleistung.

Bei Fluggastrechten gibt es Bewegung. Deutschland und Frankreich schlugen Anfang Juni vor, bei Verspätungen von über drei Stunden eine Pauschalentschädigung von 250 Euro einzuführen. Ziel ist es, die festgefahrenen EU-Verhandlungen zu reformieren – eine Einigung wird bis Mitte Juni angestrebt. Das EU-Parlament fordert dagegen die Beibehaltung der distanzabhängigen Staffelung von bis zu 600 Euro.

Reisende ins Baltikum oder nach Finnland sollten zudem die Hinweise des Auswärtigen Amtes beachten. Wegen GPS-Spoofing-Vorfällen kann es dort verstärkt zu Flugausfällen und Verspätungen kommen.